1. Максимально удобное для вас:
- все что берете левой рукой – лежит слева; все что берете правой рукой – справа;
- все лежит на своих местах, все под рукой
2. Аккуратность, исключительный порядок и чистота на рабочем месте и в приемной:
- недопустимо, чтобы курили в приемной
- из цветочных горшков торчали окурки
- на п\м валялись листы копировальной или писчей бумаги
- на виду стояли кофейные и чайные принадлежности
- на виду ваша парфюмерия
3. Удобно для посетителей:
- удобные стулья, свежая периодика
- цветы
- на стенах необходимая информация
- на стену можно повесить неброскую картину
4. Порядок не только на рабочем месте, но и в столе, в шкафах:
- чтобы легко можно было найти нужную информацию, все систематизировано
5. Хорошо оборудованное место секретаря:
- мебелью удобной и практичной
- канцтоварами – самого высокого качества
- оргтехникой
- продуманный интерьер
6. Осуществление контроля за сохранностью мебели, оргтехники, канцтоваров.
- нельзя предлагать сломанный стул, сломанную авторучку или карандаш
7. Контроль за санитарным состоянием приемной и рабочего места:
- нельзя предлагать грязный или оторванный лист бумаги
- выполнять работу на грязной п\м с нечищенным шрифтом
ОСНОВНАЯ ЗОНА
1. На рабочем месте – ПК, куда входят:
- монитор – на уровне глаз, не ближе 40 см, можно снабдить его дополнительным устройством – держателем для документов, с его помощью документ закрепляется на одном уровне с монитором
- системный блок – лучше в специальную нишу внизу стола
- мышь – на выдвижной подставке, вместе с клавиатурой
- клавиатура – на расстоянии 10 см от края стола, это позволяет запястьям рук опираться о стол
Если секретарь вводит бумажные документы, то целесообразно подключить
2. Сканер
Рядом на этом же столе (в переделах досягаемости)
3. Принтер
ПК может иметь доступ в INTERNET (для подбора информации)
Если принимаете и передаете факсы, то ПК подсоединен к телефонной сети
4. На отдельной подставке, рядом со столом секретаря – телефонный аппарат (лучше с автоответчиком)
5. На столе секретаря только те предметы, которые необходимы для оперативной работы:
- текущие документы, с которыми работаете в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам для бумаг
- на столе поступающие документы и требующиеся в работе, все остальное в столе, шкафах, разложено по папкам
6. На столе – настольная лампа
- календарь-ежедневник
- настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцтоварами
- блокнот для записей
ВСПОМОГАТЕЛЬНАЯ ЗОНА
1. На специальной подставке
- факс
- ксерокс
2. Шкафы с папками, сейф
дела и папки, хранящиеся в шкафах имеют яркую маркировку различной расцветки с кодовыми отметками, номерами по номенклатуре дел
В ЗОНЕ РАБОТЫ С ПОСЕТИТЕЛЯМИ
1. Набор мягкой мебели
2. Несколько стульев
3. Немая справка
4. Журнальный столик со свежей периодикой
5. Место для оформления письменных обращений с набором канцтоваров
В ЛИЧНОЙ ЗОНЕ
1. Холодильник-бар
2. Место для чайника и кофейных чашек
3. Зеркало
4. Шкаф для одежды
5. Небольшой столик
В РАБОЧЕМ СТОЛЕ
1. Верхний ящик с отделениями – для канцтоваров
2. Специальный ящик для чистой бумаги, бланков, конвертов, карточек
3. Отдельный ящик – для документов
4. Выдвижные ящики имеют карточку с перечнем находящихся в нем дел
Порядок на рабочем столе облегчит вам труд и сделает многие операции автоматическими, сэкономит время, ПОЭТОМУ:
ü Все что вам постоянно нужно должно размещаться в пределах вытянутой руки
ü Каждый предмет лежит на строго отведенном месте
ü Все располагается компактно и систематизировано по видам работ
Например: Блокнот для записи и ручка – рядом с телефоном
НАД СТОЛОМ ИЛИ РЯДОМ
1. Справочники
- по городу
- телефонный справочник учреждений с адресами
- адресов Интернета
- внутренних телефонов с Ф.И.О. и должностями
2. Словари
ЗНАЧЕНИЕ ОБОРУДОВАНИЯ МЕСТА ДЛЯ ЗДОРОВЬЯ СЕКРЕТАРЯ
1. Слишком светлое помещение вызывает головную боль, ухудшение зрения, снижение концентрации внимания
2. Неестественное положение рук при работе на п\м и ПК вызывает профессиональные заболевания – артрит.
3. Неправильная посадка – колени не под углом 90° - вызывает нарушение кровообращения, отсюда отекшие ноги, варикозное расширение вен;
согнувшись над столом – искривление позвоночника;
спина не облокачивается на спинку стула – остеохандроз
