Соціальне управління і керівництво

 

Термін "управління" нині широко використовується в різних науках, означаючи функцію, властиву організованим системам (технічним, соціальним, військовим та ін.). Управляти можна автомобілем, армією, організацією, державою, групою і т. д. В узагальненому виді процес управління представляється таким чином.

Управління - спрямована дія на систему або окремі процеси, що відбуваються в ній, з метою зміни її стану або надання їй нових властивостей і якостей.

Характерно, що англійське слово "manage" (управляти) походить від кореня латинського слова "manus" (рука). Хорошою демонстрацією управління є управління автомобілем. Кожна виконувана дія спрямована на виробництво певної зміни. Наприклад, поворот рульового колеса вліво виробляється для того, щоб викликати поворот автомобіля наліво, і тому подібне. Так і професійний "управлінець" робить спрямовану дію на систему тільки з метою корекції, тобто при необхідності виробити певні зміни.

Примітно, що з представленого вище загального розуміння управління можна зробити цілком виправданий висновок, що для його здійснення не обов'язково мати які-небудь офіційні повноваження. Батьки управляють дітьми, а діти - батьками. Учителі управляють увагою учнів, а учні - поведінкою викладачів. Керівник управляє діяльністю підлеглих, але і він вимушений реагувати на їх реакцію і поведінку. В результаті можна визнати, що і підлеглі, впливаючи своєю поведінкою і реакціями на поведінку керівника, в тій або іншій мірі теж управляють ним. Таким чином, в загальному представленні поняття управління усі управляють усіма.

Соціальне управління є процес дії людини (суб'єкта управління) на організовану групу людей або на кого-небудь з цієї групи окремо (об'єкт управління), який спонукає до певних дій для досягнення бажаних результатів.

У найширшому сенсі до соціального управління можна віднести будь-яку дію однієї людини на іншого, спонукаючи останнього до яких-небудь дій або емоційних реакцій.

Усі управляють усіма, але хтось робить це блискуче, а хтось невміло. Хтось усвідомлено, а хтось неусвідомлено. Хтось управляє відповідально, а хтось управляє, але не визнає цього і, відповідно, не бере за це на себе соціальну відповідальність. У останньому випадку можна привести як приклад співробітника, який активно управляє (впливає на людей в колективі, впливає на психологічний клімат і тому подібне), але не визнає цього, тому що вважає, що у нього для управління немає відповідних посадових повноважень. Це те ж, що управляти автомобілем, реально виїхавши на дорогу, але відмовлятися нести за це відповідальність, тому що ще немає водійських прав.

Щоб не було подібного казусу, в організації управління виділене в особливий вид діяльності, здійснюваної персоналом управління, який наділений для цього відповідними повноваженнями і відповідальністю.

"Хто виробляє - той не управляє, хто управляє - той не виробляє" - принцип, в якому відбивається важливість організації діяльності взагалі і управлінською зокрема.

Організаційне управління - це спеціальним чином організований вид управлінської діяльності по виконанню функцій управління в організації, здійснюваний персоналом управління, наділеним для цього відповідними повноваженнями і відповідальністю.

Головна мета організаційного управління полягає в забезпеченні ефективного функціонування організації і оптимального рішення завдань, що стоять перед нею.

Продуктом управлінської діяльності є управлінські рішення і практичні дії, необхідні для функціонування організації в необхідному режимі.

Організаційне управління - вид управлінської діяльності, організований особливим чином. Під цим слід розуміти те, що організаційне управління здійснюється за допомогою спеціалізованих форм управлінської праці: проведення зборів, нарад, індивідуальної взаємодії із співробітниками, а також за допомогою нормативно-розпорядчої документації (наказів, розпоряджень, посадових інструкції, положень про діяльність, планів роботи і тому подібне).

Виділяється п'ять класичних функцій управління: цілеформування; планування; організація; стимулювання; контроль.

Функція цілеформування полягає у визначенні перспективних напрямів розвитку організації і постановці відповідних цілей. Це одна з самих найперших і відповідальних управлінських функцій. Неправильність вибору провідної мети зводить нанівець усі наступні зусилля. Тому наявність перспективного бачення і успішність виконання керівником функції цілеформування відрізняє керівника-лідера від керівника-адміністратора. Діяльність останнього зазвичай зводиться до організації роботи по досягненню цілей, поставлених іншими.

Функція планування полягає у виборі шляхів, засобів і розробці відповідних заходів для досягнення поставлених цілей. Про важливість цієї функції говорить приказка "Добре сплановано - наполовину зроблено". При цьому ідеальний загальний план повинен відповідати декільком критеріям:

а) цілісність - він повинен узгоджуватися і підтримуватися планами окремих організаційних структур;

б) безперервність - плановані дії повинні розглядатися як елементи безперервного ходу діяльності і розвитку;

в) гнучкість - можливість реагування на непередбачені обставини;

г) точність - він повинен максимально детально і точно визначати міру і форму участі кожного суб'єкта в загальній справі. Передумовою ефективного планування є успішність прогнозування, тобто передбачення об'єктивних (реальних) зовнішніх умов і внутрішніх тенденцій розвитку організації. Після визначення мети алгоритм реалізації функції планування може бути наступним:

а) постановка завдань, рішення яких приведе до досягнення поставленої мети (чи як мінімум наблизить до неї);

б) виявлення потреби в ресурсах для вирішення поставлених завдань (матеріальних, професійних і тому подібне);

в) визначення можливостей забезпечення цими ресурсами (наявність ресурсів і можливі витрати на володіння ресурсами). Можливо, на цьому етапі доведеться координувати самі завдання;

г) встановлення послідовності необхідних дій виконавців і взаємодії між ними для вирішення поставлених завдань, а також необхідних термінів.

Функція організації полягає в об'єднанні людей, ідей і процесів в системне ціле і вибудовуванні цілеспрямованої взаємодії елементів цієї системи для вирішення в конкретних умовах і в певні терміни поставлених завдань.

Коли мета поставлена, завдання визначені і плани затверджені, необхідно забезпечити їх доведення і чітке роз'яснення до усіх виконавців, а також регламентувати необхідні внутрішньоорганізаційні стосунки між виконавцями.

В процесі здійснення функції організацій можуть виникнути деякі невідповідності між елементами створеної системи або механізму досягнення цілей. У цих випадках з'являється необхідність, по-перше, уточнити характер дій виконавців, зробити їх більш узгодженими, гармонійними і ефективними і, по-друге, усунути відхилення від заданого організацією режиму функціонування системи. Таке "тонке налаштування" системи дістало назву "Функція координування", тобто регулювання спільної діяльності працівників. Іноді ця функція виділяється і описується як окрема і незалежна, проте, на наш погляд вона - окремий прояв функції "організації".

Функція стимулювання (мотивування) включає розробку і використання стимулів до досягнення цілей і до ефективної взаємодії суб'єктів спільної діяльності. Коли завдання поставлені, засоби і ресурси визначені і забезпечені, кожен виконавець знає що, як і коли йому робити, то значно підвищити результативність діяльності може ефективне мотивування співробітників.

Керівникові при здійсненні цієї функції рекомендується дотримувати наступні умови:

• забезпечити залежність величини стимулу від конкретного вкладу підлеглого в загальну справу;

• дотримувати єдність інтересів підлеглого, організації і суспільства в цілому;

• дотримувати баланс стимулювання із заходами покарання і примусу;

• в процесі стимулювання розумно поєднувати моральні і матеріальні стимули та ін.

Функція контролю реалізується за допомогою обліку, аналізу і коригування діяльності організації у напрямі здійснення поставлених цілей. На мові менеджменту зміст цієї функції включає комплексне вивчення діяльності і припускає:

• спостереження за ходом, динамікою і закономірностями розвитку процесів в керованій системі, вимір, реєстрацію і угрупування даних;

• порівняння її параметрів із заданою програмою функціонування;

• кількісну і якісну оцінку ефективності діяльності;

• виявлення відхилень, вузьких місць в розвитку системи;

• виявлення причин стану, що склався;

• визначення найбільш доцільних шляхів відновлення працездатності системи.

На мові психології функція контролю означає оцінку результатів діяльності порівняно з бажаним результатом. Якщо результат не влаштовує, то необхідно виявити помилку у виконанні попередніх функцій і усунути її. У цьому може допомогти пошук відповідей на наступні питання: чи правильно поставлена мета? Чи раціонально спланована діяльність і чи враховані при цьому усі умови і ресурси? Які помилки є в організації діяльності співробітників? І т. д.

При виявленні недоліків управлінської діяльності вони виправляються і система "перезапускається".

Персонал управління. Управлінську діяльність у великих організаціях здійснюють співробітники персоналу управління, які залежно від функціональної ролі розділяються на три основні категорії: 1) апарат управління; 2) керівники підрозділів; 3) адміністративний апарат.

Апарат управління складає вище керівництво (правління) організації. Його головне завдання - загальне управління процесами функціонування і розвитку організації. У основні завдання входить побудова образу майбутнього організації, формулювання місії, визначення цілей і постановка пріоритетних завдань, а також забезпечення протікання процесів діяльності в організації за рахунок аналізу зовнішньої і внутрішньої ситуацій, розробки і реалізації відповідних програм її функціонування і розвитку, оцінки результатів діяльності.

Керівники підрозділів відповідають за безпосереднє рішення поставлених перед ними завдань через організацію і безпосереднє керівництво діяльністю своїх підлеглих. У їх завдання входить відбір, підготовка і розставляння виконавців; планування діяльності; постановка перед службовими колективами і конкретними співробітниками професійних завдань; мотивування їх діяльності; контроль за її результативністю, а також забезпечення сприятливого психологічного клімату в службових колективах.

Адміністративний апарат реалізує розподіл основних ресурсів організації, забезпечує інформаційний обмін, здійснює контроль за діяльністю і тому подібне

До фахівців адміністративного апарату можуть відноситися: інженери, економісти, юристи, психологи та ін. Вони покликані вирішувати завдання отримання, обробки і аналізу інформації про стан справ в організації по своєму конкретному напряму; розробки на основі аналітичних цих варіантів вирішення окремих функціональних питань; підготовки і розробки управлінських рішень; контролю міри реалізації управлінських рішень по своїх напрямах.

Категорію службовців адміністративного апарату складають секретарі, друкарки, техніки, лаборанти і інші співробітники, що здійснюють діловодство і поточний облік в апараті управління. Головне їх завдання - інформаційне і технічне обслуговування управлінської діяльності.

У великих організаціях персонал управління може налічувати від десятків до сотень людина. У міру зменшення чисельності організації зменшується і її управлінський персонал, який в граничному випадку може обмежуватися одним керівником і декількома фахівцями, наприклад бухгалтером і юристом. В цьому випадку керівник виконує як управлінські, так і керівні завдання.

Також необхідно прояснити термін "керівництво". Незважаючи на те що у вітчизняній управлінській культурі під словом "керівник" об'єднуються як керівники великих компаній, так і керівники відділів і відділень, в психології управління терміни "управління" і "керівництво" не тотожні. Поняття "керівництво" буквально означає "ведення за руку". Відповідно до цього під керівництвом в психології управління розглядається взаємодія керівника з підлеглими за рішенням службових завдань, що припускає їх безпосередні контакти (у тому числі через персональну нормативну документацію).

Керівництво - довільна (цілеспрямоване) дія керівника на керованих людей, а також їх спільності, спрямоване на спонукання їх до активної поведінки і діяльності по досягненню поставлених цілей.

Іншими словами, керівництво представляється часткою випадком процесу управління, але, на відміну від організаційного управління, обмежується дією на конкретних людей і їх спільності; припускає персоніфіковану, тобто адресну взаємодію керівника з підлеглими (у тому числі через персональні посадові інструкції), покликану організувати і координувати діяльність підлеглих відповідно до намірів керівника.

Керівник в процесі управління підрозділом в тій або іншій мірі виконує і аналітичні управлінські завдання (аналіз і прогнозування ситуації, визначення цілей і постановка пріоритетних завдань, визначення ресурсів і засобів, необхідних для вирішення завдань, планування діяльності і т. д.), і завдання по безпосередньому керівництву людьми (організація діяльності підлеглих, їх мотивування і контроль діяльності).

Керівництво характеризується таким поняттям, як "стиль керівництва". Слово "стиль" має грецьке походження. Первинне його значення - "стержень для писання на восковій дошці", а пізніше воно вживалося в значенні "почерк". По аналогії з первинним сенсом цього терміну багатьма авторами "стиль керівництва" представляється як стійка система способів, методів і форм дії керівника на підлеглих, що створює своєрідний "почерк" його управлінської поведінки.

Стиль керівництва можна представити і як індивідуально-типологічний профіль прийомів і методів впливу керівника на підлеглих в процесі реалізації ним управлінських функцій.

Метафоричний методи і стиль керівництва можна порівняти з нотами і манерою виконання музичного твору: ноти одні для усіх, але кожен виконавець трактує твір по-своєму.

Загальні і найбільш часто цитовані стилі керівництва описані Куртом Левіним, це "авторитарний", "демократичний" і "ліберальний".