Оформлення електронних документів.

За способом оформлення всі ділові папери можна умовно поділити на три категорії: а) документи, що пишуться від руки; б) документи, які друкуються на комп'ютері; в) готові бланки, до яких вписуються об'єктивні дані.

Від руки пишуть заяви, автобіографії, пояснювальні запис­ки, розписки, особисті доручення, деякі види звітів, оголо­шень. Вручну оформлюють чернетки списків, відгуків, рецен­зій, протоколів, службових листів, наукових праць, потім їх набирають на ЕОМ.

Заяви про прийняття на роботу або надання матеріальної допомоги, анкети, особові листки з обліку кадрів, довідки, контракти, трудові угоди, посвідчення про відрядження — це виготовлені друкарським способом бланки, до яких особа вно­сить об'єктивні дані вручну.

Переважна більшість документів обов'язково має бути оформлена за допомогою комп'ютера. Особливо це стосується організаційно-розпорядчих документів (вказівок, інструкцій, положень, постанов, наказів, статутів); також резюме, відгу­ків, рецензій, наукових праць; службових листів (зокрема тих, які надсилаються електронною поштою); протоколів і витягів із протоколів; документів, які містять табличні дані (накладні, таблиці, графіки); договорів, офіційних доручень.

Будь-який набраний на комп'ютері текст можна умовно на­звати документом. У діловодстві є певні правила оформлення документів, які необхідно виконувати, їх висунення поясню­ються не лише необхідністю виконувати вимоги встановленого порядку, а й тим, що виконання єдиних правил забезпечує юридичну силу документів і полегшує роботу з ними. Зрозумі­ло, що діловий папір без дати, підпису й інших реквізитів — це приватна записка, а не офіційний документ.

Для перевірки правильності встановлення полів документа, який оформлюємо на комп'ютері, або зміни їхніх розмірів, ви­бору формату паперу, необхідно скористатися командою Параметри страницы в меню Файл. Діалогове вікно Параметры страницы містять вкладки: Поля, Раз мер бумаги, Источ­ник бумаги, кожна з яких використовується для встановлення сталих параметрів.

Змініть установки полів за замовчуванням на потрібні, від­крийте вкладку Размер бумаги, клацнувши на її назві лівою кнопкою миші, на ній зазначено необхідний розмір паперу (за потреби внесіть зміни). Якщо документ уже містив текст, то він буде розміщений згідно з новими параметрами.

Необхідно звернути увагу на те, що встановлювати розмір сторінки і поля потрібно перед форматуванням тексту доку­мента. Адже після зміни параметрів сторінки тексту будуть розміщені згідно з новими установками, і час, витрачений на розміщення абзаців, буде втрачено.

Параметри сторінки досить установити один раз, після чого зберегти документ. Надалі при відкритті цього документа він буде завантажуватися з усіма особливостями свого формату­вання, незалежно від того, з яким документом ви працювали досі.

Існують і певні правила оформлення самого тексту, яких ба­жано дотримуватися, щоб документ мав прийнятний вигляд, його легко було читати, не було зайвих «пробілів» тощо. Зупи­німося на найголовніших.

1. При введенні тексту завжди треба ставити тільки один пробіл (клавішею Sрасе). Інакше будуть з'являтися надто ве­ликі інтервали, особливо під час установлення режиму вирів­нювання по ширині.

2. Не можна використовувати «незаповнений абзац» для
відокремлення наступного абзацу, це призведе до «негнучкого» форматування. Варто використовувати команду Абзац у
меню Формат, що відкриває діалогове вікно Абзац, у якому
необхідно встановити потрібні відступи й інтервали для цього
абзацу, а також його розміщення на сторінці; або команду Сти-
ли й форматирование у меню Формат.

3. Не потрібно використовувати знак табуляції (клавіша
Таb) або декілька пробілів (Sрасе) для визначення абзацного
відступу. Це також призведе до «негнучкого» форматування
(інколи текст із абзацними відступами, установленими в такий
спосіб, не придатний для форматування). Встановити відступи
можна за допомогою команд Абзац та Стили й форматирова­
ние у меню Формат або під час автоматичного форматування
тексту за допомогою команди Автоформат.

4. Необхідно обмежувати кількість виділень у тексті. Недо­
речна його насиченість різними шрифтами (Arial,, Тітеs Nеw
Rотап, Соиrіеr, Аtigиа), їх накресленнями (полужирный,
курсив) тощо, це робить документ важким для сприйняття.

5. Виділення схожих за змістом і логічним призначенням
елементів у межах одного документа варто визначати однаково.

Питання для самоперевірки:

1. Охарактеризувати текстові редактори і текстові процесори.

2. Дати опис вікна документа.

3. Які вимоги висуваються до оформлення електронних документів?

4. Які документи завжди пишуть від руки?