Первичная стадия бухгалтерского учета, бухгалтерские документы как носители первичной учетной информации.

Необходимым условиемдля отражения фактов хозяйственной жизни в б/у является наличие соответствующих первичных документов, отвечающих всем требованиям, установленным законодательством РФ. Под первичным учетным документом понимается бухгалтерский документ, составленный в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Благодаря первичному документу произведенная хозяйственная операция приобретает юридическую силу; кроме того, появляется возможность установить ответственность конкретных работников за последствия их действий. Документальное оформление операций представляет собой первичный учет, доля которого составляет от 40 до 60% всех учетных работ. Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления, хранения информации. Первичный учет выполняет также контрольную и информационную функцию. Организация первичного учета имеет очень важное значение, т.к. его данные широко используются при подготовке и принятии обоснованных управленческих решений. Система первичного учета должна основываться на следующих базовых принципах:

- первичный учет тесно связан с другими видами учета (статистическим, оперативным);

- первичный учет является основным носителем информации для всех видов хоз.учета, а также используется для анализа всех видов деятельности организации;

- данные первичного учета используются для проведения контрольно-ревизионной работы, аудиторских проверок;

- первичный учет является основной исходной базой для учета расчетов по оплате труда, себестоимости и калькулирования продукции, начисления амортизации, для определения финансовых результатов.

Объектами первичного учета являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов; нормированное и отработанное время; затраты на изготовление продукции; объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация; расчеты с поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами, учредителями. Таким образом, от состояния первичного учета в организации зависит эффективность всей системы производственного учета в целом. Основой организации первичного учета является составление документов и их первичная обработка.

Показатель первичного документа в б/у принято называть реквизитом. Реквизиты документов делятся на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты в пределах организации не изменяются в течение длительного времени (название организации, юридический адрес, номер расчетного счета и т.д.). Переменные показатели могут меняться с каждой операцией (начисленная сумма заработной платы, количество изготовленной продукции, сумма выданных из кассы денежных средств и т.д.).

Первичные документы классифицируются по ряду признаков: по месту составления, по назначению, по объему информации.

По месту составления первичные документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние поступают в организацию со стороны (от государственных органов, вышестоящих организаций, банков, поставщиков, покупателей). Внутренние первичные документы составляются непосредственно в организации.

По назначению различают документы распорядительные, оправдательные (или исполнительные), комбинированные, бухгалтерского оформления. К распорядительным относятся документы, в которых содержатся распоряжения на осуществление хоз. операций (приказы), указания о производстве работ, выполнении услуг. Такие документы не подтверждают факта осуществления операции, а потому основанием для учетных записей не являются. Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хоз. операций (акты о выполненных работах, приходные ордера, акты приемки материалов, акты приемки-выбытия ОС) и являются основанием для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете.. К комбинированным относятся документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными (приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы, авансовые отчеты подотчетных лиц и т.д.). Например, расходный кассовый ордер содержит разрешение на выдачу денежных средств из кассы (распорядительный документ), а после совершения операции подтверждает факт выдачи денег из кассы (оправдательный документ). Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение операции и составляются для подготовки информации для записи в учетных регистрах, закрытия счетов, исправления ошибок в учетных регистрах (бухгалтерские справки, расчеты налогов, ведомости распределения косвенных затрат).

По объему информации первичные документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы оформляют одну операцию и составляются в один прием (приходный кассовый ордер ). Накопительные составляются в течение определенного периода (сутки, декада, месяц) путем постепенного накапливания однородных операций. В конце периода в них подсчитываются итоги по соответствующим показателям (лимитные карты на отпуск материалов со склада, наряды на работу).

В соответствии с «Законом о бухгалтерском учете» обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Правильно и своевременно оформленные документы играют важную роль в системе организации б/у. Как мы уже говорили, документами оформляются любые факты хозяйственной жизни и в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает: сплошной непрерывный учет всех объектов, юридическое обоснование бухгалтерских записей, использование документов для текущего контроля и оперативного руководства деятельностью организации; контроль за сохранностью собственности, т.к. документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности.

В связи с этим к оформлению документов предъявляется ряд требований, которые регулируются соответствующими нормативными актами.Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. В кассовых документах должен стоять штамп «получено», «оплачено» или «погашено». Особо следует учитывать порядок исправления ошибок в документах. Подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или сумма и надписывается над зачеркнутым правильный текст или сумма. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление оговаривается надписью «исправлено», подтверждается подписью лиц, подписавших документ, ставится дата исправления.

Поступающие в бухгалтерию документы подвергаются трем видам проверки:

1) Формальная проверка – проверка правильности оформления документов по форме (полнота и правильность заполнения всех реквизитов).

2) Проверка по существу – определение законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

3) Арифметическая проверка – проверка правильности подсчета данных документа.

Проверенные документы подлежат расценке и группировке. Расценка – это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей (умножается цена на количество с целью перевода натуральных показателей в денежные). Группировка – подбор однородных документов. Разметка (контировка) заключается в записи корреспондирующих счетов по каждой операции. После разметки данные документов записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив.

Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи в архив, называется документооборотом. Движение любого документа регламентируется графиком. Работу по его составлению организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

Все бухгалтерские документы и отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Сохранность документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации. Срок хранения документов в архиве организации определяется соответствующими нормативными документами (5 лет). Выдача документов из бухгалтерии и архива другим работникам, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия прокуратуры и судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений, в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, можно снять их копии с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия.