Фонд робочого часу – загальна кількість робочого часу одного співробітника або групи за визначений календарний проміжок (рік, півріччя, квартал, місяць, тиждень).

Ефективний фонд часу – кількість робочого часу, яка корисно використовується протягом планового періоду.

Номінальний фонд часу – максимальна кількість робочого часу, яка може бути використана впродовж планового періоду.

Управлінська праця в органах ДПС характеризується і якісними характеристиками, пов’язаними з видами витрат часу. Недостатньо добре організована робота працівників податкової служби тягне невиправдані втрати часу як самих податківців, так і громадян та суб’єктів підприємницької діяльності, що з ними стикаються.

Діяльність керівників та інших працівників ДПС пов’язана з розв’язанням різноманітних питань, що потребує високої загальної культури та універсальності знань. Раціональне використання робочого часу сприяє поповненню знань, попереджує психічні перевантаження.

Раціональна організація використання робочого часу визначається рядом факторів: рівнем професійної підготовки працівників, стилем роботи керівників, загальним характером організації праці, ступенем свідомості працівників. Проте головним є розуміння працівниками необхідності аналізувати витрати свого часу та планувати його використання.

Основу раціональної організації використання часу складає планування особистої праці. Це передбачає попереднє вивчення та облік витрат часу на окремі види робіт, виконуваних згідно з функціональними обов’язками, і наступний аналіз даних обліку. Це дозволяє виявити структуру трудового процесу, уявлення про яку буде тим повніше та об’єктивніше, чим більша група працівників обстежується і чим триваліший період відповідного вивчення.

Вивчення такої структури дає змогу з’ясувати, на розв’язання яких питань робочий час в основному витрачається.

Порівняння організації управлінської праці співробітників, які обіймають однакові посади або однойменних груп співробітників різних установ дає змогу виявити існуючі недоліки, впевнитись у можливості більш раціонального виконання окремих операцій.

Інколи керівники витрачають багато часу на завдання, які можуть бути виконані фахівцями або керівниками нижчого рівня. При цьому витрати часу на самопідготовку, аналітичну роботу та інші питання, від розв’язання яких багато в чому залежить підвищення ефективності діяльності органу – незначні. На розгляд перспективних проблем залишається все менше часу і вся діяльність керівника перетворюється в безперервне вирішення поточних справ.

Діяльність співробітників часто здійснюється поза планом як протягом робочого дня, так і у більш тривалі відрізки часу. Це нерідко здійснюється під впливом непередбачуваних вказівок керівників, приходів відвідувачів тощо і обумовлює відсутність ритмічності в роботі та негативно впливає на продуктивність праці.

Внаслідок вимушених перерв робочий день складається з великого числа дрібних відрізків часу. До цього приводять неочікувані виклики, доручення, візити. Співробітник, якого відірвали від роботи, потім витрачає на входження в неї значні відрізки часу.

Таким чином, аналіз даних, здобутих в результаті обліку витрат робочого часу, сприяє визначенню:

- співвідношення між різними видами робіт, трудових операцій і їх порівняльної трудомісткості, що дає змогу рекомендувати найбільш правильну послідовність їх виконання протягом робочого дня, тижня тощо;

- нормативів трудових витрат, що дає можливість обгрунтувати пропозиції щодо ущільнення робочого часу, прогнозувати його витрати у майбутньому;

- обсягу і видів невиробничих витрат часу, що допомагає підготувати та здійснити доходи з усунення цих причин.

Результати такого вивчення дозволяють правильно розподілити робочий час та cпланувати його використання.

Облік та аналіз витрат робочого часу створює можливість їх нормування, тобто визначення обгрунтованих його витрат на виконання певної роботи (в годинах, хвилинах) одним або групою працівників відповідної кваліфікації.

Частина елементів управлінської праці у зв’язку з впровадженням технічних засобів, інформаційних технологій, типізацією завдань та методів їх вирішення певною мірою втрачають творчий характер і можуть бути нормовані. Це може бути здійснене шляхом:

- обгрунтування нормативів штатної чисельності окремих категорій працівників з урахуванням факторів, що впливають на характер та трудомісткість виконуваних ними функцій;

- впровадження науково обґрунтованих норм навантажень працівників, задіяних на обслуговуванні платників податків та інших обов’язкових платежів;

- встановлення норм керованості для керівників, виходячи із науково обґрунтованої кількості безпосередньо підлеглих їм осіб.

Крім зазначених важливим елементом організації управлінської праці є створення сприятливих умов праці – забезпечення обладнанням та устаткуванням, організацією робочих місць, рівня дотримання санітарно-гігієнічних і естетичних норм, психологічного клімату в колективі з метою забезпечення високої працездатності працівників протягом тривалого часу.

Сюди належить забезпечення:

1. Достатніх розмірів робочих приміщень, їх раціонального планування, виділення ізольованих кабінетів з урахуванням характеру і форм праці, гігієнічних і естетичних вимог;

2. Достатньої кількості повітря, світла, правильне оформлення інтер’єрів тощо;

3. Нормального температурного режиму та вентиляції в приміщенні;

4. Спокійної, нормалізованої обстановки у робочий час;

5. Зручного розміщення необхідних технічних засобів, документів та довідкових матеріалів;

6. Наявності у службових приміщеннях зручних меблів, пристосованих до характеру праці і фізичних даних працівників;

7. Створення нормального соціально-психологічного клімату колективу.

Наведене набуває специфічного змісту стосовно управлінської праці взагалі, а в органах ДПС зокрема, оскільки тут вона потребує не тільки витрат розумової енергії та фізичних сил, а переважно – неймовірних психічних навантажень.

Витрати нервової енергії відбуваються у трьох напрямках:

- витрати інтелектуального порядку, тобто мислення, пам’яті, уваги під час читання, слухання, мовлення, здійснення ряду інших розумових процесів;

- моральні витрати, зумовлені постійною присутністю в управлінський діяльності високої моральної відповідальності;

- емоційні витрати, які визначаються станом внутрішньої напруженості, пов’язані з прийняттям і виконанням управлінських рішень, подолання конфліктних ситуацій, виконанням службових обов’язків в екстремальних умовах.

Такі групи витрат притаманні працівникам всіх органів ДПС, проте найбільш характерні вони для праці керівників, оперативних працівників податкової міліції, працівників підрозділів примусового стягнення, документальних перевірок та ряду інших.