Документные потоки и массивы как системные объекты.Документные потоки и массивы -- это сложные явления и определить их сущность непосредственно, т.е. путем практического обследования, очень тяжело. Рациональный путь изучения сложных явлений - последовательный раздел их на элементы, установление связей между ними и функций каждого элемента. Такое структурирование явлений возможно благодаря применению системного подхода. Обособление любой системы из внешней среды возможное лишь теоретически, т.е. условно, поскольку фактически система не может существовать изолировано от внешней среды. Основные признаки системы - элемент, структура, связь, функция. Согласно теории системного подхода любая система конструируется из ограниченного количества элементов, что связанные между собой целью функционирования. Простая система - это совокупность однородных элементов, которые выполняют. необходимую для существования системы функцию. Если в системе несколько таких совокупностей, то каждая из них приобретает ранг подсистемы, а вся система становится сложной. На общетеоретическом уровне ДП и М - это сложные благоустроенные системы, основные компоненты которых занимают обозначенное положение и играют определенную роль. Понятие "система" - относительное, как и понятие "элемент". В зависимости от цели и масштабов рассмотрения отдельный элемент может стать подсистемой или самостоятельной системой со своими элементами и связями, а система, которая изучается, может рассматриваться как часть более большой - макросистемы. Например, документ как система - это единство материального носителя и информации, но на другом уровне системного рассмотрения документ сам становится элементом более общей системы - документного потока или массива. Поэтому при применении системного подхода всегда важно установить границы системы, которая изучается, т.е. определить, подсистемой какой более общей системы она есть, как взаимодействует с внешней средой. Система образовывается тогда, когда между элементами возникают связи. Они создают структуру системы, обеспечивают ее целостность. В ДП и М как системных объектах связи характеризуются многоаспектностью: есть элементарные связи между документами (как содержательные,, так и формальные - языковые, хронологические, издательские, территориальные и др.); связи между группами документов, которые позволяют структурировать и упорядочивать документные потоки и массивы (например, отделять потоки и массивы периодических изданий, патентной документации, деловых документов, технической литературы и т.п.); связи между документными потоками и массивами и внешней средой. По направлению различают прямую и обратную связи. ДП и М возникают в процессе установления прямых и обратных связей между создателями и пользователями документов. Совокупность запросов на документированную информацию стимулирует создание новых документов, которые доставленные к пользователям и освоенные ими и в свою очередь приводят к возникновению нового знания, которое снова фиксируется и распространяется при помощи документов. Графически это может быть изображено так: создатели документов – ДМ, ДФ – пользователи документов (прямая); Обратная потребность в новых документах, запросы на них. Любая система выделяется во внешней среде для выполнения конкретной функции. Функционирование осуществляется для достижение конкретной цели, это делает систему целесообразной. Каждый структурный компонент системы выполняет свою собственную функцию. Функции развиваются на линиях связей между компонентами системы. Так, ДП выполняет функцию движения документов в обществе, обеспечивает возможность их распространения, пополнение и обновление документных массивов, а функция ДМ - кумулирование, упорядочение документов, обеспечение возможности их хранение и использование потребителями. Внешняя среда влияет на ДП и М как систему непосредственно или опосредованно, обнаруживает себя через такие основные факторы: • экономический - уровень и структура доходов населения страны, темпы инфляции, объем бюджетных ассигнований на функционирование документно-коммуникационной сферы, безроаботица и др.; • политико-правовой - влияние господствующего политического режима, официальной идеологии, принятых законов и степень их выполнения, положение относительно соблюдения прав человека; • научно-технический - этап в развитии научно-технического прогресса, технологии, которые используются, уровень компьютеризации и др.; • социокультурный - привычки, традиции, господствующая форма религии, национальная психология, менталитет, грамотность населения; • демографический - густота населения, динамика рождения и смертности, продолжительность жизни, миграционные процессы и др.; • природно-экологический - размеры территории страны, климат, запасы полезных ископаемых, особенности экологической ситуации и др. Внешняя среда прямого влияния - это государственные органы, производители, распространители и пользователи документов, источники финансирования процессов создания, распространение, кумулирования документов в обществе. Внешняя среда косвенного влияния - это уровень развития технологий, состояние экономики, политические и социокультурные факторы, факторы международной среды. Например, анализ данных научно-статистического справочника "Пресса Украинской ССР: 1918 - 1973 гг." свидетельствует о влиянии на развитие ДП и М социально-политических факторов. В годы Второй Мировой войны ДП книг и брошюр УССР уменьшилось по объему в 5 раз, а в отдельные года составлял лишь 3 - 4 % от довоенных лет. В периоды политической стабильности ДП неуклонно возрастал - в 1970-те года среднегодовой объем ДП книг и брошюр вдвое превышал аналогичные показатели 1950-х лет. Относительно ДП печатных произведений изобразительного искусства - его среднегодовой объем в 1970-те года сравнительно с 1950-мы годами увеличился втрое. Ныне в Украине, в связи с экономической нестабильностью, количественные показатели годового объема ДП книг и брошюр по названиям и тиражам находятся на уровне1928 - 1929 гг. Но с провозглашением Украиной суверенитета количество общегосударственных газет в период с 1994 по 1996 гг. выросло в 4 раза. Коммерциализация общества наглядно проявилась в развитии ДП рекламно-информационных газет - за период с 1992 по 1996 года их ДП возрос в 39 раз. Одновременно ДП частных газет развивается не стабильно - в 1992 г. выходило 309 названий, а в 1996 - 136. Эти данные свидетельствуют о системном характере ДП и М, которые действительно имеют прямую и обратную связи с внешней средой, которые непосредственно или опосредованно влияют на их развитие. 3. Признака, свойства, параметры и функции документних потоков и массивов. Документе потоки и массивы выделяются в самостоятельные явления системы документных коммуникаций благодаря наличию собственных признаков и свойств. Признаки отображают внешние стороны явления, а свойства отображают внутренние его особенности и отличные качества. Поскольку документные потоки и массивы - это составляющие одной системы, основным элементом которой является документ, они кроме отличных имеют общие признаки и свойства, которые воссоздают характерные особенности функционирования документов в обществе. Общие признаки документных потоков и массивов: ■ множественность документов, из которых составляется ДП и М; ■ целесообразность функционирования ДП и М, направленность их формирования на достижение конечной цели, на обеспечение функционирования ДК, управление, обмен документированной информацией, создание оптимальной системы ДР; ■ постоянное воспроизведение ДП и М в процессе социально-комуникативной деятельности. Отличительными признаками потока, которые отличают его от массива, являются:: ■ динамичность как способ существования потока, который постоянно перемещает документы от создателей документированой информации к ее потребителям; ■ неупорядоченность документов в потоке, который лишь перемещает их по коммуникационным каналам и по состоянию своей организации, как обычно, не приспособленный для непосредственного использования в нем информационной составляющей документов потребителями. ДМ, наоборот, относительно статические, более упорядоченные, создаются через отбор, поскольку формируются согласно конкретному назначению, имеют профиль и совокупность специфических признаков документов, которые ограничивают формирование массива. Например, ДМ книготорговой организации, ДМ местного отделения Укрдруку, массив документов отдела комплектования научной библиотеки, который без предыдущего его освоения методами аналитик-синтетической обработки не может стать частью фонда и др. Различают атрибутивные и прагматические свойства ДП и М. Атрибутивные — это необходимые, существенные свойства, без которых явление не существует. Прагматические - это свойства, которые оказываются в процессе использования ДП и М. К атрибутивным свойствам, общим для ДП и М, принадлежат: целостность, целеустремленность, дискретность, информативность. Целостность обеспечивается наличием внутренних связей между документами потока или массива. Все документы взаимосвязаны между собой по одному или нескольким признакам: тематикой, языком издания, местом происхождения, целевым назначением, формой носителя или средством документирования информации и др. Внутреннее единство элементов системы ДК, когда один, документ дополняет другой, обеспечивает продолжительность функционирования и постоянный рост значимости ДП и М в обществе. Система сохраняет свою целостность, пока есть цель ее функционирования и элементы, которые входят в систему, взаимодополняют друг друга. Т.е. целостность ДП и М как системы обеспечивается наличием тесных взаимосвязей между создателями и пользователями документов. Целеустремленность системы обеспечивается наличием цели - пока у общества будет потребность в коммуникации на основе документированной информации, будут функционировать ДП и М. Дискретность (от лат. сііясгеіиз - разделенный, прерывчатый) проявляется в том, что ДП и М состоят из отдельных самостоятельных документов, которые могут быть отмежеваны один от другого в пространстве и времени. Это обусловлено тем, что каждый документ потока или массива остается неизменным по смыслу и сохраняет и распространяет лишь определенное количество сведений об объекте. Для доведения к пользователям новой информации создаются другие документы, которые постоянно пополняют документные потоки, а через них - массивы. Неотъемлемой составляющей любого документа есть информация, которая имеет ценность и предназначенная для хранения и распространения, поэтому важным свойством документных потоков и массивов является информативность. Она оказывается в том, что ДІІ и М содержат сведения из всех сфер человеческой деятельности на всей территории планеты во все времена. Документным потокам присущи специфические атрибутивные свойства: транзитивность - прохождение через промежуточные документные системы; бесконечность — постоянное продуцирование обществом новых документов и их движение во времени и пространстве; нестабильность — постоянное изменение количественного объема, темпов роста, типо-видовой, жанровой, языковой структуры и других характеристик ДП. Прагматические свойства ДП и М - это стохастич-ность, управляемость, открытость, организованность, синергичность. Стохастичность (вероятность) формирования ДП и М заключается в том, что невозможно с абсолютной точностью рассчитать их пополнение, предусмотреть степень ценности и использование отдельных документов. Это предопределяет необходимость широкого внедрения разнообразных методов изучения ДП и М, прогнозирование их развития в обществе. Управляемость как свойство ДП и М раскрывается в двух аспектах: в способности потоков и массивов быть управляемыми, в способности управлять общественной деятельностью. Объем, состав, структура ДП и М изменяются под влиянием внешней и внутренней среды и, в свою очередь, влияют на них через удовлетворение и формирование информационных потребностей пользователей. Открытость ДП и М проявляется в их постепенном развитии и универсальности относительно информационной и материальной составляющей документов, их форм, носителей и средств документирования. Ныне в обществе используют различные виды документов: рукописные и электронные, опубликованные и те, что не публикуют, бумажные, пленочные и др., которые охватывают по смыслу весь універсум знаний человечества. Системным объектам присуща организованность, наличие иерархической структуры, соотношение отдельных элементов, расположение их один к одному согласно заданным параметрам или схеме упорядочения. Например, по уровню функционирования различают международные, межотраслевые, межличностные ДП, по направлению - входящие, исходящие, внутренние и др. Синергетичность ДП и М заключается в том, что увеличение общей эффективности системы достигается слаженным функционированием отдельных ее элементов. Так, сформировать качественный ДМ книжного магазина невозможно без систематического пополнения его новыми документами, которые постоянно возникают в ДП. Необходимость повышения эффективности функционирования документних коммуникаций как на локальном, так и на общегосударственном уровнях нуждается в организационно-технической консолидации специализированных документних учреждений, которые заняты созданием, распространением, кумулированием документов. Если характеристики ДП и М подвергаются измерению, они получают статус параметров. Основные параметры ДП и М: содержание и функциональная принадлежность отвечают целевому назначению документов, которые составляют поток или массив; структура, которая имеет признаки, соответственно с которыми может осуществляться классификация документов и их индексация, создаваться система довідково - поискового аппарата; режим функционирования - определяется изменениями, которые происходят с течением времени в информационной нагрузке ДП и М. К факторам, которые характеризуют режим движения документов в потоке или массиве, принадлежат: объем ДП и М в физических величинах (количество документов или информации, которые в них содержится); пропускная способность каналов связи, средств создания и тиражирование документов, допустимая нагрузка сотрудников, которые обрабатывают документы и спрос пользователей на документированную информацию. Функции ДП и М - это реализация их свойств в процессе функционирования ДК общества. Базисной функцией есть информативная — обеспечение распространения социальной информации в обществе. Выполняя основную функцию - информативную - ДП и М как система постоянно приспосабливается к любым изменениям внешней среды, выдерживая ее влияние. Изменяются условия функционирования системы: совершенствуются средства фиксирования информации и ее материальные носители, внедряются новейшие технологии передачи документированной информации, усложняются информационные нужды пользователей, внедряются новые законы и источники финансирования, но система не разрушается, а лишь адаптируется к новым условиям. Основная функция ДП - коммуникативная - обеспечение движения и обмена информацией в социальной среде, реализация глобальной сети контактов в обществе. Основная функция ДМ - кумулятивная ~ обеспечение сосредоточения документов, их упорядочение с целью организации распространения и использования членами общества. Перечисленные функции предопределяют общественную необходимость существования ДП и М, вызваны нуждами общества, поэтому принадлежат к внешним функциям. Внутренние функции отображают задачи ДП и М относительно тех подсистем ДК, с которыми непосредственно связаны, т.е. производителей, распространителей и пользователей документов. К этим функциям принадлежат: социально-ориентированная - обеспечение наследственности развития общества благодаря функционированию ДП и М; управленческая - обеспечение руководства социальными процессами через распространение среди членов общества документированной информации; утилитарная (от лат. игііиз - польза) - использование ДП и М в процессе социально-коммуникативной деятельности. Относительно конкретного пользователя эта функция может проявляться как система конкретных функций - культурно-образовательной, прагматической, гедонічної, статистической, правовой, функции исторического источника и др. Например, 12 - 14 % всех создаваемых в обществе деловых документов поступают на постоянное хранение к государственным архивам - этот ДП содержит исторические сведения о развитии общества, поэтому выполняет функцию исторического источника. Таким образом, ДП и М отделяются в относительно самостоятельные системы благодаря наличию собственных признаков, свойств и функций. Их знание разрешает отличать ДП и М от других подсистем ДК, учитывать объективные законы их развития и использование, оптимизировать работу с ними.
|
