Совершенствование синтетического и аналитического учёта расчётов по оплате труда

Бухгалтерский учет является самым сложным и трудоемким процессом учета, поэтому использование компьютерных технологий при обработке информации просто необходимо. Во-первых, автоматизированный учет облегчает работу при обработке документов. Во-вторых, использование информационных систем повышает эффективность и достоверность учета, что играет очень важную роль в современном мире. В автоматизированном бухгалтерском учете можно достаточно легко, быстро и точно получить необходимую информацию, сформировать формы бухгалтерской отчетности, и так далее. Кроме того подсчет данных при автоматизированном учете осуществляется быстрее и точнее, чем если бы это делалось работником вручную.

Бесспорным лидером среди разработчиков является фирма 1С. Программа «1С:Зарплата и Кадры» 8.0 предназначена для расчета заработной платы и кадрового учета, может использоваться как на хозрасчетных предприятиях Российской Федерации, так и в организациях с бюджетным финансированием. Она позволяет не только автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы.

В типовой конфигурации предусмотрена возможность поэтапного использования всех включенных в конфигурацию функциональных возможностей. Например, можно начать работу с программой, не используя всех возможностей конфигурации, а в дальнейшем перейти к использованию всей полноты возможностей.

оформлять приказы о приеме на работу;

оформлять приказы о продвижении по службе;

вводить и рассчитывать больничные листы;

осуществлять расчет отпусков разного типа и оформлять отпускные записки;

вводить разовые или долгосрочные доплаты и надбавки;

оформлять приказы о выплате премии как подразделениям, так и отдельным сотрудникам;

проводить перерасчеты «задним числом»;

рассчитывать разнообразные доплаты от доплаты к окладу до надбавки «за выслугу лет»;

вести штатное расписание предприятия;

получать стандартные отчеты и формы для представления в налоговые и прочие органы;

проводить межрасчетные выплаты заработной платы;

проводить частичную выплату заработной платы;

депонировать суммы, не выданные по платежным ведомостям;

учитывать долги по заработной плате прошлых периодов;

оформлять увольнение с расчетом компенсации отпуска, выходного пособия;

многое другое...

Выплаты заработной платы сотрудникам с использованием пластиковых карточек и особенности отражения в бухгалтерском и налоговом учете связанных с этим затрат являются составной частью автоматизации учёта.

Преимущества этой формы расчетов очевидны и для организации, и для его работников. Для организации упрощается процесс выдачи заработной платы: не нужно иметь дело с наличностью, не требуется перевозить ее из банка, нанимать для этого охрану, тратить рабочее время на выдачу денег сотрудникам из кассы, депонировать зарплату, если в день ее выдачи сотрудник отсутствовал на работе. К тому же на карточные счета сотрудников можно перечислять премии, страховки, командировочные и т. д.

Сотрудники тоже имеют свои преимущества: получая зарплату на карточку, они приобретают дополнительные гарантии безопасности – если карточка будет утеряна или украдена, ее можно заблокировать, и деньги останутся на счете целыми и невредимыми. Кроме того, если сотрудник не целиком потратит перечисленную заработную плату, то банк может начислить на остаток проценты (если это оговорено договором между предприятием и банком). И наконец, очень важно еще одно обстоятельство: некоторые карточки действуют и за границей, поэтому с их помощью можно рассчитываться будучи в командировке за рубежом или на отдыхе.

Работники организации могут не только расходовать деньги с карточного счета, но и пополнять его. Ведь кроме сумм зарплаты, которую перечисляет организация, сам сотрудник может вносить на карточный счет наличные деньги. На этот счет по желанию сотрудника организации могут зачислять пособия, гонорары, суммы страхового возмещения. Если гражданин сдает свое имущество в аренду или, к примеру, продал его, то вырученные деньги тоже можно переводить на его карточный счет.

Чтобы перечислять зарплату на пластиковые карточки организация заключает договор с банком. Перечислять зарплату можно как на пластиковые карточки российских платежных систем, так и на карточки международных платежных систем, которыми можно пользоваться за границей (например, Visa или MasterCard). Какими именно карточками воспользоваться, организация решает самостоятельно. От этого зависит стоимость годового обслуживания. Эту стоимость банк указывает в договоре. Организация может оплачивать услуги банка по обслуживанию карточных счетов ежемесячно, а также авансом за какой-то срок, например за год. Некоторые банки кроме платы за обслуживание взимают и первоначальный взнос за изготовление пластиковых карточек. Размер взноса должен быть оговорен в договоре. Также в договоре указывается сумма вознаграждения (комиссии), которую банк взимает за перечисление денег на карточки. Чтобы банк открыл сотрудникам организации счета, на которые будет перечислена зарплата, и выдал пластиковые карты, нужно представить все необходимые документы. Перечень документов устанавливается каждым конкретным банком. А количество документов в этом перечне зависит еще и от того, открыт ли у организации расчетный счет в банке. Ведь организация вправе обратиться с просьбой перечислять зарплату сотрудникам на карточки и в тот банк, в котором у нее нет расчетного счета. Кроме того, может оказаться, что банк, в котором у организации открыт расчетный счет, не готов оказать услугу по перечислению денег на пластиковые карточки. Если же у организации открыт расчетный счет в том банке, который будет выдавать и обслуживать карточки сотрудников, то, как правило, требуется представить следующие документы:

· список сотрудников организации (на электронном носителе и в бумажном виде, заверенный печатью и подписями ответственных лиц);

· заявление от каждого сотрудника, заверенное руководителем организации;

· ксерокопии паспортов сотрудников;

· сведения о тех лицах организации, которым доверено решать вопросы, связанные с использованием карточек.

Если организация не имеет расчетного счета в банке, то банк может потребовать дополнительные документы (например, комплект нотариально заверенных учредительных документов, образцы подписей и т. д.).

На имя каждого сотрудника организации банк открывает карточный счет, на который и будут зачисляться деньги. Ими сотрудник сможет распоряжаться с помощью пластиковой карты. Можно открыть карточные счета и для внештатных работников, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, авторские договоры. Каждому сотруднику выдается одна карточка, на лицевой стороне которой указываются фамилия, имя владельца, а на магнитной ленте записан его личный идентификационный номер (ПИН-код).

Механизм выплаты заработной платы с использованием пластиковых карточек заключается в следующем. Организация перечисляет в банк денежные средства в сумме заработной платы, предназначенной к выплате.

Если у организации нет расчетного счета в банке, то деньги перечисляются на его корреспондентский счет. С этого счета банк перечислит деньги на карточные счета сотрудников. Если же у организации открыт расчетный счет в банке, то деньги перечисляются на счета сотрудников непосредственно с расчетного счета организации. При этом необходимо отметить, что организация перечисляет банку сумму, необходимую для выплаты зарплаты всем сотрудникам, одним платежным поручением. Сколько денег нужно перечислить на карточный счет того или иного сотрудника, указано в специальной ведомости, которая составляется в бухгалтерии организации и передается в банк в согласованные сроки. В ведомости указываются табельные номера, фамилии, имена, отчества работников и суммы зарплаты к выдаче.

Как правило, банк зачисляет деньги на карточные счета сотрудников только на следующий день после того, как от организации поступило платежное поручение. При этом обязательства организации по выплате заработной платы сотрудникам считаются погашенными в тот момент, когда банк списал деньги со счета организации. На дату списания, которая указана в выписке банка, бухгалтер должен сделать проводку по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 51 «Расчетный счет».

В подтверждение того, что зарплата выплачена, банк представляет выписки с карточного счета каждого сотрудника. Обычно банки делают такие выписки до 5-го числа месяца, следующего за тем месяцем, за который выплачивается заработная плата. Организация не может самостоятельно заблокировать карты сотрудников. Если сотрудник увольняется, то организация должна направить в банк письмо с уведомлением об увольнении сотрудника. В этом случае сотрудник может продолжить пользоваться картой, только расходы по ее обслуживанию он будет оплачивать сам.

За то, что банк открывает и обслуживает счета сотрудников, предоставляет им пластиковые карточки, организации придется заплатить.

В бухгалтерском учете расходы на оплату услуг банка относят к прочим расходам. Это установлено пунктом 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), которое утверждено приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н.

В день перечисления денежных средств банку за открытие карточных счетов сотрудникам бухгалтер организации должен сделать в учете проводку:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 51 – 13450 руб. оплачены услуги банка по открытию карточных счетов работникам.

Часто на практике организация оплачивает услуги банка по обслуживанию карточных счетов авансом. В бухгалтерском учете авансовые платежи не признаются расходами. Так сказано в пункте 3 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99).

В тот день, когда деньги за обслуживание карточных счетов сотрудников были перечислены банку, бухгалтер организации должен сделать в учете проводку:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 51 – 56785 руб. перечислен аванс банку за обслуживание карточных счетов сотрудников организации.

Сумма предоплаты равными долями ежемесячно засчитывается в счет погашения задолженности перед банком за оказанные услуги. Это оформляется в бухгалтерском учете следующими проводками:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты с банком» КРЕДИТ 60 субсчет «Авансы выданные»– 65430 руб. зачтена часть выданного аванса в погашение задолженности перед банком за оказание услуг по обслуживанию карточных счетов;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 60– 54321 руб. отнесена на расходы организации часть выданного банку аванса за обслуживание карточных счетов.

Таким образом, современные пластиковые карточки предоставляют своему владельцу массу преимуществ, таких, как удобство, надежность, практичность, экономия времени, и, главное, отпадает необходимость иметь при себе крупные суммы наличных денег.