КЛАССИФИКАЦИЯ ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ. ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВСоздавайте следующие 3 страницы информационного сайта с использование каскадных таблиц стилей. Макет страниц может быть выполнен с помощью HTML-таблиц. Страница 1.
Страница 2.
Страница 3.
КЛАССИФИКАЦИЯ ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ. ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ Классификация документов - это деление документов по классам по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация документов - это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам. Организационно-распорядительные документы: метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г. Б. Блау. - Красноярск, 2008. - 92 с Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. 1. Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. 2. Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Классификация, предложенная М.В. Стенюковым Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М. В. Стенюков. - М.: Приор, 1997. - 254 с, строится на следующих признаках: 1. По способу документирования: - рукописные; - электронные; - графические; - кино-, фото-, фонодокументы. 2. По сфере использования: - организационно-распорядительные; - финансово-бухгалтерские; - научно-технические; - по труду; - отчетно-статистические. 3. По месту составления: - входящие (поступившие в организацию); - исходящие (отправляемые из организации); - внутренние (составленные и используемые в самой организации). 4. По ограничению доступа: - открытые (несекретные); - с грифом ограничения доступа. Документы могут иметь следующие грифы: «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли); «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну); «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ); «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю). 5. По происхождению: - официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке); - личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными). 6. По юридической значимости: - подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором); - копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы); - заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу); - дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу). 7. По форме изложения: - индивидуальные (содержание излагается в свободной форме); - трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы); - типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях. 8. По срокам хранения: - постоянного хранения; - долговременного хранения (свыше 10 лет); - временного хранения (до 10 лет). В учебном пособии «Курс делопроизводства» М.В. Кирсановой Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. - 6-е изд. - М.: ИНФРА-М; НГА, 2006 исключен из классификации признак ограничения доступа к документам, но были выделены дополнительные признаки: 1. По наименованиям - служебные письма, приказы, акты, докладные записки, договоры и т. д.; 2. По содержанию - простые и сложные; 3. По срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не установлен. В учебном пособии «Современное делопроизводство» Березина Н.М. Березина Н.М. Современное делопроизводство: учеб. пособие / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2007 приведена классификация, в которой дополнительно использованы следующие признаки: 1. По стадиям создания - черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф; 2. По степени гласности - обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.); 3. По юридической силе - подлинные, подложные; 4. По роду деятельности - система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.; 5. По форме - табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.
Характеристика основных видов управленческих документов
Организационно-правовые документы Наиболее распространенные организационно-правовые документы: устав организации; положение об организации; - положение о структурном подразделении организации; - положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения; - штатное расписание; - правила внутреннего трудового распорядка; - инструкции по отдельным видам деятельности; - должностные инструкции. Все вышеперечисленные документы и составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения. Именно через организационно-правовые документы реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов организации, установление режима работы персонала, подразделений, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые другие вопросы (например, лицензирование определенных видов деятельности, установление особого порядка работы и т.д.). Документам организационно-правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках организации осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее: 1. Содержание организационно-правовых документов составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками организации, и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования предприятия или учреждения. Эти документы содержат в себе положения, которые как бы определяют границы правового поля, в рамках которых сотрудники организации могут осуществлять свои полномочия. 2. Организационно-правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов. 3. Введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (руководителем вышестоящей организации, данной организации или начальником структурного подразделения в зависимости от категории документа). 4. Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших. Практика показывает, что при нормальном режиме работы организации большинство организационно-правовых документов подвергается переработке примерно раз в 4-6 лет. Значительно чаще (в среднем раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется. Внесение изменений и дополнений в организационно-правовые документы производится распорядительным документом (приказом руководителя организации). Исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно. 5. Подготовке организационно-правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки и согласования. 6. Для организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания. Рассмотрим перечисленные виды организационно-правовых документов более подробно. Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации). Это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы деятельности. Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержания текста, приведены в Гражданском Кодексе РФ (ч. I, гл. 4). Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации данного вида» (ст. 52 ГК РФ). Законы Российской Федерации, регулирующие порядок создания организаций разных организационных - правовых форм, содержат соответствующие положения о требованиях к уставу организации того или иного типа. Учредительный договор - правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, функционированию, реорганизации и ликвидации. Учредительный договор заключается, а устав утверждается учредителями (участниками). Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета. Юридическое лицо считается созданным с момента его государственной регистрации. Государственная регистрация физических лиц осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц» от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ, уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (регистрирующим органом). Сведения о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также иные сведения о юридических лицах и соответствующие документы регистрирующим органом включаются в государственный реестр. Закон определяет также перечень документов, представляемых юридическим лицом в регистрирующий орган при создании, реорганизации или ликвидации организации. В частности, при создании юридического лица в состав этих документов входят учредительные документы (учредительный договор и/или устав) - подлинник или нотариально заверенная копия. Регистрирующий орган не позднее одного рабочего дня с момента государственной регистрации выдает (направляет) заявителю документ, подтверждающий факт внесения записи в государственный реестр, или не позднее пяти дней - отказ в государственной регистрации юридического лица. Решение об отказе должно быть обоснованным. Решение об отказе в государственной регистрации может быть обжаловано в судебном порядке. Нормативными правовыми актами установлены типовые и примерные формы уставов организаций и предприятий, различных организационно-правовых форм, например, Указом Президента РФ от 1 июля 1992 г. № 721 (в ред. указов Президента от 16.11.1992 № 1392, от 31.12.1992 № 1705) утвержден Типовой устав акционерного общества открытого типа; письмом Центрального банка РФ от 15 апреля 1996 г. № 15-4-1/1342 предложен Примерный устав акционерного коммерческого банка и др. Положение о структурном подразделении организации - организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы соподчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими структурными единицами. Несмотря на то, что структура текста «Положения...» ни в одном из действующих нормативных документов жестко не закреплена, тем не менее, она достаточно устойчива, можно сказать, стандартна. Как правило, типовое «Положение...» содержит в себе следующие основные разделы: 1. Общие положения. 2. Предназначение, задачи и функции подразделения. 3. Структура, состав, оснащение подразделения. 4. Организация управления и обеспечения подразделения. 5. Организация взаимодействия подразделения с другими структурными единицами. 6. Ответственность основных категорий работников подразделения. 7. Особые вопросы деятельности подразделения. Титульный лист «Положения...» оформляется на общем бланке организации, на котором указываются: наименование вида документа; номер и дата издания документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту документа; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации. Положение о коллегиальном или совещательном органе разрабатывается для регламентации деятельности коллегиальных и совещательных органов учреждения, выполняющих функции руководства. В зависимости от организационно - правовой формы учреждения, организации, предприятия это может быть положение о Совете директоров, положение о Правлении (в акционерном обществе), положение о Коллегии, положение о Научно-техническом совете, положение об Ученом совете и др. Положение о коллегиальном или совещательном органе определяет статус органа, сферу его компетенции, состав и принципы формирования (назначение, избрание членов), полномочия членов, порядок проведения заседаний и порядок принятия решений, ответственность членов коллегиального или совещательного органа за принятые решения и некоторые другие вопросы. Положение о коллегиальном органе управления утверждается высшим органом управления организации, положение о совещательном органе утверждается руководителем организации, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции. Штатное расписание представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений организации, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями. Структура штатного расписания почти в точности повторяет структуру самой организации, для нужд которой данное расписание разработано - по сути, это перечень должностей сотрудников организации по подразделениям с указанием размеров соответствующих данным должностям окладов. При этом порядок перечисления структурных подразделений, а также должностей в них определяется руководителем организации. Перечисление структурных единиц внутри подразделений производится в порядке их нумерации. Перечисление должностей обычно начинается с должностей ведущих и главных специалистов, затем следуют специалисты старшего, среднего и младшего звена. При значительном количестве должностей принято выделять группы управленческих должностей, должностей по основной специальности (или нескольким таким специальностям) и, группу должностей обслуживающего и вспомогательного персонала. Внутри указанных групп должности располагаются в порядке убывания. Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму. Документ разрабатывается на общем бланке организации с указанием наименования вида документа и заголовка к тексту. Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после тщательной проверки подписывается ответственным разработчиком (обычно - начальником ППО). Как и прочие организационно-правовые документы, штатное расписание подлежит утверждению руководителем. Правила внутреннего трудового распорядка - организационно-распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Документ этот жестко структурирован и состоит из следующих разделов: 1. Общие положения включают в себя: упоминание о важнейших конституционных гарантиях для работников в области права на труд; порядок введения документа в действие; цели, достигаемые введением в действие данного документа. 2. Порядок приема и увольнения персонала. Раздел определяет: процедуру приема персонала на работу; перечень документов, подлежащих проверке при приеме на работу; процедуру увольнения персонала; порядок перемещения сотрудников на другие должности (на другие виды работы); порядок досрочного расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации. 3. Общие обязанности сотрудников. Раздел содержит перечень основных обязанностей работников организации, подлежащих исполнению ими в своей повседневной деятельности. 4. Общие обязанности администрации. Излагается перечень основных обязанностей администрации организации, подлежащих исполнению их в повседневной деятельности, в том числе: - обязанности администрации по обеспечению сотрудников работой; - обязанности администрации по созданию и поддержанию безопасных условий труда; - обязанности администрации по своевременному и справедливому вознаграждению труда сотрудников; - обязанности администрации по управлению и всестороннему обеспечению деятельности организации; - обязанности администрации по осуществлению хозяйственного (научного, технического и т.п.) взаимодействия предприятия с другими организациями. При необходимости в разделе может найти отражение содержание иных (особых) обязанностей администрации. 5. Рабочее время и порядок его использования. Данный раздел содержит сведения о: - распределении времени для исполнения трудовых обязанностей (продолжительность рабочего дня, рабочих смен, их начало и окончание); - распределении времени для отдыха в процессе работы (продолжительность и периодичность перерывов в работе, при необходимости - организация питания сотрудников по сменам); - порядке учета отработанного сотрудниками времени; - порядке предоставления сотрудникам отпусков. 6. Ответственность сотрудников за нарушения. Порядок поощрения наиболее отличившихся. Раздел включает в себя два подраздела. Содержанием первого из них определяются виды ответственности сотрудников за различные нарушения, а также конкретные меры воздействия, которые могут быть предприняты администрацией организации в отношении нарушителей. Второй подраздел устанавливает порядок поощрения отличившихся сотрудников, включая виды поощрений. 7. Заключительные положения. В раздел устанавливается порядок пересмотра положений «Правил внутреннего трудового распорядка», а также порядок объявления «Правил внутреннего трудового распорядка» сотрудникам организации. «Правила внутреннего трудового распорядка» разрабатываются в аппарате заместителя руководителя организации по управлению (сотрудниками кадрового органа). В процессе отработки документа он визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов. О введении «Правил внутреннего трудового распорядка» в действие издается соответствующий приказ руководителя организации. При необходимости в содержание документа вносятся соответствующие изменения и уточнения, о чем издается приказ по организации. Оформление «Правил внутреннего трудового распорядка» производится на листах бумаги формата А4. Титульный лист документа исполняется на общем бланке и должен содержать: наименование вида документа; номер и дату написания документа; место составления; заголовок к тексту документа; текст; подпись разработчика; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации. Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников и являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении. Должностные инструкции разрабатываются на основе Тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих (утверждены постановлением Минтруда РФ от 06.06.1996 № 32). При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти. Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: гриф утверждения, наименование вида документа, регистрационный номер, дата, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись разработчика. Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов: 1. Общие положения. 2. Должностные обязанности. 3. Права. 4. Ответственность. 5. Взаимоотношения. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Проставляется дата должностной инструкции и дата ее утверждения. После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен, дата, подпись».
1.2 Распорядительная документация Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения. Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что: - с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; - их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; - они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения. С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на: - правовые акты федерального уровня (акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти); - правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, городов республиканского значения - Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований); - правовые акты организаций, учреждений, предприятий. Распорядительные документы, издаваемые на федеральном уровне, относятся к категории нормативных правовых актов. Нормативный правовой акт - официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, т.е. общеобязательных государственных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение. Нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в форме постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Президент РФ, в соответствии с Конституцией РФ, издает указы и распоряжения. Со стороны документационного обеспечения управления постановления, приказы и распоряжения относятся к распорядительным документам, правила, положения, инструкции - к организационно-правовым документам. Основанием для издания распорядительного документа может быть: - необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; - необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации. Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: - документы, издаваемые коллегиально; - документы, издаваемые при единоличном принятии решений. Руководители учреждений, организаций, предприятий всех организационно-правовых форм издают следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание. Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, определяется ее учредительными документами (уставом, положением). Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу. Проекты приказов по основной деятельности по поручению руководителя организации разрабатываются руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке по согласованию с руководством организации. Приказы оформляются на специальном бланке конкретного вида документа. Приказы, издаваемые в организации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации, указам и распоряжениям Президента РФ, постановлениям и распоряжениям Правительства РФ, международным обязательствам Российской Федерации, уставу организации, ранее изданным приказам организации. При ссылке на утвержденный документ указывается, каким органом (должностным лицом) и когда утвержден документ. Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте приказа, не допускается. Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия (список, перечень, план, график и т.п.). Каждое приложение визируется на последнем листе приложения руководителем подразделения, готовившим приложение к проекту документа, или его вышестоящим руководителем.
1.3 Информационно-справочная документация Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую организацию. Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протокол отражает коллегиальную деятельность. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации. К протоколам подшиваются все документы, которые рассматриваются на заседаниях (справки, отчеты, доклады и др.) в виде приложений. Постановляющая часть протокола (решение коллегиального органа) доводится до сотрудников предприятия в виде выписок из протокола. Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии; инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д. Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения. Главное в акте - установление фактического состояния дел. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц, содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта (акт списания основных средств, акт приемки материалов). Служебные записки - служат для передачи информации с одного уровня управления на другой и, как правило, являются основание для издания распорядительных документов. Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу. Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительная записка подписывается составителем. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, или вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для пре
|
