Инструменты сбора информации

Методами управленческого аудита являются стандартные проце­дуры экспертного консультирования:

установочные и экспертные интервью; анализ документов; сбор данных;

формализованное описание процедур; построение схем и моделирование бизнес-процессов и ключе­вых функций.

Данные методы базируются на технологии структурного анали­за и проектирования (Structured Analysis and Design Techniques — SADT)[12].

В ходе управленческого аудита используются следующие инстру­менты сбора информации.

1. Наблюдения. Посещение служебных помещений, наблюде­ние людей в работе и изучение их взглядов, проблем и предложений дают наиболее важную для управленческого аудита информацию, как организация работает на практике, как она живет, каково ее раз­витие и каковы в ней человеческие взаимоотношения. Наблюдают за процедурами, операциями, процессами и характером социализа­ции (коллективного общения). Например, наблюдение за собрани­ями работников позволяет выявлять групповые процессы и формы поведения. К методам активного (прямого) наблюдения относятся: фотография рабочего дня, хронометраж, метод моментных наблюде­ний, самофотография и др.

2. Специальные записи — ведутся по просьбе аудитора в течение определенного времени в соответствии с его требованиями.

3. Специальные отчеты делаются по просьбе аудитора отдель­ными отобранными им специалистами по определенным аспектам проблемы, включая их видение ее решения.

4. Беседа (интервью). При управленческом аудите беседа наиболее применяемый инструмент сбора информации. Интервьюирование применяется для получения информации, необходимой при анализе рабочего процесса, выяснении суждений работников по определен­ным вопросам. В ходе беседы каждый последующий факт дополня­ет, исправляет или опровергает предыдущие, раскрывает побочные явления и неожиданные взаимосвязи, влияния или ограничения. Беседой можно управлять. При этом гибкость, присущая живой бе­седе, при достаточной квалификации интервьюера, определяет по­лезность интервью, как вида аудиторского обследования. Однако высокая стоимость использования из-за больших затрат времени, определяющая узкий охват исследуемой совокупности, и кажущаяся субъективность интервьюирования, а также неточность информации при наличии заинтересованности в исследуемом вопросе у опраши­ваемого, ограничивают масштабы применения интервьюирования и требуют при планировании сбора информации определить, какие факты следует получить в ходе бесед, от кого, когда, где и как.

5. Вопросники (использование анкет) — позволяют получить ограниченное количество фактов от большого числа лиц или от лю­дей, находящихся на большом расстоянии друг от друга. Анкетиро­вание требует четкого определения исследуемой темы и формули­ровки простых, точных, недвусмысленных вопросов. Желательно получать ответы «да» или «нет» или числовое значение. Примене­ние вопросников и обзоров — разновидность интервьюирования.

Их использование объясняется относительной дешевизной по срав­нению с личной беседой (интервью), а также более широким охва­том опрашиваемых. Вопросник может служить подготовительной стадией к личному интервью. Если мероприятия по использованию определенного вида опроса осуществляются периодически и в со­поставимом виде, существует возможность исследования динамики состояния организации.

6. Встречи для сбора данных предполагают организацию аудито­ром специальных обсуждений, цель которых получение информа­ции по рассматриваемой проблеме.

7. Обзоры отношений служащих. При выполнении некоторых заданий, например, при необходимости изменений условий работы и занятости, могут использоваться исследования отношений служа­щих, дающих информацию, как люди относятся к существующему положению дел и как могут отреагировать на возможные изменения.

8. Оценки служащих. Аудитор может использовать оценки клиен­та относительно:

· фактов, знакомых клиенту;

· аспектов текущей ситуации, изучение которых не требует большой точности;

· аспектов текущей ситуации, изучение которых посредством наблюдения и измерения дорогостоящи, а вероятность недо­стоверной оценки незначительна.

Использование оценок служащих требует их проверки и внима­ния к возможной погрешности. Суждения персонала будут достовер­нее, если они не имеют прямого отношения к изучаемому вопросу. В целом оценки проверяют на достоверность на основе опыта (из­вестные величины объема, количества или стоимости за недавний период времени) и путем сопоставления с информацией об идентич­ных событиях.

9. Аудиторский эксперимент применяется для получения инфор­мации о последствиях того или иного управленческого воздействия, приводящего к изменениям состояния системы ситуационных условий. При проведении аудиторского эксперимента существует проблема обеспечения его «чистоты», что особенно тяжело сделать в сфере управления персоналом. Так, чистота эксперимента может быть нарушена изменением рабочего окружения персонала и даже разговорами между участвующими в эксперименте и не участвую­щими (примером может быть Хоторнский эксперимент). Возмож­ность осуществления аудиторского эксперимента — идеальная си­туация, позволяющая произвести сравнение экспериментальной и контрольной совокупностей при формировании рекомендаций аудитора о требующихся изменениях. Реализация возможностей ауди­торского эксперимента может повлечь побочные эффекты. Так, осу­ществление эксперимента может привести к неудовлетворенности персонала, не ставшего его участником. В то же время у участников эксперимента может сложиться чувство, что ими манипулируют.