Тема: Табличний процесор. Аналіз даних у середовищі табличного процесора

Файл: команди для керування книгами, команди для форматування листів і команди для організації друку книг.

Правка: команди для редагування електронних таблиць.

Вид: команди для настройки інтерфейсу програми і команди для керування переглядом електронних таблиць.

Вставка: команди для вставки різних об'єктів.

Формат: команди для форматування електронних таблиць.

Сервис: команди для перевірки правопису, команди настройки інтерфейсу і параметрів програми, команди для автоматизації роботи з електронними таблицями та ін.

Данные: команди для сортування, фільтрації, пошуку табличних даних, формування зведених таблиць, консолідації табличних даних та ін.

Окно: команди для роботи з вікнами книг.

Справка: довідкова інформація про програму

При першому запуску у вікні програми Excel відображається лише дві панелі інструментів: Стандартная і Форматирование. Насправді Excel має близько 20 панелей інструментів, кожну з яких за необхідності можна підключити або відключити для підключення панелі інструментів слід вибрати її назву у підменю команди Вид ► Панели инструментов або в контекстному меню будь-якої з уже наявних на екрані панелей інструментів. Панель інструментів може бути зафіксована вздовж краю робочої області вікна програми (фіксований (закріплений)режим відображення) або розміщена у власному вікні поверх робочої області вікна програми (вільний (плаваючий) режим відображення). З вільними панелями інструментів можна виконувати операції переміщення, зміни розмірів, і закриття: для цього використовують стандартні способи (див. пі дрозд. 3.2.2). З фіксованими панелями інструментів можна виконувати тільки операцію переміщення за допомогою прийому "grap and drop" (якщо при переміщені панель інструментів опиниться в робочій області вікна програми, то вона стане вільною). Для відключення панелі інструментів слід вибрати її назву в підменю команди Вид ► Панели инструментов або у контекстному меню будь - якої уже з присутніх на екрані панелей інструментів. Вільну панель інструментів можна також відключити, натиснувши кнопку закриття в її заголовку.

Робоча область вікна програми Excel призначена для роботи з вікнами книг. У перших версіях Excel вікна книг відкривалися в одному вікні програми, а в останніх версіях (Excel 2000, 2002, 2003) для кожної книги відкривається окреме вікно програми. Способи роботи з вікнами книг відповідають основним принципам Windows (див. підрозд. 3. 2.2): допускається зміна представлення вікна книги, зміна положення на екрані, зміна розмірів, закриття вікна. Крім того, для роботи з вікнами книг можна використовувати команди меню Окно (в останніх версіях Excel цю операцію можна виконати також, натиснувши кнопку миші на відповідній кнопці панелі задач). Для циклічного переключення між вікнами книг використовують комбінації клавіш [Ctrl + F6] і [Shift +Ctrl + F6] (в останніх версіях Excel можна використовувати комбінацію клавіш [Alt + Tab]). Крім цього, меню Окно дає змогу створювати декілька вікон для однієї книги (команда меню Окно ► Новое), ділити вікна книг на чотири частини (команда меню Окно ► Разделить), впорядковувати вікна книг у робочій області вікна програми (команда меню Окно ► Расположить…), приховувати ы відображати вікна книг (відповідно команди меню Окно ► Скрыть і окно ► Отобразить…).

Область задач надає доступ до часто використовуваних інструментів Excel і становить "гібрид" панелі інструментів (оскільки з нею можна виконувати такі самі операції, як і з панелями інструментів) і діалогового вікна (оскільки вона містить такі елементи керування, які, зазвичай, розміщують у діалогових вікнах). Цей елемент з'явився в Excel 2002, у попередніх версіях його не було. Підключення області завдання виконується за допомогою команди меню Вид ► Область задач. Excel має декілька областей задач, для переключення між якими використовують кнопки ◄, ►, ▼ у заголовку області задач. Для відключення області задач слід вибрати команду меню Вид ► Область задач або натиснути на кнопку закриття в її заголовку.

У рядку стану вікна програми Excel може відображатися різна інформація залежно від дії користувача.

Механізм керування файлами (в Excel їх прийнято називати книгами) – відповідає основним Windows (див. підрозд. 3.3.4). Для створення книги слід вибрати команду меню Файл ► Создать… або натиснути кнопку Создать панелі інструментів Стандартная чи комбінацію клавіш [Ctrl + N]; для відкриття книги – вибрати команду меню Файл ► Открыть… або натиснути кнопку Открыть на панелі інструментів Стандартная чи комбінацію клавіш [ Ctrl + O]; для збереження книги під поточним іменем – вибрати команду меню Файл ► Сохранить або натиснути кнопку Сохранить панелі інструментів Стандартная чи комбінацію клавіш [Ctrl + S] або [Shift + F12]; для збереження книги під новим іменем – вибрати команду меню Файл ► Сохранить как… або натиснути клавішу [F12]; для закриття книги – натиснути кнопку закриття в заголовку вікна книги, або вибратикоманду меню Файл ► Закрыть чи натиснути комбінацію клавіш [Ctrl + F4].

При виконанні цих операцій в Excel мають такі особливості. Після запуску програми Excel нова книга з іменем Книга 1 створюється автоматично. Наступні створені в поточному сеансі роботи програми книги отримують імена Книга 2, Книга 3 і т. ін. Excel запам'ятовує послідовність відкриття книг і перераховує їх у нижній частині меню Файл. Для відкриття однієї з таких книг можна вибрати відповідну назву у цьому списку. Excel може автоматично зберігати книги. Для цього слід вибрати команду меню Сервис ► Параметры…; у діалоговому вікні Параметры перейти на вкладку Сохранение; у відповідному текстовому полі задати потрібний часовий інтервал; натиснути кнопку ОК. Перед збереженням книги можна також задати її властивості. Для цього слід вибрати команду меню Файл ► Свойства; у діалоговому вікні Свойства ввести потрібні дані; натиснути кнопку ОК. Excel дає можливість захистити книгу паролем, при цьому можна задати пароль на відкриття книги і пароль на дозвіл внесення змін у книгу. Для захисту книги слід викликати діалогове вікно Параметры; перейти на вкладку Безопасность; ввести потрібні паролі; натиснути кнопку ОК. Excel дає можливість зберегти у вигляді окремого файла з розширенням xlw інформацію про те, які книги відкриті та як вони розміщені на екрані (це може бути актуальним при регулярній роботі з одними і тими самими книгами). Для збереження робочої області використовують команду меню Файл ► Сохранить рабочую область… Книги, включені у файл робочої області, не можна видаляти і переміщувати, інакше Excel не зможе знайти їх при відкритті файла робочої області.

Кожна книга Excel складається з декількох електронних таблиць, які називають листами. Новостворені книги складаються з трьох листів, які мають імена Лист 1, Лист 2, Лист 3. За необхідності кількість листів у новоствореній книзі можна змінити: для цього слід викликати діалогове вікно Параметры; перейти на вкладку Общин; в текстовому полі Листов в новой книге: зазначити потрібну кількість листів; натиснути кнопку ОК.

Імена листів відображаються в нижній частині вікна книги на ярликах листів (див. рис. 5.1). Один з листів книги завжди є активним (виділеним), ім'я його ярлика має напівжирне накреслення. Для активізації (виділення) іншого листа слід натиснути на відповідному ярлику кнопкою миші. Для циклічного переключення між листами використовують комбінації клавіш [Ctrl + PgUp], [Ctrl + PgDn]. Якщо книга містить багато листів, то ярлик потрібного листа може не відображатись. У такому випадку слід скористатися кнопками прокручування листів або збільшити область відображення ярликів листів, перетягнувши в потрібний бік спеціальну кнопку, розміщену ліворуч від горизонтальної смуги прокручування.

З листами Excel можна виконувати такі операції: вставка, переміщення, копіювання, видалення, приховування, відображення.

Для вставки листа у книгу слід виділити лист, перед яким потрібно вставити новий лист, і вибрати або команду меню Вставка ► Лист,або команду Добавить… у контекстному меню ярлика виділеного листа, або натиснути комбінацію клавіш [Shift + F11].

Для перейменування листа його слід виділити; вибрати або команду меню Формат ► Лист ► Переименовать, або команду Переименовать у контекстному меню ярлика листа, або двічі натиснути на ярлику листа; ввести нове ім'я листа; натиснути клавішу [Enter].

Для переміщення (копіювання) листа в межах книги його слід виділити і за допомогою прийому "grap and drop" (для копіювання – при натиснутій клавіші [Ctrl]) перетягнути ярлик листа в потрібне місце області відображення ярликів листів. Для переміщення (копіювання) листа в іншу книгу слід відкрити книгу, лист якої потрібно (скопіювати), і книгу, в яку слід вставити лист;виділити потрібний лист; вибрати команду меню Правка ► Преместить/скопировать лист… або команду Преместить/скопировать… у контекстному меню ярлика листа; у діалоговому вікні Переместить или скопировать вибрати ім'я книги, в яку необхідно вставити лист, та ім'я листа, перед яким необхідно вставити; якщо виконується копіювання, включити перемикач Создать копию; натиснути кнопку ОК.

Для видалення листа його слід виділити і вибрати команду меню Правка ► Удалить лист або команду Удалить у контекстному меню листа; у діалоговому вікні із запитом на підтвердження видалення натиснути кнопку Удалить.

Для приховування листа його слід виділити і вибрати команду меню Формат ► Лист ►Скрыть.

Для відображення прихованого листа слід вибрати команду меню Формат ► Лист ► Отобразить…; у діалоговому вікні Вывод на экран скрытого листа вибрати ім'я потрібного листа; натиснути кнопку ОК. Excel допускає виконання зазначених операцій одразу над групою листів. Для групування суміжних листів слід натиснути кнопкою миші на ярлику першого потрібного листа, потім клавішу [Shift], не відпускаючи її натиснути кнопкою миші на ярлику останнього потрібного листа, відпустити клавішу [Shift]. Для групування несуміжних листів потрібно послідовно натискати кнопку миші на їхніх ярликах при натиснутій клавіші [Ctrl]. Після групування листів у заголовку вікна книги з'являється напис Группа. Для розгрупування листів слід натиснути кнопкою миші не ярлику будь-якого листа, що не увійшов у групу. Для групування всіх листів книги слід вибрати команду Выделить все листы у контекстному меню ярлика будь-якого листа, а для розгрупування – команду Разгуппировать листы у контекстному меню ярлика будь-якого листа.

Для завершення програми Excel слід натиснути кнопку закриття у заголовку вікна програми, вибрати або команду меню Файл ► Выход, або команду Закрыть у системному меню вікна програми, або двічі натиснути на значку системного меню вікна програми, або натиснути комбінацію клавіш [Alt + F4].

 

2. Кожен лист книги Excel складається з 256 стовпців і 65 536 рядків. Стовпці мають імена A, B, C,…, Z, AA, AB,…,AZ, BA, BB,…, IT, IU,IV, які зазначені у верхній частині вікна книги, а рядки – імена від 1 до 65 536, що зазначені у лівій частині вікна книги. На перетині стовпців і рядків знаходяться комірки, імена (адреси) яких складаються з імен відповідного стовпця і рядка. Комірку, в якій знаходиться курсор (в Excel він має вигляд чорної рамки), вважають активною (поточною). Ім'я поточної комірки відображається в рядку формул (розміщено у верхній частині вікна програми під панелями інструментів). Для активізації іншої комірки листа слід натиснути на ній кнопкою миші або скористатися для цього клавіатурою. Для активізації комірки можна також вибрати команду меню Правка ► Перейти… або натиснути комбінацію клавіш [Ctrl + G]; у діалоговому вікні Переход ввести адресу потрібної комірки, натиснути кнопку ОК.

 

Таблиця 5.1. Комбінації клавіш для переміщення курсору.

 

 

Комбінації клавіш	Переміщення курсору
[←], [→]	На одну комірку ліворуч, праворуч
[Tab], [Shift + Tab]	На одну комірку ліворуч, праворуч
[↑], [↓]	На одну комірку вгору, вниз
[Enter], [Shift + Enter]	На одну комірку вгору, вниз
[Home]	В першу комірку поточного рядка
[PgUp], [PgDn]	На один екран вгору, вниз
[Ctrl + ←, →]	В крайню комірку блока даних в напрямку стрілки
[Ctrl +↑, ↓]	В крайню комірку блока даних в напрямку стрілки
[Ctrl + Home]	В комірку А1
[Ctrl + End]	В нижню праву комірку блока даних
[Alt + PgUp, PgDn]	На один екран ліворуч, праворуч

 

 

Тема: Табличний процесор. Аналіз даних у середовищі табличного процесора

 

План

 

1. Призначення електронної таблиці.

2. Запуск програми. Вікно програми. Принципи роботи

3. Робота з базами даних

Основна література:

1. Я. М. Глинський. Інформатика, с. 146-151

Додаткова література:

2. Велєс Вонг. Office для Windows для «Чайников», с. 108-145

Ключові поняття та терміни:

 

þ Книга

þ Комірка

þ Помилки

þ Робочі листи

þ Табличний курсор

þ Табличний процесор

þ Типи даних

þ Формула

þ Функція

1. Призначення електронної таблиці.

 

У попередніх темах ви вивчали дві прикладні програми, призначені для опрацювання графічних і текстових даних. Існує ще один клас задач, які розв'язуються за допомогою прикладних комп'ютерних програм – опрацювання числових даних. Для розв'язання таких задач використовують табличні процесори.

Табличний процесор – це прикладна програма, яка призначена для опрацювання даних, поданих у таблицях. Таблиці, які опрацьовує табличний процесор, називаються електронними таблицями (ЕТ).

Кожна така таблиця є сукупністю стовпців та рядків, на перетині яких утворюються клітинки (чарунки). У клітинках можуть зберігатись числа, тексти і формули для їх опрацювання.

Підготовка й опрацювання даних за допомогою табличного процесора складається з певної послідовності дій. Спочатку електронну таблицю створюють і заповнюють. Потім її можна редагувати, форматувати. Для графічного представлення даних можна побудувати діаграми і графіки.

 

Ідея створення електронної таблиці виникла в 1979 p. y студента Гарвардського університету (СІЛА) Дена Брікліна та його друга Боба Френкстона (рис.).

Виконуючи громіздкі обчислення економічного характеру і записуючи все до бухгалтерської книги, вони вирішили автоматизувати таку роботу за допомогою комп'ютера. У результаті була розроблена перша програма з використанням електронних таблиць для комп'ютера Apple II,що дістала назву VisiCalc (англ. Visible Calculation - наочні обчислення). Основна ідея програми полягала в тому, щоб в одні клітинки таблиці записувати числа, а в інші - формули для обчислення з використанням цих чисел.

Ця ідея викликала появу цілого класу програм, які тепер прийнято називати табличними процесорами.

Концепція електронної таблиці, вперше реалізована в системі VisiCalc, була підхоплена низкою фірм, які впродовж кількох років випустили програми цього класу. Так з'явилися програми SuperCalc, Lotus 1-2-3, Multiplan. Табличні процесори стали одним із основних компонентів інтегрованих пакетів прикладних програм, таких як, на­приклад, Framework, Works та ін.

Широкого розповсюдження набув також табличний процесор Cale фірми Sun Microsystem у складі пакета StarOffice

Використання табличних процесорів значно підвищує продук­тивність праці під час обчислень. Вони дають змогу інженеру за лічені хвилини знайти міцність конструкції при зміні форми чи матеріалу одного з її елементів, банкіру - можливий прибуток при вкладанні капіталу в бізнес-проекти з різними відсотковими ставками й терміна­ми погашення кредитів, фізику - провести опрацювання даних фізич­ного експерименту, менеджеру - вести облік товарів у магазині тощо. Табличні процесори можуть бути корисними і вдома, наприклад, при складанні річного сімейного бюджету, заповненні податкової декла­рації, проведенні розрахунків за комунальні послуги та ін.

 

2. Запуск програми. Вікно програми. Принципи роботи

Для запуску програми Excel слід виконати команду Пуск/Програми/Microsoft Office Excel, після чого на екрані з'явиться вікно процесора Excel. У типовому варіанті вікно Excel має вигляд, наведений на мал.

Вікно містить ряд типових елементів.

Рядок заголовка 1 (верхній рядок вікна) містить назву програми Excel. Крайня ліва кнопка є кнопкою виклику управляючого меню. Праворуч розміщені відповідно кнопка згортання, відновлення та закриття вікна.

Рядок меню 2 розміщується під вікном заголовка і включає такі пункти: "Файл" — робота з файлами книг (створення, збереження, відкриття файлів, друкування файлів книг); "Правка" — редагування книг; "Вид" — перегляд книг; "Вставка" — вставка у аркуші книг малюнків, діаграм та інших типів даних; "Формат" — форматування книг (встановлення параметрів, форматів таблиць); "Сервис" — сервісні функції (встановлення параметрів настройки Excel); "Данные" — робота з базами даних; "Окно" — робота з вікнами книг; "?" — виклик довідкової інформації.

Кожний пункт меню має вертикальне підменю. Для відкриття меню слід натиснути клавішу [Alt] або [F10]. Після цього один з пунктів меню виділиться інверсним кольором. Для виділення потрібного пункту меню слід користу­ватися клавішами горизонтального переміщення курсора. Для відкриття пун­кту меню слід натиснути клавішу [Enter]. Відкрити меню зручніше за допомогою миші, встановивши курсор на потрібному пункті меню і натиснувши ліву кнопку.

В назві пунктів меню і підменю є підкреслена літера. Це дає можливість одразу вибрати пункт меню або підменю, натиснувши комбінацію клавіш [Alt — підкреслена літера меню — підкреслена літера підменю).

В підменю потрібний пункт меню може бути вибраний або за допомогою миші (встановити курсор миші на потрібний пункт і натиснути ліву кнопку), або за допомогою клавіатури (клавішами вертикального переміщення курсора вибрати потрібний пункт і натиснути клавішу [Enter]).

Деякі пункти підменю праворуч від назви пункту містять позначення комбінації клавіш. За допомогою цих комбінацій можна вибрати відповідний пункт підменю. При виборі пункту підменю в нижньому рядку екрана роз'яснюється його призначення.

Слід зазначити, що назви деяких пунктів підменю мають сірий колір. Це означає, що такі пункти в даний момент недоступні (наприклад, не можна редагувати таблицю, якщо вона не існує).

В Excel існує ще один спосіб виклику команд. Клацання правою кнопкою миші на виділеному об'єкті призводить до виведення на екран контекстного меню. Це меню містить команди, які можна застосувати до виділеного об'єкта.

Користувач має змогу відмітити останню введену команду, виконавши команду "Правка/Отменить";.

Панелі інструментів 3. Під рядком меню розміщуються звичайно панелі інструментів. Панелі інструментів — це рядок кнопок, при натискуванні на які виконується певна дія. Для натискування кнопки слід клацнути мишею по кнопці. При фіксації курсора миші на кнопці під нею з'являється назва. Ряд кнопок дублюють відповідні пункти меню. Однак користуватись кнопками панелі значно швидше і зручніше. Excel забезпечує користувача декількома панелями інструментів. Для вибору потрібної панелі слід скористатися командою Вид/Панель инструментов. При цьому на екрані з'явиться вікно діалогу Панель инструментов, у списку якого можна вибрати необхідні панелі. За замовчуван­ням Excel виводить на екран панелі інструментів Стандартная і Форматирование. Деякі панелі інструментів виводяться на екран автоматично при виконанні певних дій (так, наприклад, панель інструментів Диаграмма виво­диться при побудові діаграм).

Виведені на екран панелі можна перемістити типовим для середовища Windows способом.

Рядок формул 4. Під панеллю інструментів розміщується рядок формул. Призначення полів цього рядка буде розглянуто пізніше.

Рядок стану 7. Цей рядок розміщується у нижній частині вікна Excel. У цей рядок виводиться інформація про хід виконання деяких операцій.

Слід відзначити, що загальний вигляд вікна Excel і наявність деяких елементів залежать від параметрів, встановлених командами Сервис/Параметры і Вид.

Вкладка Вид вікна діалогу Параметри дозволяє встановити або відмінити індикацію рядка формул і рядка стану та ряд інших параметрів.

 

Вікно програми.

Основним об’єктом табличного процесора є книга.

 

Об'єкти табличного процесора:

Книга	Книга – це документи, що створюються у середовищі Excel. 1. Створення нової книги: 1.1. у меню Файл 1.2. на панелі інструментівСтандартная 1.3. на базі вже існуючої. Файл – Створити – З існуючої книги 1.4. Ctrl+N 2. Збереження книги: 2.1. у меню Файл 2.2. на панелі інструментівСтандартная 2.3. Ctrl+S 3. Захист книги: Інколи виникає потреба захистити від несанкціонованого редагування дані шляхом встановлення паролю. Сервис– Защита - Защитить книгу- робочої книги, або Защитить книгу и дать общий доступ-захистити робочу книгу з встановленням прав доступу для інших користувачів. При цьому відкривається вікно, в якому потрібно ввести і підтвердити пароль. Для того, щоб зняти встановлений захист, необхідно вибрати команду Снять защиту книги...з цього ж пункту меню.
Аркуш	Кожна книга складається з листів таких типів: робочі листи або просто листи; листи діаграм; листи макросів; листи модулів, написаних мовою Visual Basic; листи діалогу. У рамках даного розділу розглядаються тільки листи перших двох типів. Список листів 6 книги розміщується ліворуч у нижньому рядку вікна. Цей список містить імена (ярлики) листів. Якщо книга включає багато листів, то список можна гортати за допомогою кнопок прокрутки, які розміщені ліворуч від списку. За замовчуванням робочим листам присвоюється ім'я Лист..., а листам діаграм — ім'я Диаграмма.... Один із листів книги є активним (його ім'я виводиться інверсним кольором). Зміна кількості та послідовності листів ПКМ – Добавить/Удалить Правка – Переместить/Скопировать Перейменування листів. Імена, які Excel присвоює листам за замовчуван­ням, малоінформативні. Користувач може змінити ім'я активного листа, виконавши команду Формат/Лист/Переименовать або клацнувши правою кнопкою миші і вибравши команду Переименовать із контекстного меню. Встановлення параметрів сторінок. Для встановлення параметрів сторінки слід виконати команду Файл/Параметры страница. При цьому відкривається вікно діалогу, яке має ряд вкладок. Вкладка Страница дозволяє встановити розміри паперу, орієнтацію сторі­нок: книжна (вертикальна) або альбомна (горизонтальна), масштаб сторінок, які друкуються, номер першої сторінки. Вкладка Колонтитулы дозволяє вибрати верхній і нижній колонтитули зі списку. Колонтитул — це інформація, яка виводиться над або під текстом сторінки. Якщо ні один з колонтитулів, що є у списку, не підходить, то можна створити власний, натиснувши кнопку Создать верхний колонтитул або кнопку Создать нижний колонтитул. При цьому відкривається відповідне діалогове вікно колонтитула, у якому можна вказати текст для полів. Вікно має ряд кнопок, за допомогою яких в позицію курсора можна внести варіант шрифта, номер сторінки, загальну кількість сторінок для друку, поточну дату, поточний час, ім'я файла книги, ім'я листа (перелік параметрів відповідає розташуванню кнопок зліва направо). Вкладка Лист дозволяє задати друкування у режимі чернетки, задати чи відмінити виведення сітки таблиці. Листи, які друкуються, часто мають заголовки колонок і рядків. Якщо лист розбивається на декілька сторінок, то друга і наступні сторінки не будуть мати заголовків. Для того щоб друкувати заголовок на всіх сторінках, слід у вкладці Лист у полях Заголовки строк и столбцов поставити прапорець. Попередній перегляд. При попередньому перегляді Excel видає на екран зображення листів у тому вигляді, в якому вони будуть друкуватись на папері. Для переходу в режим перегляду слід виконати команду Файл/Предварительный просмотр або натиснути кнопку Просмотр у діалоговому вікні Печать. При цьому відкривається вікно діалогу Предварительный просмотр Поділ листів на сторінки. Excel автоматично розділяє лист на сторінки по вертикалі та горизонталі, якщо встановлено прапорець Разметка страницы на вкладці Вид. Для встановлення горизонтального поділу слід перемістити табличний курсор у чарунку, з якої буде починатись нова сторінка (ця чарунка має знаходитися у колонці А) і виконати команду Вставка/Разрыв страницы Закріплення заголовків рядків і колонок. Робочі листи часто мають заголовки колонок і рядків. При прокручуванні таблиці ці заголовки можуть зникнути з екрана. Для закріплення колонки чи рядка слід перемістити табличний курсор під рядок і праворуч від колонки, яку потрібно закріпити, і виконати команду Окно/Фиксировать. Захист листів.
Діаграма	В табличному процесорі Ехсеl, як і в будь-яких інших програмах, для роботи з електронними таблицями, результати обчислень можна представляти як в звичайному числовому вигляді, так і в графічному. Таке наочне представлення числових даних значно краще сприймається людиною. Крім цього, за допомогою діаграми легше оцінювати та обґрунтовувати результати обчислень. Для створення діаграм у табличному процесорі Ехсеl використовується Мастер диаграмм, який можна викликати одним із таких засобів: 1) меню Вставка— > команда Диаграмма; 2) клацнути по кнопці Мастера диаграмм. Майстер діагрампослідовно видає 4 вікна, відповідаючи на питання яких, користувач може швидко підібрати й побудувати наочну графічну інтерпретацію своїх даних. Перехід до наступного (попереднього) вікна Майстра діаграм - кнопки Далее (Назад). В першому вікні клацанням вибирається тип діаграми з запропонованого набору й вид із зазначеного типу Майстру діаграм необхідно зазначити діапазони даних, по яких варто виконати побудову діаграм. Для цього потрібно виділити відповідні інтервали чарунок. Якщо необхідні декілька не суміжних інтервалів, то при виділенні варто утримувати натиснутою клавішу [Ctrl]. Дану операцію можна виконати до виклику Майстра діаграм або в другому вікні Майстра. Діапазони даних можна також набрати вручну. У третьому вікні користувач одержує зразок діаграми і може змінити її вигляд за рахунок рядків і стовпчиків, що виділяються на легенду (на позначення). Якщо діаграма Вас не влаштовує, то ви можете повернутися в будь-яке попереднє вікно Майстра і змінити свій вибір. Тут же вносяться підписи - назва діаграми, осей. Четверте вікно - вибір місця розташування діаграми робочий лист або лист діаграм. При виборі розміщення на наявному листі діаграма з'являється в центрі екрана й її можна рухати й змінювати розміри. Для цього варто виділити діаграму, клацнувши в області діаграми, після чого навколо неї з'явиться чотирикутник із восьма чорними квадратиками по периметр)'. При розміщенні покажчика миші на такий квадратик він набуває форми двуспрямованої стрілки, далі слідує, утримуючи патиспутою ліву кнопку миші, переміщати її в потрібному напрямку, збільшуючи або зменшуючи діаграму. Якщо ж покажчик миші просто помістити усередину великого квадрата, то біля покажчика з'явиться великий хрест із стрілочок. У цьому випадку переміщення миші при натиснутій лівій кнопці змінює місце положення діаграми на листі. Зняти виділення діаграми - клацнути за межами контуру діаграми, що обрамовує, і останній зникне. Редагування діаграми виконується шляхом виклику контекстного меню при клацанні по частини малюнка, редагується.
Рядок	Робочі листи — це електронні таблиці, що складаються з стовпців і рядків. Рядки позначаються зверху вниз цифрами від 1 до 65535. Виділення рядка здійснюється вибором імені рядка Вставка рядка: ПКМ – Добавить ячейки; Вставка – Ячейки/Строки Видалення рядка: ПКМ – Удалить Зміна розмірів: перетягування меж між іменами; Формат – Строка – Высота/Автоподбор
Стовпець	Стовпці позна­чаються зліва направо літерами: перші 26 — літерами А... Z, наступні 26 — літерами AA—AZ і так далі до останньої, 255 колонки, яка позначається літерами IV. Виділення стовпця здійснюється вибором імені рядка Вставка стовпця: ПКМ – Добавить ячейки; Вставка – Ячейки/Столбцы Видалення стовпця: ПКМ – Удалить Зміна розмірів перетягування меж між іменами; Формат – Столбец – Ширина/Автоподбор
Клітинка	На перетині колонки і рядка розміщуються чарунки. Позначення (адреса) чарунок скла­дається з позначення колонки та рядка. Одна з чарунок таблиці виділена темною прямокутною рамкою. Це так званий табличний курсор. Колонку, рядок і чарунку, в якій знаходиться табличний курсор, називають відповідно активною колонкою, активним ряд­ком і активною чарункою. Адреса активної чарунки виводиться у лівій частині рядка формул. Ім'я клітинки Для введення або редагування даних у яку-небудь чарунку таблиці слід зробити цю чарунку активною. Це можна зробити двома способами: задати адресу клітинки в полі Имя або встановити вказівник миші на потрібну клітинку. Клітинці можна надати імя, наприклад "Курс_гривні". Для цього слід зробити клітинку поточною, Вставка – Имя – Присвоить і ввести імя клітинки. Увага в імені клітинки не можна використовуватипропуски Відновити попередній вигляд чарунок можна також командою Правка/Отменить, але це потрібно зробити до подачі інших команд.

Виділення діапазону чарунок. Більшість команд Excel оперують з актив­ною чарункою або виділеним діапазоном чарунок.

Для виділення суміжного діапазону чарунок (чарунки складають єдиний прямокутник) слід клацнути курсором по одній з кутових чарунок діапазону і протягнути курсор при натиснутій лівій кнопці миші по решті чарунок діапазону, підсвічуючи їх. Коли курсор доходить до кінця вікна, лист починає прокручуватись.

При використанні клавіатури для виділення діапазону слід, утримуючи клавішу [Shift], клавішами переміщення курсора виділити потрібний діапазон.

Для виділення несуміжного діапазону чарунок слід, утримуючи натиснутою клавішу [Ctrl], пересувати курсор миші по чарунках, які потрібно виді­лити.

Уведення даних у комірку

У клітинку ЕТ можна вводити дані 3 типів: числа, тексти і формули. Для цього потрібно зробити одну із комірок робочого листа поточною і почати вводити туди дані. При введенні дані відображаються у Рядку формул,сюди теж можна вводити дані.

Типи даних. Кожне число в таблиці можна подати в різному форматі (із різною кількістю десяткових позицій, незначущіх нулів та ін.).

Для зміни формату вмісту вічка необхідно:

1. Виділити потрібні вічка;

2. Вибрати команду Ячейки меню Формат;

3. Вибрати укладку Число;

4. У переліку Числовые форматы вибрати тип формату вмісту комірки (Числовой, Процентный, Денежный, Дата, Время, Логический тощо), а в полях праворуч параметри формату;

5. У полі Образец буде відображатися приклад вмісту вічка в обраному форматі;

6. Натиснути ОК.

В закладці Число можна встановити формат числових даних, що містяться в комірках. При цьому в розділі Числовие формати можна вибрати один з дванадцяти допустимих форматів:

• Общий - звичайний формат натуральних чисел (приймається за замовчуванням);

• Числовой - формат дійсних чисел (десяткових дробів). При цьому в полі Число десятичных знаков потрібно задати кількість символів після коми, до яких буде заокруглюватись дробова частина чисел в комірках. Якщо відмітити опцію Розподільник груп розрядів,то при введенні великих чисел (більших від тисячі) відбувається групування цифр у групи. В розділі Отрицательные числа слід вибрати формат від'ємних чисел;

• Денежный - формат грошових одиниць. При цьому в полі Число десятичных знаков потрібно задати кількість символів після коми для дробової частини чисел. У випадаючому списку Обозначение слід вказати символ, що буде позначати грошові одиниці. Тоді в розділі Отрицательные числа потрібно встановити формат від'ємних грошових одиниць;

• Финансовый - формат фінансових одиниць. Для даного формату потрібно вказати такі ж параметри, як і для попереднього, але в ньому відсутній розділ Отрицательные числа;

• Дата - формат даних типу дата. При цьому в розділі Тип слід вибрати відповідний тип формату дати;

• Время - формат одиниць часу. При цьому в розділі Тип слід вибрати відповідний тип формату одиниць часу;

• Процентный - процентний формат чисел. Параметри налаштування даного формату

складаються лише з одного поля Число десятичных знаков,призначення якого аналогічне до призначення попередніх форматів;

• Дробный - формат звичайних дробів. При цьому в розділі Тип потрібно вибрати

тип формату дробу;

• Экспотенциальный - науковий (експотенціальний) формат чисел. Призначення поля Число десятичных знаков аналогічне до попередніх типів формату;

• Текстовой - текстовий формат. Перетворює число в комірці в текстовий формат;

• Дополнительный - спеціальні формати чисел, наприклад, телефонні номери, поштові індекси і т.д. При цьому в розділі Тип потрібно вибрати відповідний тип спеціального формату;

• Все форматы - формат створений користувачем. Для цього в списку Тип потрібно

вибрати формат, який найбільше відповідає потрібному формату користувача, а тоді - в полі зверху відредагувати його шаблон. Для задання користувацького формату використовуються спеціальні шаблони, що представлені в таблиці

Шаблони для задання форматів числових даних в комірках Призначення

? - заміняє будь-яку цифру, в тому числі 0. Незначущі нулі заміняються пробілами

/ - розділяє чисельник і знаменник. Використовується для дробів

0 - заміняє будь-яку цифру, в тому числі 0. Незначущі нулі не знищуються. Десяткові дроби заокруглюються до стількох знаків після коми, скільки в форматі нулів

# - аналогічно до попереднього, але коли число не введене, то в комірці нічого не відображається

пропуск - використовується для розділення груп цифр у великих числах (більших 1000)

, (кома) - використовується для розділення цілої та дробової частини

% - множить число на 100 і представляє як проценти

@ - використовується як код формату, що вказує де повинен з'явитись текст

Пошук та заміна інформації в комірках

Для того, щоб знайти потрібну інформацію в комірках таблиці, потрібно в пункті меню Правка вибрати команду Найти,або натиснути комбінацію клавіш Ctrl + F. При цьому відкривається вікно, де в полі вказати потрібну нам інформацію. При цьому можна скористатись шаблонами “*” та "?", які замінюють невідомі символи в тексті ("?" заміняє лише один символ).

У випадаючому списку Просматривать потрібно вказати напрямок пошуку: строкам) - по рядках або по колонках таблиці. Тоді, у випадаючому списку потрібно вказати ділянку
пошуку інформації: шукати в формулах, за значеннями, щозберігаються в комірках або серед приміток до комірок.

Крім цього у вікні є дві додаткові опції:

Учитывать регистр - розрізняти великі і малі літери в потрібному тексті;

Ячейка целиком - коли потрібно, щоб у комірці було лише значення, вказане в полі і ніякої іншої інформації.

Вказавши всі необхідні параметри пошуку у вікні Найти,потрібно натиснути командну кнопку Найти далее,для того, щоб розпочати пошук. Якщо потрібно повторити операцію останнього пошуку, то можна скористатись функціональною клавішею F4.

У вікні Найти є також командна кнопка Заменить,яка перетворює дане вікно у вікно заміни знайденої інформації на іншу. Дане вікно можна також викликати командою Заменить з пункту меню Правка.

Вікно Заменить відрізняється від попереднього наявністю поля Заменить на,де слід вказати текст, на який замінюється знайдена інформація. Вказавши параметри для пошуку та заміни, потрібно натиснути кнопку Найти далее. Курсор потрапляє на перше входження потрібного тексту в електронну таблицю. Якщо користувачу потрібно замінити цей текст, то слід натиснути кнопку Заменить. В іншому випадку - натиснути кнопку Найти далее для пошуку наступного входження тексту. Кнопка Заменить все дозволяє замінити даний текст по всій електронній таблиці.

Копіювання даних

- Використання маркера заповнення

У правому нижньому кутку поточної комірки знаходиться маркер заповнення

 

- Операції автозаповнення та автоповтору

Ехсеl дає можливість швидкого дублювання значення, введеного в одну із сусідніх комірок. Цю операцію ще називають автоповторенням. Найпростіше її виконати за допомогою миші та спеціального мітчика автоповторення, який знаходиться в правому нижньому куті рамки основного курсору (активної комірки). Він має форму чорного квадрату.

Для автоматичного заповнення діапазону комірок з допомогою меню, потрібно ввести значення в одну з цих комірок, а тоді виділити весь діапазон. Тоді в пункті меню Правка вибрати підпункт Заполнить,а вньому команду, яка буде вказувати напрямок заповнення:

• Вниз - скопіювати значення, яке знаходиться в першій комірці виділеного діапазону в сусідні - вниз від неї. Можна також скористатись комбінацією клавіш Ctrl + D;

• Вправо - скопіювати значення, яке знаходиться в першій комірці виділеного діапазону в сусідні - вправо від неї. Можна також скористатись комбінацією клавіш Ctrl + R;

• Вверх - скопіювати значення, яке знаходиться в останній комірці виділеного діапазону в сусідні - вверх;

• Влево - скопіювати значення, яке знаходиться в останній комірці виділеного діапазону в сусідні - вліво від неї.

Операцію автоповторення можна використати також для копіювання вмісту цілих аркушів. Для цього слід виділити аркуш, з якого потрібно скопіювати інформацію та всі аркуші, куди її слід копіювати. Тоді в пункті меню Правка вибрати підпункт Заполнить,а в ньому - команду По листам... Відкривається вікно, де слід вказати, що саме копіювати на інші аркуші: только содержимое - лише дані з комірок, только формат - формат комірок, полностью - дані та формат комірок.

В підпункт Заполнить присутня також команда Вьіровнять яка дозволяє текстову інформацію, яка створена за допомогою автоповторення, розмістити так, щоб вона повністю займала комірки по їх ширині.

 

В Ехсеl є дуже схожа на автоповторення операція автозаповнення. Але, на відміну від попередньої, автозаповнення здійснює заповнення діапазону комірок не копією вмістимого першої комірки, а різними значеннями, які відповідають певному ряду або належать до відповідного списку. Це дозволяє значно автоматизувати та пришвидшити процес введення інформації в комірки, якщо правила її змінювання підпорядковуються певній закономірності.

Для заповнення діапазону комірок певним рядом чисел або списком за допомогою миші потрібно в перші 2-4 комірки ввести початкові значення ряду. Причому, кількість комірок, в які потрібно вводити значення, залежить від складності закону за яким ці значення змінюються (для стандартних списків цю кількість можна обмежити лише двома комірками). Після цього слід виділити комірки, в які введено перші значення ряду або списку, яким потрібно заповнити діапазон. Тоді встановити курсор миші на мітчик автозаповнення, натиснути ліву клавішу і перетягнути курсор на весь діапазон потрібних комірок.

Операцію автозаповнення можна також виконати за допомогою головного меню. Для цього слід ввести початкове значення ряду чисел або списку, помістити в цю комірку основний курсор, а тоді в пункті меню Правка вибрати підпункт Заполнить,а в ньому команду Прогрессия... При цьому відкривається однойменне вікно, де в розділі Расположение слід вказати напрямок здійснення процесу автозаповнення комірок: по строкам - в даному рядку вправо або по колонкам -в даній колонці вниз від активної комірки. В розділі Тип слід вказати тип прогресії для заповнюваних комірок:

• арифметическая - арифметична прогресія, тобто наступне значення елементу утворюється шляхом додавання до значення в попередній комірці кроку;

• геометрическая - геометрична прогресія, тобто наступне значення елементу утворюється шляхом множення значення в попередній комірці на величину кроку;

• даты - заповнення комірок значеннями дати. При цьому в розділі Единицы потрібно вказати тип дат, якими слід заповнювати комірки: день -днями тижня, рабочий день - робочими днями тижня, месяц - місяцями, год - роками;

• автозаполнение - заповнення комірок на основі елементів списку, створеного користувачем.

Якщо вибрано арифметичну або геометричну прогресію, то в полі Шаг потрібно вказати значення кроку зміни елементів прогресії, але, якщо відмітити опцію Автоматическое определение шага,то крок зміни встановлюється автоматично за числовим значенням в першій та останній комірках діапазону. Значення останньої комірки діапазону вказується в полі Предельное значение. Якщо дане поле залишити порожнім, то кінцеве значення встановлюється автоматично по останній виділеній комірці діапазону (потрібно, щоб був виділений діапазон комірок).

- Списки користувача

Щоб створити користувальні списки для операції автозаповнення, потрібно в пункті головного меню Сервис вибрати команду Параметры. При цьому відкривається однойменне вікно, де слід вибрати закладку Списки. В даній закладці є два розділи: Списки - перераховуються всі списки, створені користувачем та Элементы списка - вміст елементів виділеного списку.

Для створення нового списку потрібно вибрати новый список в розділі Списки. В результаті чого в розділі Элемент списка з'явиться курсор, що дозволяє вводити туди елементи списку, які розділяються між собою комою. Завершивши введення елементів списку, потрібно натиснути кнопку Добавить,а тоді Ок.

 

Форматуванням чарунки називають встановлення вигляду відображення вмісту чарунки. Для форматування чарунки або виділеного діапазону чарунок використовують команду Формат або кнопки панелі інструментів Форматирование.

Поняття формату включає такі параметри: шрифт (тип, розмір, накреслен­ня, колір); формат чисел; спосіб вирівнювання; розміри (ширина і висота) чарунок; обрамлення чарунок; візерунок фону.

Автоформат. Excel може автоматично встановити найдоцільніший формат для активної чарунки або виділеного діапазону. Для цього слід виконати команду Формат/Автоформат. У діалоговому вікні Автоформат у списку форматів можна вибрати потрібний формат і Excel відформатує виділений діапазон у відповідності з цим форматом. Користувач не може встановити свої власні формати, але він може внести зміни у вибраний формат, виділених колонок і висоту виділених рядків. Зручніше змінювати розміри колонок і рядків за допомогою миші. Для цього слід встановити курсор миші на праву межу колонки (на нижню межу рядка) і перемістити мишу до потрібних розмірів при натиснутій лівій кнопці. Якщо двічі клацнути по правій межі колонки (нижній межі рядка), то Excel автоматично встановить потрібні розміри залежно від розмірів даних у чарунках цієї колонки (рядка).

 

Формула — це сукупність операндів, з'єднаних між собою знаками операцій і круглих дужок. Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса чарунки (посилання на чарунку), функція.

У формулах розрізняються ариф­метичні операції і операції відношень. Excel допускає: арифметичні операції + — додавання, - — віднімання, * — множення, / — ділення, ^ — піднесення до степеня; операції відношень > — більше, < — менше, = — дорівнює, <= — менше або дорівнює, >= — більше або дорівнює, <> — не дорівнює.

Арифметичні операції і операції відношень виконуються над числовими операндами. Над текстовими операндами виконується єдина операція & (амперсанд - зчеплення), яка до тексту першого операнда приєднує текст другого операнда. Текстові конс­танти у формулі обмежуються подвійними лапками. При обчисленні формули спочатку виконуються операції у круглих дужках, потім арифметичні опера­ції, за ними — операції відношень.

Уведення формул подібне до уведення текстів. Якщо вмістом клітинки є формула, то в клітинці, за замовчуванням, відображається її результат, а сама формула відображається у Рядку формул. Введення формули починається із знаку дорівнює. Закінчується натисканням клавіші Enter.

Якщо при обчисленны потрібно використати дані з відповідних клітинок, тоді у формулу записують їхні адреси або імена, які називаються посиланнями. Наприклад: =А7*С9.

Для посилання на клітинки іншого аркуша тієї самої книги потрібно на початку вказати ім'я аркуша зі знаком оклику. Наприклад, =Аркуш1!А1-В25

Якщо вмістом комірки є формула, то при копіюванні цієї клітинки в інші у формулі відбувається атоматична зміна посилань – модифікація формули.

Як уже зазанчалось, при копіюванні формул посилання в них модифікуюця. Такі посилання називаються відносними.

Посилання на комірки бувають трьох типів: