Унифицированная система документации и организация документопотока
Основным носителем информации при этом является документ - материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение. Документационное обеспечение видов работ и функций управления называется документированием. Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет собой систему документации. Документы, содержащие исходные данные организаций и предприятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений — выходными. Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадлежит к двум группам документационных систем: • организационно-распорядительные; • специальные. Организационно-распорядительная документация - это система, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления, включая информационно-справочную документацию. К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции. К распорядительной относятся приказы, решения, распоряжения и прочая документация, с помощью которой оформляется распорядительная деятельность. Справочно-информационная документация включает служебную переписку, документацию на оформление личного состава, справки, акты. Специальные системы документации отражают специфику деятельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления. Например, система плановой, финансовой и учетной документации, документация по маркетингу и сбыту и др. Применение автоматизированных систем обработки обусловил необходимость приспособления документации к требованиям машинной обработки, что ускорило процесс ее унификации и стандартизации. Унифицированная система документации (УСД) включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил оформления на основе применения средств вычислительной техники. Каждой утвержденной Госстандартом России форме документа присваиваивается в соответствии с Общегосударственным классификатором управленческой деятельности — ОКУД код, который располагается в верхней правой части документа. Основой построения стандартных форм документов являются утвержденные формуляры образцы. Унифицированная система документации устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов. Унифицированный документ состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской (рис.3.1). Заголовочная часть содержит: наименование предприятия, организации, работающего, оборудования; характеристику документа (ОКУД); наименование документа; зону для размещения постоянных на документ реквизитов-признаков и их кодов (предприятие, склад, видоперации, цех, требование и т. д.). Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк играф, в которых размещаются переменные реквизиты-признаки и количественно-суммовые реквизиты-основания (наименование, номенклатурный номер, количество, код производственных затрат и т. д.) Оформительская часть документа содержит подписи лиц, несущих юридическую ответственность за составление документа (отпустил, получил). Результатная информация предназначена для целей управления и передается непосредственно потребителям. Для лиц, которые анализируют информацию и принимают на ее основании решения, важно в каком виде эти данные выведены машиной — форма представления результатной информации.
Рис. 3.1. Пример построения документа табличной формы
Наиболее распространенной и удобной для пользователей формой вывода результатов обработки является печать информации в разнообразных документах, сводках, отчетах, таблицах, удобных для восприятия человеком. К выходным сводкам предъявляются следующие требования: · состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления; · особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению; · сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос; · машина должна изготовлять готовые для использования таблицы: печатный титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть. Документопотоки. Процесс управления характеризуется наличием сложного документооборота, последовательностью прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Выделяют внутренние и внешние потоки информации. Внутренние потоки циркулируют внутри предприятия и отражают производственно-хозяйственные вертикальные и горизонтальные связи. Вертикальную связь отражают потоки информации, передаваемые с высшего уровня управления на низшие. Горизонтальные связи отражают обмен информацией между различными подразделениями, и связывают равноправные элементы организации, обеспечивая их координацию. Внутренние потоки в свою очередь подразделяются на потоки прямой и обратной связи. Потоки информации, циркулирующие oт управляющей системы к управляемой и реализующие функции планирования, контроля и регулирования, называют прямой связью (нисходящей). Потоки обратной связи формируются в основном во время выполнения производственно-хозяйственных функций и передаются oт управляемой системы к управляющей. С их помощью руководство узнает о положении дел на предприятии, о результатах принятых решений, о возникших трудностях и проблемах. Внешние потоки обеспечивают обмен информацией с внешней средой. К ним относятся вышестоящие организации, банки, биржи, таможенные службы, налоговые органы, акционеры и инвесторы фирмы, поставщики и потребители товаров фирмы. Для создания благоприятного общественного мнения на предприятии создаются специальные отделы по связи с общественностью (пабликрилейшнз), которые распространяют необходимую для этого информацию. Движение документов - создание, согласование, подписание, исполнение и, наконец, списание в архив — должно соответствовать схеме функционирования предприятия и отражать его управленческую иерархию. Таким образом, при разработке системы документооборота еще на этапах предпроектного обследования и построения функциональных моделей выстраивается логика и проверяется целостность важнейших элементов функционирования предприятия — его структура и производственно-технологический цикл. Без этого невозможна дальнейшая работа по построению эффективно работающей ИС. Для интеграции всех подсистем ИС в единый комплекс необходимым условием является доступ подсистем к нужным документам или их частям. Неважно, на каком производственном участке предприятия начинается работа с документом — он должен быть «виден» тем модулям информационной системы, которым это необходимо для реализации своих производственных функций. На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.
Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность управления.
|
