Текущая и заключительная стадии бухгалтерского учета. Учетные регистры. Отчетная документация, отчетный период

После оформления первичных бухгалтерских документов, их проверки и обработки начинается т.н. стадия текущего учета – их систематизация и накопление информации о хозяйственной деятельности предприятия.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета. Они являются важнейшим средством ведения бухгалтерского учета, составления отчетности, получения показателей, характеризующих хозяйственную деятельность.

Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета.

По своему внешнему виду регистры б/у подразделяются на книги, свободные листы и карточки.

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Книги имеют двустороннее строение, одна сторона отводится для дебетовых, другая – для кредитовых записей. Например, обязательно ведется кассовая книга. Ее листы пронумерованы, прошнурованы и на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя и главного бухгалтера организации. Преимущество книг в том, что исключается возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. В организациях применяется также Главная книга – как регистр синтетического учета и Книга остатка материалов на складах – как регистр аналитического учета. В настоящее время в практике учета их употребление ограничено, поскольку они не приспособлены к ведению учета в условиях автоматизации.

Свободные листы – применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Свободные листы предназначены для синтетического и аналитического учета. Каждый лист имеет соответствующее название и указание периода их действия (месяц, квартал).К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, машинограммы и распечатки. Это самый распространенный вид учетных регистров.

Карточки по существу своему являются разновидностью свободных листов. Изготавливаются типографским способом на плотной бумаге (для хранения в специальных ящиках, картотеках). Для карточек характерно одностороннее строение. На правой стороне размещаются дебетовые и кредитовые записи. Другие данные, являющиеся общими для них, помещаются в карточке слева. Карточки предназначены для аналитического учета ОС (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов) и т.д. На их основе бухгалтерия создает картотеку ОС, а материально ответственные лица – картотеку материалов, запасных частей, готовой продукции. Карточки открываются сроком на один год.

По назначению регистры подразделяются на систематические и хронологические. Регистры систематического учета предназначены для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций. Регистры хронологического учета предназначены для регистрации хозяйственных операций в порядке их совершения (по мере поступления документов в бухгалтерию).

По содержанию различают регистры синтетические, аналитические и комбинированные.

В синтетических регистрах данные отражаются в обобщенном виде и только в денежном выражении, записи производятся на основании предварительно сгруппированных однородных документов (журнал-ордер № 1 по кредиту счета «Касса», журнал-ордер № 2 по кредиту счета «Расчетный счет»). В регистрах аналитического учета конкретизируются показатели того или иного синтетического регистра, в них заносятся сведения о содержании операций, дата, ссылка на оправдательные документы, количество, цена, они используются для контроля за наличием и движением каждого вида ценностей (карточки учета материалов, карточки учета основных средств). В регистрах комбинированного учета данные синтетических и аналитических регистров совмещаются в единой системе записей, что делает учетную информацию более наглядной и исключает необходимость сверять итоги синтетических и аналитических счетов. Например, это журнал-ордер № 6 по кредиту счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в разрезе поставщиков (каждая строка – отдельный поставщик, т.е. аналитический учет, строка «итого» - синтетический учет), журнал-ордер № 7 по кредиту счета «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе каждого подотчетного лица.

В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

По окончании месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются.

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Составление отчетной документации является завершающим этапом учетного процесса, в ходе которого получают информацию, используемую как внутренними, так и внешними пользователями. В отчетной документации обобщаются все результаты финансово-хозяйственной деятельности организации. Порядок составления, представления отчетной документации и требования к ее оформлению регулируются нормативными документами: федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации».Бухгалтерская (финансовая) отчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, необходимое пользователям этой отчетности для принятия экономических решений.

Типовые формы отчетной документации и инструкции о порядке ее заполнения и оформления разрабатываются и утверждаются Министерством финансов РФ. Специализированные формы устанавливаются министерствами и ведомствами РФ для организаций системы по согласованию с Минфином РФ.

К составлению и оформлению отчетной документации предъявляются требования, аналогичные требованиям для составления первичных документов. В отчетных документах не допускаются подчистки и помарки. В случаях исправления ошибок делаются соответствующие оговорки, которые подтверждают лица, их подписавшие с указанием даты исправления. Бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителем экономического субъекта.

Перечень отчетных документов определяется в учетной политике организации на основании требований нормативных документов.

Отчетная документация составляется по итогам отчетного периода – года, квартала или месяца. Отчетным годом для всех организаций является календарный год – с 1 января по 31 декабря включительно. Квартал и месяц являются промежуточными отчетными периодами. Дата, по состоянию на которую составляется бухгалтерская отчетность, называется отчетной датой. Ею считается последний календарный день отчетного периода.

Более подробно вопросы бухгалтерской отчетности будут рассмотрены в соответствующей теме.