Формы организации аналитической работы

Организационные формы анализа хозяйственной деятельности предприятия определяется составом аппарата и техническим уровнем управления.

На крупных промышленных предприятиях деятельностью всех экономических служб управляет главный экономист, который является заместителем директора по экономическим вопросам. Он организует всю экономическую работу на предприятии, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. В непосредственном его подчинении находятся лаборатория экономики и организации производства, планово-экономический отдел, отделы труда и заработной платы, бухгалтерского учета, финансовый и т.д. В отдельное подразделение может быть выделен отдел или группа экономического анализа. На средних и мелких предприятиях возглавляет аналитическую работу начальник планового отдела или главный бухгалтер. Для координации аналитической работы могут создаваться также технико-экономические советы, в состав которых входят руководители всех отделов и служб предприятия.

Экономический анализ входит в обязанности не только работников экономических служб, но и технических отделов (главного механика, энергетика, технолога, новой техники и др.). Им занимаются также цеховые службы, руководители бригад, участков и тд. Только общими усилиями совместной работы экономистов, техников, технологов, руководителей разных производственных служб, обладающих разносторонними знаниями по изучаемому вопросу, можно комплексно исследовать поставленную проблему и найти наиболее оптимальный вариант ее решения.

Примерная схема распределение функций анализа хозяйственной деятельности может быть представлена следующим образом.

Производственный отдел анализирует выполнение плана выпуска продукции по объему и ассортименту, ритмичность работы, повышение качества продукции, внедрение новой техники и технологий, комплексной механизации и автоматизации производства, работу оборудования, расходование материальных ресурсов, длительность технологического цикла, комплектность выпуска продукции, общий технический и организационный уровень производства.

Отдел главного механика и энергетика изучают состояния эксплуатации машин и оборудования, качество и себестоимость ремонтов, полноту использования оборудования и производственных мощностей, рациональность потребления энергоресурсов.

Отдел технического контроля анализирует качество сырья и готовой продукции, брак и потери от брака, рекламации покупателей, мероприятия по сокращению брака, повышение качества продукции, соблюдение технологической дисциплины и т.д.

Отдел снабжения контролирует своевременность и качество материально-технического обеспечения производства, выполнение плана поставок по объему, номенклатуре, срокам, качеству, состоянию и сохранность складских запасов, соблюдение норм отпуска материалов, транспортно-заготовительные расходы и др.

Отдел сбыта изучает выполнение договорных обязательств и планов поставок продукции потребителям по объему, качеству, срокам, номенклатуре, состоянию складских запасов и сохранности готовой продукции.

Отдел труда и заработной платы анализирует уровень организации труда, выполнению плана мероприятий по повышению его уровня, обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами по категориям и профессиям, уровень производительности труда, использования фонда рабочего времени и фонда зарплаты.

Отдел бухгалтерского учета и отчетности анализирует выполнение сметы затрат на производство, себестоимость продукции, выполнение плана прибыли и ее использование, финансовое состояние, платежеспособность предприятия и т.п.

Планово-экономический отдел или отдел экономического анализа осуществляет составление плана аналитической работы и контроль за его выполнением, методическое обеспечение анализа, организует и обобщает результаты анализа хозяйственной деятельности предприятия и его структурных подразделений, разрабатывает мероприятия по итогам анализа.

Такая совместная работа по проведению АХД позволяет обеспечить его комплексность и главное более квалифицированно, глубже изучить хозяйственную деятельность, ее результаты, полнее выявить не использованные резервы.

Периодически анализ предприятия проводится вышестоящими органами управления. Специалисты этих органов могут изучать отдельные вопросы или проводить комплексный анализ хозяйственной деятельности предприятия. По результатам этого анализа органы управления могут в некоторой степени изменять некоторые условия деятельности предприятия.

Вневедомственный АХД выполняется статистическими, финансовыми органами, налоговыми инспекциями, аудиторскими фирмами, банками, инвесторами, научно-исследовательскими институтами и т.д. Статистические органы, например, обобщают и систематизируют статистическую отчетность и результаты предоставляют в соответствующие министерства и ведомства для практического использования. Налоговые инспекции анализируют выполнение предприятиями планов по прибыли, по отчислению налогов в государственный бюджет, ведут контроль за рациональным использованием материальных и финансовых ресурсов. Банки и другие инвесторы изучают финансовое положение предприятия, его платежеспособность, кредитоспособность, эффективность использования кредитов и др.

Предприятия могут пользоваться также услугами специалистов аудиторских и консультационных фирм.

Использование всех форм внутрихозяйственного, ведомственного, вневедомственного и общественного контроля и анализа создает возможности для всестороннего изучения хозяйственной деятельности предприятия и наиболее полного поиска резервов повышение эффективности производства.

3.3 Обобщение и оформление результатов анализа

Оформление результатов анализа - завершающий этап аналитической работы. Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов. Это может быть объяснительная записка, справка, заключение.

Объяснительная записка обычно составляется при направлении результатов в вышестоящую организацию. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, они оформляются в виде справки. Заключение пишется, когда анализ проводится вышестоящими органами управления.

Содержание объяснительной записки должны быть достаточно полными. Кроме выводов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению, объяснительная записка должна содержать общие вопросы – экономический уровень хозяйства, условия хозяйствования, результаты выполнения планов по отдельным направлениям деятельности. Аналитическая часть объяснительной записки должна быть обоснованной, конкретной по стилю. Она может содержать сами аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д. При ее оформлении особое внимание нужно уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они в первую очередь должны быть всесторонне обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной деятельности, освоение выявленных внутрихозяйственных резервов.

Что касается справки и заключения, то их содержание в отличие от объяснительной записки может быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опущена общая характеристика предприятий и условий его деятельности.

Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме оформления результатов анализа. Она состоит из постоянного пакета типовых аналитических таблиц и не содержит объяснительного текста. Аналитические таблицы позволяют систематизировать, обобщить изучаемый материал и предоставить в пригодной для восприятия форме. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными. Они строятся в соответствии с требующимися для анализа данными. Показатели в аналитических таблицах необходимо размещать таким образом, чтобы они одновременно использовались в качестве аналитического и иллюстративного материала. При этом не нужно стремиться дать в одной таблице все показатели работы хозяйства или бросаться в другую крайность – вводить множество таблиц. Как универсализация, так и безмерное их количество усложняет их использование. Аналитические таблицы должны быть наглядными и простыми для использования.

Такой порядок оформление результатов анализа в последнее время находит все большее применение. Он рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в отработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает свою действенность по тому, что при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использование его результатов.

На практике наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Наличие этих данных за несколько лет позволяют рассмотреть результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспечивает его преемственность за отдельные отрезки времени.

Результаты анализа и разработанные на их основе мероприятия целесообразно обсуждать на собраниях коллектива предприятия и его подразделений. Практическую реализацию они получают после соответствующих постановлений собраний коллектива, приказов руководства производства или вышестоящих органов управления.

 

Заключение

Систему экономической информации современного предприятия можно охарактеризовать следующим образом. Экономическая информация крайне неоднородна; схема взаимосвязей отдельных ее видов отличается известной сложностью, к тому же отчетливо проявляется тенденция к их дальнейшему усложнению. Так, наряду с систематическим ростом объема информации ощущается ее нехватка для принятия управленческих решений. В то же время возрастание потока информации приводит к избыточности данных. Потребности научной организации управления вызывают необходимость изучения информационного потока в направлении, способствующем сдерживанию происходящего увеличения его объемов и ликвидации информационной недостаточности за счет устранения излишних данных. Экономический анализ, выступая основным потребителем информационных данных, используемых в процессе ретроспективного, текущего и перспективного анализа, должен выявить достоинства и недостатки действующей системы экономической информации.

Информационное обеспечение управления в современной организации представляет собой распределенную информационно-управленческую систему, обеспечивающую сбор, обработку и представление информации, предназначенной для достоверного информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений в организации.

Основные принципы информатизации – это принцип - первого лица, принцип автоматизации и другие. Особенности информационно-аналитического обеспечения состоят в том, компьютерные информационные системы должны создаваться с учетом расширяемости их функций и постоянной готовности программно-технического комплекса и информационной системы в целом к возможным преобразованиям или модернизации в управлении.

 

В настоящее время существует уже огромное количество различных информационно-аналитических систем. Однако их число постоянно увеличивается, причем как не парадоксально, но рынок дорогих и сложных систем насыщен гораздо больше, чем рынок систем малого и среднего масштаба. Очень часто информационно-аналитические и информационно-технические отделы берутся за построение информационно-аналитической системы своими силами, предпочитая такой метод покупке готовой системы со стороны.

Информационная технология и пользователь играют роль "генератора информационного дохода", когда они в процессе интерактивного диалога создают информационный продукт и порождают "добавочную аналитическую стоимость информации", обогащая и рафинируя исходное информационное сырье. Диктуемые потребности в повышении качества управления, уровня соответствия информационных процессов реальным управленческим процессам (в том числе ускорение документооборота и подготовки принятия управленческих решений) являются ключевым фактором для развития современных информационных систем. Автоматизированные информационные системы как связующее звено при выработке стратегии управления, изменении управления играют значимую роль в успешной реализации стратегии современной организации.

В настоящее время все большую популярность в информационном обеспечении управления получают системы электронного документооборота, которые позволяют:

- свести воедино все информационные потоки, циркулирующие как между структурными подразделениями организации, так и между организациями;

- повысить оперативность обмена актуальной информацией;

- в полном объеме реализовать концепцию гарантированной доставки электронных документов;

 

- максимально защитить от несанкционированного доступа информационные ресурсы организации.

Развитие информационных технологий все более направлено в область интеллектуальных, наукоемких проблем. Визуализация данных, обработка изображений, создание виртуального пространства позволяет человеку погрузиться в образную среду решения сложных задач, приблизиться к поставленным целям на качественно новом уровне, облегчить подготовку и принятие управленческих решений.

Информационное обеспечение современных организаций отличается тем, что в них широко используются электронные способы получения, хранения и распространения информации посредством информационно-коммуникационных общественных сетей. В новых информационных технологиях огромный объем информации становится мгновенно доступным в любое время и в любой точке планеты.

 

 

Список использованной литературы

1. Андрианов Д.Л., Селянин А.О. и др. Информационно-аналитическое обеспечение принятия управленческих решений на уровне регионов и федерального центра // Обзор "Информационные технологии в органах государственной власти: шаги вперед". М., 2008.

2. Берг А.И., Черняк Ю.Я. Информация и управление. М, 2006,.

3. Ермошкин Н.Н. Демистификация ИТ: что на самом деле информационные технологии дают бизнесу. М., 2010.

4. Информационные технологии управления. Учебное пособие для вузов/ Под ред.проф. Г.А. Титоренко. М., 2009.

5. Информационные технологии управления: Учебное пособие/ Под ред. Ю.М. Чекасова. М., 2010.

6. Карминский А. М. Информационные системы в экономике: в 2 Частях. Часть 1: Методология создания. М., 2006.

7. Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении. М., 2004.

8. Лазарев И.А., Хижа Г.С., Лазарев К.И. Новая информационная экономика и сетевые механизмы развития. М., 2008.

9. Лычкина Н.Н. Моделирование социально-экономического развития регионов / Материалы научно-практического семинара кафедры информационных систем / Под ред. Ю.М. Черкасова. М., 2007.

10. Уэйл П., Росс Д.У. Управление ИТ: опыт компаний-лидеров: Как информационные технологии помогают достигать превосходных результатов.М., 2009.

11. Черешкин Д.С. О государственной программе построения информационного общества в России // Информационное общество. 2006. Вып.

12. Шеремет А.Д., "Теория экономического анализа": Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2002.

 

[1] Шеремет А.Д., "Теория экономического анализа": Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2002.-78с.

 

[2] Карминский А. М. Информационные системы в экономике: в 2 Частях. Часть 1: Методология создания. М., 2006.-118с.