Вимоги до мови ділових паперів

1. Ділові папери складаються за єдиною формою.

2. Діловим паперам властива ясність, точність, стислість викладу.

3. Дієслівні форми в цих паперах часто замінюються віддієслівними іменниками (замість прошу дозволити - прошу дозволу).

4. Числівники пишуться цифрами, за винятком грошових документів (рахунок, розписка, доручення).

5. Непохідні прийменники нерідко замінюються похідними прийменниками внаслідок, у зв’язку, згідно (замість за наказом - згідно з наказом, замість через недостачу - у зв’язку з недостачею).

6. Особовий займенник ВИ, як форма ввічливого офіційного звертання до однієї особи, пишеться з великої букви.

7. Порядок слів у простих реченнях прямий.

8. Часто вживаються неповні і безособові речення із значенням наказовості (необхідно сприяти, доручити членам гуртка).

9. Підрядні причини і наслідку замість сполучника тому що приєднуються звичайно сполучниками внаслідок того, що; у зв’язку з тим, що; так як.

 

Таким чином, лише завдяки стандартним словам і виразам документи стають недвозначними й чіткими.

 

В ПОСТАНОВІ від 30 листопада 2011 р. N 1242 Київ «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», подаються загальні вимоги до документування в установах, незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

 

Введення таких правил створює необхідні передумови для детальнішої уніфікації документів, що у свою чергу сприятиме використанню їх в автоматизованих системах управління.

 

Критерії класифікації документів

 

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності.

Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами.

 

Таблиця 1. Класифікація документів

№ пор.	Ознаки класифікації	Групи документів
	За найменуванням	Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та інш.
	За походженням	Службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами або службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності або виконання суспільних, громадських обов’язків
	За місцем виникнення	Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями
	За призначенням	Організаційні, розпорядчі, інформаційні, кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні
	За напрямом	Вхідні, вихідні. Вхідні документи – це документи, які надійшли ззовні для розгляду й виконання, вихідні – це документи, які надсилають в інші установи, заклади.
	За формою	Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному окремому випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви)
	За терміном виконання	Звичайні (безстрокові), термінові, дуже термінові (надтермінові). Звичайні (безстрокові) – це такі, що виконуються в порядку загальної черги, порядок їх виконання не визначено ніяким законом. Для термінових характерним є негайне виконання або виконання у визначений строк. До них зараховують також документи, які є термуновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових (надтермінових) належать документи, які мають позначення «дуже терміново»
	За ступенем гласності	Для загального користування, для службового користування (ДСК), таємні (секретні), цілком таємні (секретні). Документи двох останніх різновидів у правому верхньому кутку містять гриф «для службового користування» або «таємно». За втрату або розголошення змісту таких документів відповідальні особи несуть карну відповідальність.
	За стадіями створення	Чернетки, оригінали, копії. Чернетки відбивають роботу авторів над текстом, можуть бути використані для службового або судового розслідування тощо. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він містить підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обовязково робиться помітка вгорі праворуч «копія». Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у звязку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.
	За складністю (кількість відображених питань)	Прості, складні. Прості – відображають одне питання, складні – декілька, що значно утруднює процес їх опрацювання, виконання та зберігання
	За терміном зберігання	Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання
	За технікою відтворення	Рукописні, відтворені механічним способом
	За носієм інформації	На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті, жорсткому диску