РОЗПОРЯДЖЕННЯ КЕРІВНИКА ЯК ФОРМА УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЇ

 

· Як і будь-яка діяльність, управлінська дія має певні мотиви, переслідує певну мету і призводить до певних результатів.

Пряма управлінська дія реалізується через ряд взаємозв'язаних функцій.

Інформаційна функція здійснюється шляхом вкладення в зміст розпорядження підлеглим достатнього об'єму відомостей і даних для успішного виконання прийнятого рішення. При здійсненні цієї функції важливо добитися, щоб підлеглі не лише розуміли цілі розпорядження, але щоб в їх свідомості склався образ майбутньої діяльності.

Розуміння завдання підлеглими включає наступні елементи:

ü у якій послідовності виконувати окремі частини завдання;

ü які способи найбільш ефективні;

ü який час відпущений на повне виконання завдання і які проміжні терміни визначені для завершення етапів роботи;

ü які критерії оцінки якості виконання завдання;

ü які вимоги повинні виконуватися неухильно, а які можуть бути скоректовані виконавцями по ходу виконання розпорядження.

Мотиваційна функція припускає використання системи методів для активізації особистих можливостей підлеглих до ефективних дій. Важливо поцікавитися, чим в даний момент планував займатися підлеглий, яке його завантаження. Це дозволяє, по-перше, ефективніше використовувати можливості підлеглого, а по-друге, створює у виконавця враження ретельного обліку важливості і терміновості виконуваних робіт.

Функція матеріального забезпечення надає виконавцям необхідні засоби і умови.

Контрольно-оцінювальна функція передбачає співвідношення результатів дій підлеглих з початковим задумом керівника. На основі цієї інформації начальник вносить відповідні корективи до своєї діяльності.

1) Оцінка виконаної роботи вимагає від керівника реалізації повною мірою принципу справедливості. Для забезпечення об'єктивності оцінок керівник проводить аналіз діяльності підлеглого за наступними показниками:

важливість, об'єм, термін, якість виконання завдання;

правильність розуміння завдання;

величина помилки, можливість її виправлення;

частота помилок в подібних випадках;

витрачені зусилля;

об'єктивні перешкоди;

витрачений час;

особистісні особливості (досвід, вимоги, репутація, відношення до помилки, переживання своєї провини).

При підведенні підсумків виконання виконаної роботи важливо відмітити як досягнення, так і промахи усіх без виключення підлеглих. Справедливість оцінок кожного учасника спільних дій має велике значення для об'єднання колективу організації, виховання підлеглих.

2) Оцінка виконаної роботи вимагає обліку колективної думки, проведення індивідуальних бесід із співробітниками. На основі цієї підготовчої роботи начальник визначає:

у яку сторону змістити оцінні акценти;

коли висловити оцінку (відразу або через деякий час);

у якій обстановці (публічно або індивідуально);

у якій формі (усно або письмово);

від чийого імені (від свого або від колективу).

3) Оцінка виконаної роботи вимагає коректності і такту. При публічному обговоренні підсумків неприпустимо сенсаційно, з сарказмом, підносити виявлені недоліки, приписувати провину. Важливо надавати підлеглим можливість відповідати на висунені в їх адресу звинувачення. Якщо керівник зробить помилковий висновок, то його обов’язок публічно визнати свою помилку.

До основних форм вербальної оцінки підлеглого відносять:

ü заохочення;

ü похвалу;

ü схвалення;

ü критику. Важливо обрати таку її форму, яка спонукала б його до зміни відношення до завдання.

Можливі наступні варіанти критики:

ü докір ("А ми на вас так розраховували"!);

ü надія ("Сподіваюся, наступного разу вас чекає успіх"!);

ü аналогія ("У моїй практиці була подібна помилка");

ü похвала ("Робота виконана добре, але тільки не для цього випадку");

ü заклопотаність ("Особливу заклопотаність викликає стан справ у.".);

ü співпереживання ("На жаль, вимушений відмітити неякісну роботу");

ü здивування ("На жаль, не чекав від вас цього");

ü пом'якшення ("Напевно, в тому, що сталося, винні не лише ви");

ü побоювання ("Дуже шкода, але я упевнений, що подібне може повторитися знову");

ü натяк ("Я знав одну людину, яка поступила так само, але кар'єра у нього чомусь не пішла");

ü покарання.

До основних форм управлінської дії відносять:

Ø наказ;

Ø розпорядження;

Ø вказівка;

Ø інструктаж;

Ø рекомендацію;

Ø заклик;

Ø бесіду.

Структурно - управлінське розпорядження включає ряд частин.

У мотиваційній частині вказуються мотиви, причини і привід появи цього розпорядження.

Змістовна частина включає загальні орієнтири, що і як вимагається виконати, віддзеркалення прихованих при першому погляді взаємозв'язків і взаємовпливу.

Частина, що містить зобов’язання, має бути чіткою і конкретною: кому, коли, що і де необхідно виконувати. Окрім цього, в ній вказуються заходи забезпечення виконання рішення і контролю виконання. Важливо помітити, що в цілому негативну дію роблять неконкретні вирази в цій частині типу "поліпшити", "прийняти заходи", "посилити", "підвищити" та ін.

Класифікація розпоряджень відповідно до характеру управлінської дії:

а) спонукаючі, прояви якого на практиці багатоваріантні:

· підкреслення ділових достоїнств ("Вам доручається дуже важливе завдання, яке вимагає напруження сил. Але ви саме той, хто не боїться труднощів");

· нагадування про довіру до виконавця;

· підкреслення ініціативи і сумлінності, які відмічені саме у цієї людини;

· навіювання підлеглому, що він може зробити більше, ніж сам він про це думає;

· роз'яснення значущості його роботи для розвитку професійних якостей;

· запрошення до співпраці (Чи "не здається вам, що."., Чи "не думаєте ви, що."., "А може варто спробувати так"?);

б) переконливі, який застосовується, як правило, при виникненні у підлеглих психологічних бар'єрів (при незгоді, сумніві, недовірі, розгубленості, невдоволенні):

· опора на безперечні факти і апеляція до особистого досвіду підлеглого, до практики спільної діяльності ("А пам'ятаєте, був аналогічний випадок, коли ми вирішували таку ж проблему"?);

· вживання прикладів аналогічно або по контрасту ("Говорити так, все одно, що сказати.".);

· підкреслення здібностей підлеглого ("Ми з вами знайшли два вірні шляхи, і по суті справи, говоримо про одне і те ж");

· звернення з проханням, коли робота, що доручається, не входить в обов'язки підлеглого або лежить за межами тимчасових нормативів ("Вимагати я не маю права, але я вас дуже прошу зробити це в строк");

в) що примушують або змушують, використовується за умов недостатньої свідомості або дисциплінованості підлеглих:

· відкрите попередження ("Я наказую приступити до роботи негайно. Якщо ви зірвете завдання, то будете строго покарані");

· категорична вимога (наказ), мотивована конкретною ситуацією. При цьому важливо уникнути вживання формулювань, що принижують особисту гідність підлеглих.

Найважливішою формою управлінської дії керівника є віддача наказів (розпоряджень). Частенько керівникам не вистачає почуття упевненості. Вони ясно уявляють, що необхідно робити, проте їм не вистачає здібностей і навичок добитися якісного виконання усіх своїх розпоряджень. Це викликає у них постійне відчуття невідповідності своєму місцю.

Розрізняють в залежності від змісту інформації наступні види наказів:

1. "Туманний наказ";. Він характеризується неясністю, неконкретністю, розмитістю вимог і, як правило, майже не має шансів привести до позитивних результатів.

2. "Наказ-домовленість";. Керівник волає до логіки, почуття особистої зацікавленості або лояльності підлеглого. Цей метод може бути ефективний, якщо він вдало застосований і підлеглий розуміє, чому йому необхідно змінити свою поведінку, виконати щось. Проте він тільки тоді корисний, коли підлеглий розділяє переконання і цінності керівника і організації в цілому.

3. "Наказ-погроза";. Цей метод заснований на тому припущенні, що страх іноді є достатнім мотивом і короткий час ефективний. Проте почуття образи може посилитися і позначитися на самопочутті як керівника, так і підлеглого, може привести до конфліктів. Він ефективний лише в екстремальних ситуаціях, що вимагають швидких дій.

4. "Наказ-прохання";. Керівник намагається звернутися до кращих почуттів підлеглого і забезпечити собі співчуття. Цей метод обґрунтований і ефективний за умови, що між керівником і підлеглим існує особлива довірливість в стосунках.

5. "Наказ-підкуп";. Керівник може надати своєму підлеглому які-небудь переваги, якщо він певним чином змінить свою поведінку, свої дії або виконуватиме що-небудь. У деяких ситуаціях підкуп як метод діє, проте його застосування таїть в собі небажані наслідки для керівника. Цей метод розділяє і протиставляє підлеглих, примушує їх надалі чекати ще більших поступок.

6".Наказ - категорична вимога". Керівник використовує правила і вимоги звичайної субординації, щоб змусити підлеглого виконати певне завдання. Він в категоричній і лаконічній формі віддає розпорядження, що не терпить ні заперечень, ні двозначностей. Цей підхід не занадто оригінальний, але його перевагами є простота, чіткість, відсутність неоднозначних тлумачень.

Котрий з варіантів віддачі розпоряджень і наказів буде ефективний виявляється лише в конкретній ситуації, при рішенні конкретних завдань і відносно конкретного підлеглого.