Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.

Говоря о движении документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

ü прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;

ü предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

ü регистрация документов;

ü организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

ü обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Каждый из вышеуказанных этапов заслуживает отдельного рассмотрения и может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

От того насколько рационально организована работа с документами зависит скорость получения информации.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот делится на составляющие части – документопотоки:

1. входящие (поступающие в организацию)

2. исходящие (отправляемые в другие организации)

3. внутренние (предназначенные для работы внутри организации)

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Каждый из 3-х потоков имеет особенности в СОСТАВЕ, ОБРАБОТКЕ, ДВИЖЕНИИ

По составу:

ü к входящим относятся
а) документы вышестоящих организаций (постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.д.), содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;
б) документы подведомственных организаций, присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
в) документы неподчиненных учреждений, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
г) обращения граждан (предложения, заявления, жалобы)

ü к исходящим относят информацию направляемую во внешний мир, главным образом, это ответные письма, излагающие просьбу, предложение или инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции

ü к внутренним относят документы, создаваемые внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

Маршрут движения документопотоков различен, причем наиболее сложный маршрут проходят входящие документы. Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. И здесь особенно важно правильно РАСПРЕДЕЛЯТЬ документы, чтобы выделить те, которые не рассматриваются руководителем, а сразу направляются в структурные подразделения. Раздаточный материал:

Схема движения входящих документов

Прием входящих документов

Первоначальная (экспедиционная обработка)

Предварительное рассмотрение и распределение

РЕГИСТРАЦИЯ

Исполнение (на основании резолюций)

Подшивка в дело

Рассмотрение руководителем (проставление резолюции)

На этапе исполнения со всеми документами ведется информационно-справочная работа.

Схема движения исходящих документов

Составление проекта документа

Согласование проекта, его визирование

Подписание (утверждение) документа

РЕГИСТРАЦИЯ

Отправка документа

Подшивка второго экземпляра в дело

Схема движения внутренних документов

Составление проекта документа

Согласование проекта, его визирование

Подписание (утверждение) документа

РЕГИСТРАЦИЯ

Исполнение

Подшивка в дело

Сравнить потоки документооборота и выявить особенности движения внутренних документов.

Выполнить Работу № 61 в РТД

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. Раскройте понятие «Документооборот», «организация документооборота», «документопоток».

2. Раскройте состав документопотока входящих документов.

3. Какой маршрут проходя входящие документы?

4. Раскройте состав документопотока исходящих документов.

5. Какой маршрут проходят исходящие документы

6. Раскройте состав документопотока внутренних документов.

7. Какой маршрут проходят внутренние документы?