Система счетов и двойная запись.

Строение счетов независимо от их вида одинаково – это таблица двусторонней формы, левая сторона которой называется дебетом, а правая – кредитом. Счета имеют остаток (сальдо) на начало и конец месяца и обороты по дебету и кредиту. Различают два вида счетов: активные и пассивные. Счета, на которых отражается имущество по составу, называются активными, т.к. они находят отражение в активе баланса. Сальдо активных счетов всегда записывается по дебету. Операции, вызывающие увеличение имущества, также заносятся в дебет счета, а вызывающие уменьшение – в кредит. Обороты по дебету и по кредиту – это сумма операций за месяц. Пассивными называются счета, в которых отражаются источники формирования имущества. Отражаются такие счета в пассиве баланса. Сальдо пассивных счетов записывается по кредиту. Операции, вызывающие увеличение источников средств записываются по кредиту счета, а уменьшение – по дебету. Рассмотрим примерную схему активного и пассивного счета:

 

Д активный счет К Д пассивный счет К

Сн Сн

Од Ок Од Ок

Ск Ск

 

 

Сн - остаток средств на начало месяца,

Ск - остаток средств на конец месяца,

Од – обороты по дебету счета,

Ок – обороты по кредиту счета.

Конечное сальдо по счетам рассчитывается следующим образом:

Ск активного счета = Сн + Од – Ок

Ск пассивного счета = Сн + Ок – Од

 

В качестве примера активных счетов можно привести счета: «Касса», «Расчетный счет», «Материалы», «Основные средства», «Товары» и т.д.

К пассивным счетам относятся: «Уставный капитал», «Добавочный капитал» и т.д.

Существуют также активно-пассивные счета, которые имеют одновременно признаки активных и пассивных. Такие счета могут быть двух видов: с односторонним сальдо (дебетовое или кредитовое) и с двусторонним (дебетовое и кредитовое одновременно)

Счетом с односторонним сальдо является счет «Прибыли и убытки». Если организация получила прибыль, то сальдо счета будет кредитовым (прибыль является источником формирования имущества и отражается в пассиве баланса). Соответственно, убыток отражается по дебету счета.

Примером активно-пассивного счета с двусторонним сальдо является счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Сальдо по дебету счета означает дебиторскую задолженность, а сальдо по кредиту – кредиторскую.

Счета б/у по способу группировки и обобщения учетных данных делятся также на синтетические и аналитические. Счета, предназначенные для обобщенного учета, называются синтетическими, а сам учет – синтетическим. Его данные используются при заполнении форм бухгалтерской отчетности, прежде всего баланса.

Для оперативного руководства организацией обобщающих данных, полученных с помощью синтетического учета, недостаточно. Например, кроме данных об общей сумме дебиторской задолженности нужны сведения по каждому должнику (покупателю, заказчику) в отдельности. Поэтому в дополнение к синтетическим счетам открывают т.н. аналитические счета, на которых отражаются детальные данные по каждому виду имущества или обязательств. Следовательно, между синтетическими и аналитическими счетами существует прямая связь: остатки и обороты синтетического счета д.б. равны остаткам и оборотам всех аналитических счетов, открытых в дополнение к данному синтетическому счету.

Для надлежащей постановки б/у большое значение имеет правильное использование Плана счетов б/у финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкции по его применению, где даются характеристика каждого счета и типовая корреспонденция счетов по ним. План счетов – это систематизированный перечень счетов первого порядка, т.е. синтетических счетов, и счетов второго порядка, т.е. субсчетов. Например, синтетическому счету «Материалы» присвоен номер 10, к нему открываются субсчета: 10-1 «Сырье и материалы», 10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали», 10-3 «Топливо», 10-4 «Тара и тарные материалы», 10-5 «Запасные части» и т.д. План счетов состоит из восьми разделов и перечня забалансовых счетов.

Раздел 1 «Внеоборотные активы» - счета с 01 до 09.

Раздел 2 «Производственные запасы» - счета с 10 до 19.

Раздел 3 «Затраты на производство» - счета с 20 до 39.

Раздел 4 «Готовая продукция и товары» - счета с 40 до 49.

Раздел 5 «Денежные средства» - счета с 50 до 59.

Раздел 6 «Расчеты» - счета с 60 до 79.

Раздел 7 «Капитал» - счета с 80 до 89.

Раздел 8 «Финансовые результаты» - счета с 90 до 99.

Забалансовые счета нумеруются трехзначными номерами (например, 001 «Арендованные основные средства»), на них отражаются средства, не принадлежащие данной организации. Операции на забалансовых счетах отражаются без применения метода двойной записи.

На основе типового Плана счетов б/у главный бухгалтер организации разрабатывает так называемый рабочий план счетов, подлежащий использованию в данной организации. В небольших организациях может использоваться сокращенный план счетов.

Каждый факт хозяйственной жизни вызывает изменения как в составе имущества, так и в источниках его образования, поэтому он должен быть отражен не менее, чем на двух счетах. Для этого применяется метод двойной записи, т.е. каждая операция записывается по дебету одного счета и по кредиту другого в одинаковой сумме. Взаимосвязь между счетами в результате двойной записи называется корреспонденцией счетов, а сами счета – корреспондирующими. Запись корреспонденции счетов называется бухгалтерской проводкой.

Приведем пример: поступили денежные средства с расчетного счета в кассу для выдачи заработной платы в размере 10 000 руб. Мы должны отразить эту операцию следующей проводкой:

Д сч. «Касса» 10 000 руб.

К сч. «Расчетный счет» 10 000 руб.

Оба эти счета являются активными, поэтому увеличение денежных средств в кассе записывается по дебету, а уменьшение на расчетном счете – по кредиту. Это пример простой бухгалтерской проводки, когда дебет одного счета корреспондирует с кредитом другого счета. Существуют также сложные проводки, в которых дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов и наоборот.

Например: из кассы выдана заработная плата в размере 10 000 руб. и аванс подотчетному лицу 500 руб. Бухгалтерская проводка будет иметь следующий вид:

Д сч. «Расчеты по оплате труда» 10 000 руб.

Д сч. «Расчеты с подотчетными лицами» 500 руб.

К сч. «Касса» 10 500 руб.

Поскольку при методе двойной записи все операции отражаются по дебету одного и кредиту другого счета, можно сделать вывод: итог оборотов по дебету всех счетов д.б. равен итогу оборотов по кредиту всех счетов. Нарушение равенства свидетельствует об ошибке в учете.

По способу регистрации операций в б/у различают записи в хронологическом и систематическом порядке. Хронологическая запись предусматривает отражение операций независимо от содержания в последовательности их совершения во времени и оформления документами. Такие записи производятся в специальных формах – журналах регистрации хоз. операций, которые открываются в начале каждого месяца. В них операции записываются подряд (в хронологическом порядке). Журнал регистрации дает возможность навести справки о любой операции, совершенной за месяц. При заполнении журнала используется метод двойной записи.

Систематическая запись предусматривает регистрацию тех же фактов хозяйственной жизни, но по определенной системе (согласно их содержанию на счетах бухгалтерского учета). Сумма оборотов по дебету всех счетов за отчетный месяц должна быть равна сумме оборотов по кредиту всех счетов и одновременно общей сумме по журналу регистрации хозяйственных операций. Для получения сводных данных за отчетный период и выявления дебетовых и кредитовых сальдо составляется так называемая оборотная ведомость по синтетическим счетам, которая представляет собой таблицу, где записывается наименование и шифр счетов, суммы начального сальдо по каждому счету, суммы оборотов по дебету и кредиту и выводится конечное сальдо по всем счетам. При этом должно получиться три пары равенств. Во-первых, начальные дебетовые сальдо по всем счетам должны быть равны начальным кредитовым сальдо по всем счетам, т.к. эти данные берутся из начального баланса. Если равенства не получилось, необходимо проверить правильность переноса чисел из баланса в ведомость. Во-вторых, сумма оборотов по дебету всех счетов должна быть равна сумме оборотов по кредиту всех счетов, т.к. они получаются путем двойной записи. Если равенство не получилось, нужно проверить правильность двойной записи и подсчет оборотов в счетах. В-третьих, суммы конечного дебетового сальдо по всем счетам должны быть равны суммам конечного кредитового сальдо по всем счетам. Это равенство вытекает из первых двух равенств. Эти данные используются для составления нового баланса.