Елементи формиУ формі можна розмістити в довільному порядку ряд елементів. Елементи форми можуть бути зв'язаними й незв'язаними. Зв'язані - прив'язані до вихідної таблиці поля чи запиту. Незв'язані - як правило, відображають результат обчислень або є даними (текстами, малюнками й ін.), які залишаються незмінними незалежно від того, який запис у цей момент переглядають у формі. Редагування форм полягає в створенні нових чи зміні наявних елементів керування, а також у зміні їхнього взаємного розташування. Для кожного з елементів форми можна установити свій колір, розмір, місце розташування, а також ряд властивостей, характерних саме для даного елемента. Повний список усіх властивостей елементів можна отримати, відкривши вікно властивостей шляхом вибору однойменної піктограми. Якщо виділити кілька елементів вікна, можна відразу змінити їхні загальні властивості. Можна додати ілюстрації й лінії різного кольору. Для форматування елемента керування його треба спочатку виділити. Для цього служить інструмент Выбор объектов. При виділенні елемента керування довкола нього утвориться рамка з вісьма маркерами. Рамку можна розтягувати чи стискати. При наведенні на маркер покажчик миші змінює форму, приймаючи зображення відкритої долоні. У цей момент рамку можна переміщувати. При створенні зв'язаного поля разом із ним одночасно утворюється ще один елемент керування - приєднанийнадпис. Елемент Напис служить для пояснення до даних, відображуваних у поле. Він переміщається разом зі зв'язаним полем і створює із ним єдине ціле. Щоб елементи керування розташовувалися у формі рівними рядами, існують спеціальні команди вирівнювання. Спочатку треба виділити групу елементів керування, a потім дати команду Формат/Выровнять і вибрати метод вирівнювання. Переміщати елементи керування і змінювати їхні розміри можна за допомогою курсорних клавіш в комбінації з клавішами Shift або Ctrl. У першому випадку відбувається зміна розмірів елемента керування, а в другому - його розташування.
Панель інструментів форми Щоб при роботі з елементами керування використовувалися програми-майстри, натисніть кнопку Група перемикачів -використовується для введення значень у числові поля, якщо вони можуть приймати тільки визначені значення. Вимикачі особливо зручні при використанні в групах. У такій групі легко бачити, який з вимикачів натиснутий. Замісто підпису на вимикач можна помістити малюнок. Перемикачі звичайно використовуються в групі для відображення набору параметрів, з яких необхідно вибрати один. З цими елементами можна зв'язати команди, наприклад, що виконують фільтрацію. Прапорці використовуються для введення значень у логічні поля. Якщо прапорець позначено галочкою, то значення логічного поля = Істина (1,Так). У противному випадку = Неправда (0, Ні). Списки й Поля зі списком використовуються для організації введення даних, вибираючи значення зі списку чи значень таблиці даних. Ці елементи дуже зручні при введенні даних із зв'язаних таблиць. Послідовність дій при створенні полів із списком наступна: - вибрати піктограму - слідувати вказівкам Майстра; - «Джерело рядків» визначає походження даних, що будуть відображатися в списку. Прямокутник служить для виділення підпису поля разом із полем, для виділення декількох елементів форми. Після вибору піктограми навколо обраних об'єктів малюється рамка. Командні кнопки. Додаванняїх у форму можна здійснювати за допомогою майстра командних кнопок: - вибрати елемент «Кнопка»; - - слідувати вказівкам Access для розміщення потрібного елемента керування. Ці кнопки використовуються для виконання операцій навігації, керування даними та ін. (наприклад, перейти на новий запис, чи відкрити, закрити форму, видалити запис). Малюнки й інші об'єкти. Прості графічні об'єкти - лінії, прямокутники включаються у форму за допомогою панелі інструментів. OLE технологія дозволяє включити у форму ілюстрації, фотографії, навіть відеозапис, і музичний фрагмент, голосове повідомлення. Вкладники. Дозволяють розмістити багато інформації на обмеженій площі. На вкладниках розміщують інші елементи керування.
Тренувальні тестові завдання Вкажіть правильну відповідь 1. У режимі СУБД можуть використовуватися наступні програми: а) FoxPro б) Windows в CorelDraw д) MS Works е) MS Access 2. Які з СУБД надають можливості візуального конструювання баз даних? а) FoxPro б) Paradox в) Windows г) Supercalc е) MS Access 3. У яких одиницях вимірюється довжина поля в БД? а) сантиметр б) кілобайт в) символ г) поле не має одиниць вимірювання 4. Що таке форма? а) вікно на екрані комп'ютера з містом для введення даних та позначенням полів б) визначення полів баз даних в) таблиця, в якій знаходяться дані 5. Що таке запис? а) інформація, занесена в деякі з полів, що зберігається в БД під визначеним номером б) порядковий номер інформації в) назва поля г) одиниця вимірювання поля 6. У базі даних записи відсортовані у наступному порядку: Іванов, Журавльов, Антонов. Який це порядок сортування? а) за зменшенням б) за збільшенням в) жоден з переліку
Запитання для самоперевірки: 1. 1. Що таке форми у базах даних? Для чого вони призначені? 2. Опишіть основні способи створення форм. 3. Які розділи має форма у режимі конструктора? 4. 4. Яким чином можна відобразити область заголовку та примітки форми? 5. 5. За допомогою якої кнопки Панелі елементів можна додати у структуру форми текстове поле? 6. Яким чином можна відформатувати надпис у структурі форми? 7. Перелічить основні елементи керування, які можуть знаходитися в області даних форми. 8. Що відображають зв’язане поле та приєднаний надпис? 9. Яким чином можна їх відірвати один від одного? 10. Яким чином можна розташувати у формі елементи керування рівними рядками? 11. Яким чином можна додати у текстове поле значок телефону та конвертика? 12. Як змінити колір фону форми? 13. Що таке майстер форм? 14. Назвіть основні кроки створення форми за допомогою майстра. 15. Чи може форма містити в собі поля з різних таблиць та запитів? 16. Який вигляд може мати форма створена за допомого майстра? Опишіть їх. 17. Опишіть алгоритм створення кнопки у формі за допомогою макросів. 18. Які можливості дає створена кнопка? 19. Яким чином можна вставити фотографію у форму бази даних? 20. Які властивості може мати об’єкт Ole у формі?
Тема 9. Створення звітів. План САМОСТІЙНОЇ роботи студентів
Завдання до теми: 1. Опрацювати основну та додаткову літературу 2. Опрацювати розділ MS Access електронного навчального підручника ТеаchPro 3.Виконати практичні завдання: - Створити порожній звіт та переглянути його можливості; - Для обраної бази даних створити звіти для всіх створених запитів в базі за допомогою майстра та конструктора. Методичні рекомендації При вивченні теоретичного матеріалу необхідно звернути увагу на такі питання: 1. Призначення звітів. 2. Типи звітів Access. 3. Автозвіти. 4. Структура звіту. 5. Створення звіту за допомогою майстра. 6. Групування, сортування та підсумовування. 7. Виділення значень за допомогою умовного форматування. 8. Створення професійного вигляду за допомогою тем. 9. Додавання зображень. 10. Збереження звіту. 11. Попередній перегляд і друк звіту.
Основні терміни та визначення Верхній колонтитул звіту – у ньому використовуються дані, які зазвичай розміщуються на титульній сторінці, наприклад емблема, назва або дата. Якщо у верхньому колонтитулі звіту розмістити обчислюваний елемент керування, у якому використовується агрегатна функція Sum, сума обчислюватиметься для всього звіту. Спочатку друкується верхній колонтитул звіту, а потім – верхній колонтитул сторінки. Верхній колонтитул сторінки - інформація на початку кожної сторінки (заголовки стовпців таблиць). Верхній колонтитул групи - використовується для друку назви групи. Якщо у верхньому колонтитулі групи розмістити обчислюваний елемент керування, у якому використовується агрегатна функція Sum, сума обчислюватиметься для поточної групи. Группы/итоги (Groups/totals) - в цих звітах, які ще називаються табличними, дані відтворюються за рядками, причому дані кожного поля вміщуються в окрему графу. Заголовок - інформація на початку першої сторінки (назва). Звіт – це об’єкт бази даних, який використовується для відображення та підсумування даних. Звіти використовуються для розповсюдження або архівації знімків даних через друк, перетворення на файли формату PDF або XPS чи експортування в інші формати файлів. Колоночные отчеты (Columnar reports) - в цих звітах всі поля відтворюються в одній графі і вирівнюються по лівому краю. Звіти дуже схожі на форми, але вони використовуються тільки для відтворення або друкування даних, а не для їх введення і редагування. Нижній колонтитул - інформація в кінці кожної сторінки (номер сторінки). Нижній колонтитул групи. Ця частина друкується в кінці кожної групи записів. Нижній колонтитул групи використовується для відображення зведених даних для групи. Залежно від кількості рівнів групування звіт може містити кілька частин із нижнім колонтитулом групи. Нижній колонтитул сторінки. Ця частина друкується наприкінці кожної сторінки. Вона використовується для друку номерів сторінок або даних, які стосуються кожної сторінки. Нижній колонтитул звіту. Цей розділ друкується лише один раз наприкінці звіту. Він використовується для друку підсумків або інших зведених даних для всього звіту. Область приміток звіту —інформація в кінці останньої сторінки (підсумкові обчислення за всіма записами звіту). Підлеглий звіт - звіт, вставлений в інший звіт. Поштові наклейки (Mailing labels) - використовуються для друкування поштових адрес тих, кому адресована пошта. В Access є функція Мастер отчетов, яка призначена спеціально для створення поштових наклейок в найрізноманітніших форматах. Примітка групи —інформація в кінці групи даних (підсумок за групою).
Теоретичний матеріал Звіт - це об’єкт бази даних, призначений для перегляду та підготовки інформації з бази даних до виведення на друк. Звіти використовуються для більш зручного представлення даних при друці, створюються на базі значень таблиці, запиту або звіту. Для створення звіту використовуються такі самі засоби, що і для створення інших об’єктів бази даних. Робота над створенням звітів подібна до роботи з формами. Відмінністю є те, що для підготовки інформації до друку використовуються параметри сторінки зі стандартним розміром (наприклад, А4). Для роботи зі звітами використовують такі графічні елементи: кнопка «Надпис» для створення текстових полів, кнопка «Поле» для створення розрахункових полів. Типи звітів: - рядкові; - звіти в стовпчик; - звіти для розсилок; - поштові наклейки. 2. Автозвіти Для створення автозвіта виділіть таблицю або запит у вікні бази даних і виберіть в меню Вставка команду Автозвіт або на панелі інструментів в списку кнопки, що розкривається Новий об'єкт виберіть Автозвіт. В результаті буде створений звіт, що містить всі поля таблиці або запиту, розташовані в стовпчик.
Для повного контролю над формою звіту можна використовувати майстра звітів. Для запуску майстра відобразіть на екрані вікно Новий звіт одним з наступних способів: - виділите таблицю або запит у вікні бази даних і виберіть в меню Вставка команду Звіт; - виділите таблицю або запит у вікні бази даних і виберіть Звіт у списку кнопки, що розкривається Новий об'єкт на панелі інструментів; - у вікні бази даних на вертикально розташованій панелі Об'єкти виділите значок Звіти і натискуйте кнопку Створити на панелі інструментів у верхній частині вікна. На малюнку зображено діалогове вікно, що дозволяє вибрати метод створення звіту.
Призначення елементів списку вікна Новий звіт: - Автозвіт в стовпець — дозволяє відображувати поля звіту в стовпчик; - Автозвіт стрічковий — дозволяє розташувати імена полів у вигляді заголовків стовпців таблиці, а записи в її рядках; - Майстер діаграм — надає великі можливості при складанні звіту, в який можна вставити діаграми; - Поштові наклейки — запускає майстра створення наклейок. У нижній частині вікна виберіть як джерело даних в списку, що розкривається, таблицю або запит. Після вибору елементу списку Майстер звітів і натиснення кнопки на екрані відображуватиметься вікно Створення звітів.
Виділите потрібне поле клацанням миші в списку Доступні поля і натискуйте кнопку із зображенням правої стрілки «>» між списками. Виділене поле переміститься у правий список Вибрані поля. Вибрані поля відображуються в звіті у вигляді рядків. У списку, що розкривається Таблицы /Запросы можна вибрати декілька таблиць або запитів, з яких будуть вибрані поля для звіту. У наступному вікні майстра залежно від вибраних полів може пропонуватися угрупування записів. На екрані буде відображатися діалогове вікно Інтервали угрупування. Рівень угрупування визначає рівень вкладеності конкретної групи в звіті. Вкладені групи утворюються при угрупуванні наборів записів по декількох полях, виразах або джерелах даних групи. Першому рівню угрупування привласнюється номер 0; всього допускається існування до 10 рівнів угрупування в звіті. Текстові поля можуть групуватися по першій букві, по перших трьох буквах і так далі. Access виведе в звіті разом поля, що мають однакові значення, наприклад, в полі Посада можуть бути згруповані всі записи, в яких представлені начальники відділів. Якщо не потрібне створення особливих інтервалів групування, то в списку Інтервали групування виберіть Звичайний. 3. Структура звіту Структура звіту в Access складається з кількох розділів. Переглянути ці розділи можна, відкривши звіт у поданні конструктора. Типи розділів і їх використання: - Верхній колонтитул звіту. Цей розділ друкується лише один раз на початку звіту. Зазвичай використовується для даних, які відображаються на титульній сторінці, таких як емблема, заголовок або дата. Верхній колонтитул звіту друкується перед верхнім колонтитулом сторінки. - Верхній колонтитул сторінки Цей розділ друкується у верхній частині кожної сторінки. Наприклад, він використовується для повторення заголовку звіту на кожній сторінці. - Верхній колонтитул групи Цей розділ друкується на початку кожної нової групи записів. Він використовується для друку назви групи. - Відомості Цей розділ друкується один раз на кожен рядок джерела записів. У ньому розташовуються елементи керування, які складають основний вміст звіту. - Нижній колонтитул групи Цей розділ друкується наприкінці кожної групи записів. Він використовується для друку підсумкової інформації за групою. - Нижній колонтитул сторінки Цей розділ друкується наприкінці кожної сторінки. Він використовується для друку номерів сторінок або даних, які стосуються кожної сторінки. - Нижній колонтитул звіту Цей розділ друкується лише один раз наприкінці звіту. Він використовується для друку підсумків або іншої підсумкової інформації за всім звітом. У поданні конструктора нижній колонтитул звіту розташований під нижнім колонтитулом сторінки. 4.Елементи керування Елементи керування — це об’єкти, які відображають дані, виконують дії та надають можливості перегляду й роботи з інформацією, що вдосконалює інтерфейс користувача (підписами, зображеннями тощо). Access підтримує три типи елементів керування: приєднані, вільні та обчислювані. - Приєднаний елемент керування Це елемент керування, джерелом даних якого є поле таблиці або запиту. Приєднані елементи керування використовуються для відображення значень, які отримуються з полів бази даних. Значення може бути текстом, числом, значенням «Так/Ні», зображенням або схемою. Текстове поле — найпоширеніший тип приєднаного елемента керування. - Вільний елемент керування Елемент керування, який не має джерела даних (поля або виразу), називається вільним. Вільні елементи керування використовуються для відображення відомостей, ліній, прямокутників і зображень. Наприклад, підпис, в якому відображається назва звіту, є вільним. - Обчислюваний елемент керування Це елемент керування, джерелом даних якого є вираз, а не поле. Значення, яке слід використовувати як джерело даних для цього елемента керування, вказується через визначення виразу. Вираз може бути комбінацією операторів (наприклад, = і +), імен елементів керування, імен полів, функцій, які повертають одне значення, і констант. Вираз може використовувати дані поля базової таблиці чи запиту або з елемента керування у звіті. Під час створення звіту доцільно спершу додати й розташувати всі приєднані елементи керування. Потім можна додати вільні та обчислювані елементи керування, скориставшись засобами з групи Елементи керування на вкладці Конструктор. Елемент керування приєднується до поля через ідентифікацію поля, з якого елемент керування отримує дані. Можна створити елемент керування, приєднаний до вибраного поля, перетягнувши поле з області Список полів до звіту. В області Список полів відображаються поля базової таблиці або базового запиту звіту. Для відображення області Список полів на вкладці Конструктор у групі Елементи керування виберіть елемент Додати наявні поля. Інший спосіб приєднання поля до елемента керування — ввести ім’я поля в самому елементі керування або в полі значення Джерело елемента керування на аркуші властивостей елемента керування. На аркуші властивостей визначаються характеристики елемента керування, зокрема ім’я, джерело даних і формат. Для створення елемента керування краще використовувати область Список полів. Якщо вже створено вільний елемент керування й потрібно приєднати його до поля, в полі властивості Джерело елемента керування для цього елемента керування слід указати ім’я поля. Запитання для самоперевірки: 1. Для чого призначені об’єкти бази даних звіти? 2. Які способи створення звітів ви знаєте? 3. Як створити базовий звіт? 4. З чого складається структура звіту? Назвіть розділи звітів. 5. Які операції можливі в звіті? 6. Які дії потрібно виконати під час створення діаграми? 7. Для чого використовують розділ нижнього колонтитулу у звіті? 8. Назвіть основні функції, які можуть бути використані у розділі нижнього колонтитула. 9. Для чого призначено оператор конкатенації? 10. Чим відрізняються форми і звіти? 11. Яким чином можна змінити структуру звіту? 12. Назвіть джерела для створення звітів. Рішити кросворд По горизонталі: 1.Модель бази даних, яка являє собою таблицю або сукупність взаємопов’язаних таблиць. 2.Спеціальне вікно, яке призначене для полегшення перегляду записів у базі даних, чи для введення та редагування даних. 7.Програма на Visual Basic, яку розробляє користувач для реалізації нестандартних процедур. 8.Один з режимів для створення пустої, нової бази даних. 10.Один із типів ключів. 11.Загальний вигляд таблиці з певною кількістю полів і їх характеристик. По вертикалі: 3. Засіб для пошуку потрібних записів, перетворення таблиць і створення на їх основі нових таблиць. 4. Його використовують для пошуку і перегляду даних, які відповідають певній умові. 5.База даних, яка утримує кілька взаємопов’язаних між собою таблиць. 6. Перший етап створення бази даних. 9. Поле, що однозначно ідентифікує запис таблиці. 12.Модель бази даних, яка схожа на ієрархічну, але зв’язок між її елементами довільний.
|
.
«Поле зі списком» (або відповідно 
«Список»);
клацнути в тім місці, де необхідно помістити верхній лівий кут командної кнопки;
Форма з елементами керування
