Вопрос 4. Основные процедуры электронного документооборотаРегистрация и индексация документов. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация. Основой построения ИПС является регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует, если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения. Вместе с тем, при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины всех документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположении специалистов об их существовании и возможном местонахождении. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, финансовые, учебные, отчетные и др. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц. Регистрация документов производится только один раз – при создании или поступлении, перемещения внутри организации не регистрируются. Регистрация документов производится децентрализованно по группам документов в зависимости от их названия, автора и содержания документов в местах их создания или исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам – в отделе кадров, бухгалтерская документация – в бухгалтерии, учебная – в учебном управлении. Вместе с тем децентрализация должна основываться на единой системе и единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, конечно, с соблюдением всех положений конфиденциальности информации. Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах массива, как правило, за год. Вместе с датой и названием он служит ключом для поиска и учета документов. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность к определенному вопросу, территории, периоду, исполнителю и т.д. В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил ввода и вывода документной информации в ИПС. Наибольшее распространение в ИПС получили следующие классификаторы: · классификатор названий (видов) документов разрабатывается на основе всех документов, используемых в организации, как составляемых, так и получаемых. При формулировании названий документов необходимо использовать наименования унифицированных форм управленческих документов, вошедшие в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), отраслевые унифицированные формы документов, основные положения ГСДОУ; · классификатор корреспондентов разрабатывается на основе перечня названий организаций, предприятий и учреждений, с которыми данная организация связана в своей деятельности. Состав и объем классификатора корреспондентов обычно зависит от принадлежности данной организации к определенной отрасли и уровня в системе управления ею, от вопросов основной деятельности, которые она решает в пределах своей компетенции. При разработке данного классификатора необходимо учитывать Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО); · классификатор областей деятельности организации (классификатор основных функций организации) представляет собой перечень вопросов, входящих в компетенцию как организации в целом, так и ее структурных подразделений. Классификатор разрабатывается на основе организационных и распорядительных документов, содержащих сведения о функциях, правах и обязанностях (уставы, положения, отчеты о деятельности и т.д.); · классификатор структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организации. В отрасли может создаваться типовой классификатор структурных подразделений для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, НИИ). · классификатор исполнителей представляет собой перечень фамилий руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов. Фамилии в классификаторе перечисляются в последовательности, соответствующей перечислению наименований структурных подразделений в действующих нормативах; · классификатор резолюций содержит унифицированные тексты резолюций, накладываемых руководством организации на наиболее часто встречающиеся документы; · номенклатура дел (классификатор адресов хранения) содержит полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями. Состав нормативно закрепленных реквизитов для регистрации документов
Каждый документ, попадающий в систему электронного документооборота, проходит обязательную процедуру регистрации. При этом заполняется электронная карточка документа, т.е. вводятся значения его атрибутов. Атрибут документа - описательная или служебная информация о документе, представляющая собой текстовое значение ограниченной длины. К атрибутам, в частности, относятся название документа, его автор, дата создания, перечень ключевых слов, тема, аннотация, и т.п. Различаются системные и пользовательские атрибуты, определяемые потребностями организации. Системные атрибуты заполняются автоматически, к ним относятся такие как дата и время создания, автор. Остальные атрибуты заполняются вручную пользователем, создающим документ. Организация может создать свои наборы пользовательских атрибутов и определить, какие из них требуют обязательного заполнения. К числу обязательных атрибутов документа относятся системные характеристики, такие как права доступа, стратегия архивирования, и т.п.
|