ПРИНЦИПЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТНОГО РЕСУРСА

Принципы - это основные исходные положения, которыми руководствуют­ся при осуществлении какой-либо деятельности - в нашем случае при формирова­нии документных ресурсов.

Целесообразность - важнейший из них. Формирование документного ресур­са - не самоцель, оно должно сообразовываться с той целью, ради которой в нем возникает необходимость. Поэтому прежде чем начинать создание ресурса надо получить ясное представление о целях, которые преследует обслуживаемая ре­сурсом система. При всем их разнообразии можно выделить следующие главные

В самом общем виде цель всякой социальной системы - как минимум обеспечить самосохранение, выживание и, по возможности, благополучие как максимум - процветание. Поскольку всякая система существует во внешней среде, для достижения поставленной цели она должна:

• постоянно изучать эту среду;

• гибко реагировать на непрерывно происходящие в ней изменения.

Процесс и результаты такого изучения, планируемую и достигнутую реакцию фиксируют в документом виде. Эти документы включают в общесистемный доку­ментальный процесс, который формирует и ведет администрация (канцелярия) си­стемы, ее бухгалтерия. Головное положение этих структур как органов управления определяет директивное отношение к другим, частным документным ресурсам. Цель общесистемного документного ресурса - документационно обеспечивать оперативное управление.

В дополнение к общесистемному документный ресурс, как уже известно, созда­ется каждым из компонентов системы. Каждый такой ресурс должен быть направлен на достижение общей цели, однако используя свои специфические средства и со­образуясь с частными целями той или иной подсистемы.

Раскроем цели каждой из них.

Цель создания системной ценности — достижение некоторой выгоды для систе­мы и создания пользы для внешней среды. К примеру, выработка Государственной Думой законов имеет целью общенародное благо; изготовление предметов потреб­ления — прибыль для товаропроизводителя и пользу для покупателя; лечение в больнице — возвращение, хотя бы частично, здоровья. Соответственно документ­ный ресурс элемента "Системная ценность" нацелен на сбор и предоставление ин­формации о том, как наилучшим образом этот продукт произвести. Для этого нужны документы, описывающие свойства и современные технологии производства тре­буемого продукта. В приведенных примерах — это соответственно информация о потребностях населения и средствах их удовлетворения; технологии товарного про­изводства; методах лечения больных. Наилучшим образом с этим справляется биб­лиотека каждой из рассмотренных систем: парламентская, деловая, медицинская.

Цель служебного персонала — наилучшим образом обеспечить выполнение за­дач, стоящих перед системой. Для этого персонал должен иметь необходимую чис­ленность, а его сотрудники обладать нужной квалификацией. Сбор требуемых доку­ментальных сведений о персонале, фиксирование всех изменений в движении кад­рового состава являются целями документного ресурса "Персонал системы".

Цель элемента "материально-техническая база"; — обеспечить возможность нормального протекания производственного процесса, создать оптимальные, а лучше — комфортные условия для деятельности персонала и пользователей. Соот­ветственно документный ресурс "материально-техническая база" имеет целью да­вать полное представление о состоянии материальной (гидрогеологические, клима­тические условия, в которых находятся здания, сооружения системы; архитектурные и планировочные решения, физическое состояние объекта и т. п.) и технической (схемы и параметры коммуникационных систем, аппаратов, приборов, оборудова­ния, мебели, транспорта) базы и происходящих в ней изменениях.

Цель элемента "пользователь"; — потреблять производимый системой продукт. Для того чтобы обеспечить наивысшую эффективность этого процесса, необходимо постоянно формировать документный ресурс "Контингент пользователей". Этот ре­сурс составляют сведения (сводные или персонифицированные, в зависимости от общественных целей) о реальных и потенциальных потребителях, их контингенте, социально-демографических характеристиках, вкусах, отношении к предлагаемому продукту, тенденциях в изменении запросов.

Описанные выше документные ресурсы ведут и используют преимущественно соответствующие подразделения системы. Последний ресурс — исключение: его формируют и утилизируют либо коммерческая служба, либо инфоцентр, либо биб­лиотека системы. Второе исключение: объектом внимания этого ресурса являются не только потребители продукта, производимого системой, но и ее служебный пер­сонал, поскольку он тоже нуждается в информации разного рода по профилю своей деятельности. Следовательно, нужно изучать и интересы и спрос персонала фирмы.

Для библиотеки, находящейся в структуре системы, сотрудники этой системы выступают в роли библиотечных пользователей, и ресурсом "Контингент библиотеч­ных пользователей" ведает библиотека. Для вузовской библиотеки, например, рав­нозначны и сотрудники вуза, и обучающиеся в нем студенты, аспиранты, докторанты.

Вообще библиотека в комплексе документных ресурсов занимает особое место. В ней собираются документы:

• характеризующие состояние внешней среды;

• имеющие отношение к системе в целом (законы, иные нормативные акты);

• способствующие производству продукта; росту квалификации персонала и, в значительной части случаев, обеспечивающие проведение ими досуга;

• помогающие поддержанию и развитию материально-технической базы; изуче­нию потребителей продукции системы и информации, предоставляемой всеми документными ресурсами.

В более ограниченном объеме схожую роль играют органы информации систе­мы. Они имеют дело с более узким кругом документов, характеризующихся актуализированностью содержания и специфичностью видов. На практике службы инфор­мации существуют и в составе библиотек, и параллельно с ними. В отдельных слу­чаях библиотеки включены а структуру инфоцентров.

Из принципа целесообразности вытекают остальные принципы формирования документных ресурсов.