Общая характеристика пакета Microsoft Office. Состав и назначение программ пакетаБольшинство обычных пользователей компьютеров сталкиваются с различными проблемами. Например: вы используете текстовый редактор одной фирмы, программу для работы с электронными таблицами - другой, программу деловой графики - третьей, а производительность вашего электронного помощника в итоге оказывается невысокой. В чем дело? Да просто эти программы не предназначены для совместной работы. К счастью, решение у этой проблемы есть: пакет Microsoft Office, который содержит большую часть необходимого вам программного обеспечения. Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и “общаются“ они друг с другом на одном и том же языке. Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями. Но самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных. К тому же в пакете имеется простой в использовании управляющий центр - Диспетчер Microsoft Office, позволяющий запускать отдельные программы и выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь простым щелчком кнопки мыши. В состав пакета Office входят: Большие прикладные программы - WORD - мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру. Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой. Word начинен “быстрыми“ командами и самыми современными средствами, такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают вам грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими вам сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий. - EXCEL - производит с числами то же, что Word с существительными и глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Пользуйтесь программой Excel для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные диаграммы и графики, проведения анализа типа “А что будет, если?“ практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды. С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует. - PowerPoint - позволит профессионально подготовить презентацию, щегольнув броской графикой и эффектно оформленными тезисами. Но что самое замечательное, вы сможете превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши. Если ваша работа состоит в том, чтобы рекламировать изделия, идеи или проекты, то вы просто влюбитесь в PowerPoint. - ACCESS - представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office. Программы - помощники: - Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график. - Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание вашей фирмы. - Программа Equation Editor покажется довольно утомительной, если только вы не профессор математики. - Программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или заголовков. - Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации для вашего информационного бюллетеня или презентации. Система оперативной помощи: - Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками и пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию. - Талантливые Мастера (Wizards) проведут вас шаг за шагом к решению сложных задач. - Карточки - шпаргалки (Cue Cards) предложат подробные указания, которые постоянно будут у вас перед глазами во время работы. - Функция Просмотр (Preview) и Примеры (Demos) продемонстрируют выполнение сложных задач. Дистпечер Microsoft Office (MOM): МОМ позволяет запустить любую программу пакета Office. Если он вам очень понравится, можете даже использовать его для управления всей работы вашего ПК. 2. Работа компонента Microsoft Office – Power Point Microsoft Office Профессиональный 2007 — исчерпывающий комплект рабочих приложений и программ управления базами данных, помогающих экономить время и эффективно организовать работу. Широкий спектр возможностей управления контактами позволяет сосредоточить все функции управления сведениями о клиентах и потенциальных клиентах в одном месте и обеспечить более высокое качество обслуживания. Можно самостоятельно создавать профессионально оформленные маркетинговые материалы для печати, рассылки по электронной почте или публикации в сети, а также разрабатывать эффективные маркетинговые кампании. Отсутствие практического опыта и поддержки технических специалистов не помешает создавать динамические деловые документы, электронные таблицы, презентации и базы данных. Освоение новых возможностей протекает быстрее благодаря усовершенствованной системе меню, обеспечивающей доступ к нужным средствам именно тогда, когда они необходимы. Повышение эффективности работы Новые средства позволяют работать быстрее и создавать более профессиональные документы, электронные таблицы и презентации. Office Профессиональный 2007 помогает быстро выполнять текущие задачи, уделяя больше времени клиентам. Новые меню и панели инструментов на основе задач автоматически отображают доступные команды и параметры, обеспечивая быстрое нахождение нужных функций. А функция динамического просмотра позволяет оперативно просмотреть результаты изменений перед их применением. Office Профессиональный 2007 помогает: - быстрее осваивать новые программы благодаря усовершенствованной системе меню и команд, которая предоставляет доступ к нужным средствам именно тогда, когда в них возникает необходимость; - быстрее искать нужные данные с помощью функции мгновенного поиска; - усилить защиту, используя усовершенствованные фильтры нежелательной почты и средства антифишинга; - разрабатывать документы, электронные таблицы и презентации профессионального уровня в готовом к публикации виде, не тратя много времени на форматирование и дополнительные улучшения; - планировать задачи в Microsoft Office Outlook 2007, чтобы они также включались в календарь; - использовать новую панель списка дел Office Outlook 2007, содержащую сводное представление задач, календарных данных и сообщений электронной почты, помеченных к исполнению; - использовать новые шаблоны и средства Microsoft Office Word 2007, облегчающие повторное использование данных, применение профессионального форматирования и оперативный просмотр результатов изменений; - использовать новые средства Microsoft Office Excel 2007 для фильтрации, сортировки и визуализации сведений с целью повышения эффективности анализа бизнес-данных. Централизованное управление сведениями о контактах и клиентах Microsoft Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов предлагает мощные функции управления контактами и клиентами. Теперь можно собирать все сведения о клиентах и отношениях, а также управлять ими в одном месте, что позволяет улучшить организацию производственных процессов и быстрее отвечать на запросы клиентов. Мощные средства упрощают управление контактами, облегчая их отслеживание, назначение приоритетов и управление сведениями о клиентах и контактах на протяжении всего цикла продаж. И все это в привычной среде Office Outlook 2007. Здесь также можно отслеживать задачи по проектам, управлять ими и назначать задачи коллегам. Office Профессиональный 2007 позволяет: - сосредоточить все сведения о контактах, заказчиках и потенциальных клиентах, — в том числе историю отношений, предполагаемый объем продаж, вероятность заключения сделки и список задач, — в одном месте, используя Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов; - записывать материалы всех типов об отношениях с каждым из клиентов в одном месте, в том числе сообщения электронной почты, телефонные разговоры, встречи, заметки и документы; - составлять прогнозы продаж и распределять задачи по приоритетам, используя настраиваемую панель мониторинга Office Outlook 2007 с Диспетчером задач; - работать на переносном или карманном ПК в автономном режиме, а затем синхронизировать данные после возвращения на рабочее место; - отслеживать всю информацию по проекту — в том числе электронную почту, собрания, заметки, задачи и документы, — в одном месте и быстро назначать возможности продаж, задачи, контакты и клиентов другим сотрудникам, используя Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов. Самостоятельная разработка маркетинговых материалов и кампаний профессионального качества Средства Office Профессиональный 2007 позволяют самостоятельно создавать привлекательные маркетинговые материалы и кампании. Office Publisher 2007 обеспечит качественный дизайн маркетинговым материалам для печати, рассылки по электронной почте и размещения в Интернете. Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов и Office Publisher 2007 помогут отслеживать и управлять действиями маркетинговой кампании, такими как составление списков рассылки, распространение материалов и отслеживание результатов. Библиотеку настраиваемых шаблонов в Microsoft Office PowerPoint 2007 можно использовать для создания профессионально оформленных презентаций. Office Профессиональный 2007 позволяет: - создавать и публиковать с помощью Office Publisher 2007 разнообразные маркетинговые материалы для печати, рассылки по электронной почте и размещения в Интернете, включая в них элементы фирменной идентификации — эмблемы, цвета, шрифты, деловую информацию и т. д.; - использовать сотни профессиональных шаблонов и более чем 100 типов незаполненных публикаций, включенных в состав Office Publisher 2007; - многократно использовать текст, графику и элементы дизайна, а также преобразовывать содержимое из одного типа публикации в другой, используя Office Publisher 2007; - использовать Office Publisher 2007 для объединения и фильтрации списков рассылки и данных из нескольких источников — включая Office Excel 2007, Office Outlook 2007, Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов и Microsoft Office Access 2007 — для создания индивидуальных печатных и почтовых материалов, а также каталогов и спецификаций; - создавать маркетинговые кампании и управлять ими, используя Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов; - создавать более динамичные презентации, используя обширную библиотеку настраиваемых тем и макетов слайдов в Office PowerPoint 2007; - создавать эффектные графики, диаграммы SmartArt и таблицы, а затем быстро просматривать изменения в форматировании, используя новые графические средства Office Word 2007, Office Excel 2007 и Office PowerPoint 2007. Эффективный поиск, использование и контроль информации Для управления деловой информацией вводятся новые средства, позволяющие легко создавать базы данных, а также систематизировать и наглядно представлять информацию. С помощью Office Профессиональный 2007 можно создавать базы данных с нуля и создавать отчеты, не обладая специальными знаниями. Стандартные шаблоны баз данных и понятный интерфейс Office Access 2007 позволяют быстро и легко управлять бизнес-данными. Затем эти данные можно отфильтровать, отсортировать и отобразить в Microsoft Office Excel 2007 для более эффективного анализа. Office Профессиональный 2007 помогает: - создавать базы данных с помощью Office Access 2007 даже не имея соответствующего опыта; - использовать библиотеку стандартных приложений работы с базами данных для наиболее распространенных бизнес-процессов, включенных в состав Office Access 2007; - управлять базами данных Office Access 2007 более интуитивным способом, используя пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent и новое представление таблицы данных, подобное таблицам Excel; - создавать отчеты в Office Access 2007 одним щелчком и использовать усовершенствованные средства фильтрации, сортировки, группировки и суммирования данных; - фильтровать и сортировать данные, строить графики и создавать наглядные представления информации в Office Excel 2007 с помощью новых средств, облегчающих анализ бизнес-данных; - суммировать информацию и находить ответы на вопросы, используя сводные диаграммы и сводные таблицы, которые стало гораздо легче создавать в Office Excel 2007.
|
