Структура делового письма.Ясная структура письма способствует экономии времени партнеров, гарантирует прочтение письма адресатом и правильное понимание его сути, а также получение вразумительного и четкого ответа. Поэтому стандартное деловое письмо имеет типовую внутреннюю структуру. Вступление необходимо для того, чтобы адресат сразу получил возможность четко представить намерения адресанта. Вступление включает в себя: 1. Заголовок, в краткой форме определяющий тему письма. Например: «Об изменении цен на продукцию», «Касательно заказа на поставку запчастей». 2. Обращение. Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постараться узнать и указать фамилию, имя и отчество либо должность адресата. Например: «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья Ивановна!», «Уважаемые партнеры!» В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека. 3. Цель письма – краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо. Например: «Обращаюсь с письмом в связи с …», «Согласно совместно принятому решению …», «Доводим до Вашего сведения, что …». Основная часть – изложение сути делового письма. Эта часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой предложений, в которых излагаются факты, события, а также содержатся личная оценка ситуации, мысли и чувства по данному поводу, формулируется просьба, предложение и т.п. Заключение необходимо для краткого подведения итогов написанного в основной части и логического завершения письма. В зависимости от содержания письма в заключении выражается надежда, уверенность, извинение и т.п. Подпись. Письмо завершается подписью (должность + инициалы и фамилия) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением, …», «Искренне Ваш …». Если адресант достаточно хорошо знаком с адресатом, можно использовать выражения: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего» без указания должности. При подписании письма важно учесть ранг адресанта и адресата. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать ее расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима. Оформление делового письма. Еще одной важной составляющей делового письма является его аккуратное оформление. Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: ü название организации; ü физический адрес организации; ü телефон и факс; ü web-сайт и e-mail. Также на бланке организации могут быть отражены реквизиты организации и ее логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес. Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – 2 сантиметра, справа – 1 сантиметр, сверху и снизу – 2 сантиметра. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку. Регистрационный номер письма, который включает в себя дату подписания письма руководителем, необходим для отслеживания судьбы послания. Особенно это актуально для государственных учреждений. В письме-ответе, помимо собственного исходящего номера, нужно также указывать номер входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. В любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться в специальном журнале. Пример: Исх. №546 от 28.05.2010 на вх. №221 от 25.05.2010. Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение располагается по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом. Например: Генеральному директору ООО «Конкорд» Титову Н.С.
Уважаемый Николай Сергеевич!
Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом он должен быть одинаковым на всем протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. К выбору шрифта личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески. Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа. Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах. Это позволяет адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе. Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты. Эта информация помещается в самом конце письма после подписи. Кегль шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма. Приложения. Если письмо содержит приложения, то каждое из них оформляется на отдельном листе. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в конце основного письма перед подписью. Например: К данному письму прилагаются 2 документа на 3-х листах: 1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах; 2. счета-фактуры.
С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Заря» Н.К. Никитина.
Языковые клише деловой переписки. Текст делового письма создается при помощи языковых формул-заготовок, которые можно «составить», т.е. расположить в строго определенной последовательности. Такие стандартные выражения, используемые при составлении деловой корреспонденции, принято называть языковыми моделями, или клише. Рассмотрим основные клише, используемые в различных деловых письмах. Извещения: Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение … Доводим до Вашего сведения, что … Сообщаем, что, к сожалению, … Извещаем, что мы … Объяснение мотивов (наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма): В соответствии с протоколом … В целях усиления охраны имущества … В ответ на Вашу просьбу … В подтверждение нашего телефонного разговора … В порядке оказания технической помощи В связи с тяжелым финансовым положением … Выражение просьбы: Прошу Вас принять меры … Прошу сообщить данные о производительности … Просим Вас проверить ход выполнения работ … Отправка документов или материальных ценностей: Направляем Вам чертежи сборки машин … Посылаем интересующие Вас документы … Высылаем подписанный с нашей стороны договор … Подтверждение: С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа … Подтверждаем получение спецификаций на … Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования … Предложение: Предлагаем Вам приобрести … Мы можем предложить Вам … Мы можем рекомендовать Вам … Приглашение: Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта, Просим принять участие в обсуждении проблемы … Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить … Отказ и отклонение предложения (проекта): К сожалению, присланный Вами проект … не может быть нами утвержден по следующим причинам … Ваше предложение отклонено по следующим причинам … Напоминание: Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны, Напоминаем, что в соответствии с принятыми обязательствами Вы должны … Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет … Напоминаем Вам, что срок предоставления рукописи истекает … Гарантии: Оплату гарантируем. Сроки выполнения заказа гарантируем. Качество изделий гарантируем. Интерпретация собственной позиции: Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам. Возражений против конструкции не имеем. К сожалению, мы не можем поставить Вам товар … в силу следующих причин… Интерпретация действий другой стороны: Такая задержка может привести к … Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ … Данные Вами обещания не выполняются. Заключительные слова: Надеемся, что наша просьба будет выполнена. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. С пожеланиями успехов … Убедительно просим Вас не задерживать ответ. Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку). Необходимо помнить, что соблюдение правил переписки свидетельствует о высоком уровне культуры делового человека и о его уважении к партнеру.
|
