Студопедия — Ввод данных с помощью формы
Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Ввод данных с помощью формы






Если с базой данных работают несколько пользователей, то с помощью форм ввод данных можно ускорить и упростить, создав макет, соответствующий требованиям и навыкам пользователей.

Макет формы определяет способ ввода или изменения данных. Формы включают элементы управления, такие как списки, текстовые поля и кнопки, каждый из которых связан с полями в различных таблицах, запросах, макросах или элементах управления в других открытых формах. Элементы управления используются либо для чтения данных из таблицы, либо для записи данных в нее.

Действия, которые можно выполнить с помощью элемента управления, зависят от факторов, указанных ниже.

  • Тип данных, заданный для источника данных.
  • Свойства, заданные для поля.
  • Свойства, заданные для элемента управления.

В приведенных ниже разделах описано применение самых распространенных элементов управления, служащих для ввода данных.

Примечание. При возникновении вопросов о конкретной базе данных обратитесь к администратору или к разработчику этой базы данных.

ПРОСМОТР ДАННЫХ ПРИ ПОМОЩИ ФОРМ

Иногда удобнее организовать просмотр данных так, чтобы содержимое каждой записи выводилось в поля формы.
В этом случае в каждом поле формы, предназначенном для вывода данных из файла, необходимо указать источник данных:

<INPUT type=text DATASRC=#идентификатор объекта DATAFLD="поле">

 

 

ВОПРОС 45.

 

Назначение отчета MS Access. Создание отчета.
Создание и использование отчета

Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора (любая операция не обязательна). Далее по общим правилам MS Access на базе такого запроса проектируют отчет, который позволяет:

· представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

· сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;

· включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы).

Сведения, отображаемые в отчете:

· заголовок отчета и столбцов;

· данные, определяемые выражением, которое задается в макете отчета;

· данные из полей базовой таблицы, запроса или инструкции SQL;

· итоговые значения, вычисляемые с помощью выражений, заданных в макете отчета.

Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления: поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета.

Структура отчета. Структура отчета аналогична структуре формы. Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Каждый раздел имеет определенное назначение и печатается на странице и в отчете в заданном порядке.

Как в форме, так и в отчете могут присутствовать следующие разделы:

· заголовок;

· верхний и нижний колонтитулы;

· область данных;

· примечание отчета.

Заголовок отчета выводится один раз в начале отчета и содержит в себе наиболее общие сведения: название и логотип фирмы, название отчета.

Верхний колонтитул печатается вверху каждой страницы и может содержать подписи столбцов - графы отчета. Нижний колонтитул печатается внизу каждой страницы и может содержать номер страницы, даты создания отчета.

Основной раздел отчета - область данных, в котором размещаются данные отчета из каждой записи базового источника (таблицы, запроса). Если в отчете используются сгруппированные записи, то в основном разделе отчета в каждой группе может использоваться заголовок группы. В нем отображаются сведения, общие для всей группы (название группы).

Примечание отчета выводится один раз в конце отчета и содержит итоговые данные отчета.

Размеры разделов можно изменить в режиме конструктора отчета.

В MS Access 2002 возможны следующие способы создания отчета: Автоотчет, Мастер отчетов, создание отчета в среде конструктора.

Создание отчета с помощью мастера. Для создания отчета с помощью мастера выберите в окне базы данных вкладку Отчеты в списке Объекты. Щелкнув кнопку «Создание отчета с помощью мастера», в диалоговом окне Создание отчетов выберите таблицу,Включите в список Выбранные поля поля из таблицы. Для этого, указав поле в списке Доступные поля, щелкните кнопку >. Если нужно включить в список Выбранные поля все поля из списка Доступные поля, то следует щелкнуть кнопку».

Примечание. Порядок расположения полей таблицы в списке Выбранные поля определяет порядок расположения столбцов будущего отчета. Используйте кнопки < и > для формирования списка полей в том порядке, как вам нужно.

Завершив формирование списка Выбранные поля, щелкните кнопку «Далее». На следующем шаге диалога с Мастером отчетов определите уровни группировки полей в отчете. Пусть данные в нашем отчете будут сгруппированы по классам, для этого, выбрав поле Класс, щелкните кнопку >;.

Рис. 22. Группировка записей в отчете

Щелкнув кнопку «Далее», задайте сортировку записей в группах по фамилиям в алфавитном порядке. На следующем шаге создайте макет отчета, выбрав ступенчатый вариант отчета на странице с книжной ориентацией. Включите опцию Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Выбрав стиль оформления, задайте имя отчету и щелкните кнопку «Готово», после этого посмотрите результат на экране. Обратите внимание на группировку записей по классам, а внутри группы 4В класса - упорядоченное расположение записей, отсортированных по фамилиям учащихся в алфавитном порядке.

Параметры просмотра отчета можно изменить, используя кнопки панели инструментов предварительного просмотра (аналогичный режим мы рассматривали ранее при изучении текстового процессора Microsoft Word).

Так, например, кнопка Масштаб переключает изображение между режимами полной страницы и изменяемого масштаба. Когда указатель мыши принимает форму лупы, нажатие кнопки мыши на странице отчета приводит к увеличению отчета до размера полной страницы. Повторное нажатие мыши возвращает прежний масштаб отображения отчета.

Рис. 23. Окно MS Access с отчетом по таблице Учащиеся

Нажатие кнопки «Вид» выводит список доступных режимов отображения текущего окна. Для выбора режима можно щелкнуть кнопку раскрытия списка и выбрать нужный вариант. В данном случае на кнопке изображен режим Конструктор. Щелкнув по кнопке с изображением режима «Конструктор», можно перейти к изменению отчета.

Печать отчета. Перед тем как вывести отчет на печать в первый раз, рекомендуется проверить ориентацию страницы, размеры полей

и другие параметры страницы. Выбрав отчет в окне базы данных или открыв его в режиме конструктора, режиме предварительного просмотра или режиме просмотра образца, вы можете для вывода отчета на печать без открытия диалогового окна нажать кнопку «Печать» на панели инструментов.

Если же вы хотите открыть диалоговое окно для того, чтобы задать параметры печати, то, выбрав в меню Файл команду Печать, в диалоговом окне Печать укажите нужные параметры. Затем в группе Принтер выберите принтер, в группе Печатать выберите печать всего отчета или определенного диапазона страниц, в группе Копии укажите число печатающихся копий и, при необходимости, включите печать с раскладкой по копиям. Для начала печати с заданными параметрами нажмите кнопку «ОК».

 

ВОПРОС46.

Элементы управления. Использование элементов управления в объектах базы данных.

Все сведения в форме или отчете содержатся в элементах управления.
Элементы управления — это объекты формы или отчета, которые служат для вывода данных на экран, выполнения макрокоvанд или оформления формы или отчета. Например, поле можно использовать для вывода данных на экран в форме или отчете, кнопку — для открытия другой формы или отчета, а линию или прямоугольник — для разделения и группировки элементов управления с тем, чтобы они лучше воспринимались пользователем.
В Microsoft Access на панели элементов в режимах конструктора формы и конструктора запроса имеются следующие типы элеvентов управления: надпись, поле, группа, выключатель, переключатель, флажок, поле со списком, список, кнопка, рисунок, свободная рамка объекта, присоединенная рамка объекта, разрыв страницы, набор вкладок, подчиненная форма/отчет, линия, прямоугольник и дополнительные элементы HTML.
Элементы управления могут быть связанными, свободными ил вычисляемыми. Связанные элементы управления присоединены полю базовой таблицы или полю запроса и используются для ото бражения, ввода или обновления значений из полей базы данны) Для вычисляемого элемента управления в качестве источника дан ных используется выражение, в котором могут быть данные и поля базовой таблицы или поля запроса для формы или отчета, также данные другого элемента управления формы или отчета. Дл свободных элементов управления источников данных не существует. Используются они для вывода на экран данных, линий, прямо угольников и рисунков.
Надписи предназначены для отображения в форме или отчет описательных текстов: заголовков, подписей или кратких инструкций. В надписях не выводятся значения полей или выражений они всегда являются свободными и не меняются при переходе о записи к записи.
Надпись может быть присоединена к другому элементу управления (такую надпись называют подписью). Например, если пол создается с присоединенной надписью, которая содержит подпись этого поля, эта надпись появляется как заголовок столбца форме в режиме таблицы.
Надпись, созданная с помощью инструмента «Надпись», размещается отдельно и не присоединяется ни к какому элемент управления. Такие надписи используются для отображения разных сведений (например, заголовков формы или отчета), а также для вывода поясняющего текста. Надписи, не присоединенные элементам управления, не отображаются в режиме таблицы.
Поля, используемые в форме или отчете для отображения данных из таблицы, запроса или инструкции SQL, называют присоединенными, потому что они связаны с данными в поле в источнике данных. Кроме того, существуют свободные поля. Напри мер, можно создать свободное поле для отображения результате вычислений или приема данных, вводимых пользователем. Содержимое свободного поля нигде не сохраняется.
Группа используется в форме или отчете для вывода ограниченного набора параметров. Группа делает выбор параметров простым и наглядным. В каждый момент времени в группе может быть выбран только один параметр. Группа состоит из рамки, набор; флажков, переключателей или выключателей.
К полю присоединяется только рамка группы, а не находящиеся в ней флажки, выключатели или переключатели. Пользователь не должен определять свойство Данные (ControlSource) для каждого элемента управления в группе. Вместо этого следует задать свойстве Значение параметра (OptionValue) каждого флажка, вык лючателя или переключателя число, являющееся допустимым дл; поля, к которому присоединена рамка группы. При выборе пара метра в группе Microsoft Access вводит в поле значение, равное значению свойства Значение параметра (OptionValue) выбранного элемента.
В свойстве Значение параметра (OptionValue) требуется задавать число, так как значение группы может быть только числовым. Microsoft Access сохраняет это число в базовой таблице.
Группа может быть также связана с выражением или быть свободной. Свободные группы применяются в специальных диалоговых окнах для принятия данных, вводимых пользователем, и для выполнения действий на основе этих данных.
Выключатель м ожет быть использован в форме или отчете как отдельный элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL.
Когда пользователь нажимает кнопку выключателя, присоединенного к логическому полю, Microsoft Access отображает значение в базовой таблице в формате, который определяется значением свойства поля Формат поля (Format) (Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл./Выкл.).
Выключатели особенно удобно использовать в группах, тогда легко видеть, какой из них нажат.
Переключатель может быть использован в форме или отчете как элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL.
Когда пользователь выбирает переключатель, присоединенный к логическому полю, Microsoft Access отображает значение в базовой таблице в формате, который определяется значением свойства поля Формат поля (Format) (Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл./Выкл.).
Переключатели обычно используются в группе для отображения набора параметров, из которых необходимо выбрать один.
Флажок может быть использован в форме или отчете как отдельный элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL.
При установке или снятии флажка, присоединенного к логическому полю, Microsoft Access отображает значение в базовой таблице в формате, который определяется значением свойства поля Формат поля (Format) (Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл./Выкл.). Кроме того, флажки включаются в группу для отображения набора выбираемых значений.
Во многих случаях удобнее выбрать нужное значение из списка, чем вводить его с клавиатуры по памяти.
Поле со списком позволяет выбрать любой из способов ввода значения, не требуя при этом значительного места в форме. Поле со списком является комбинацией двух элементов: поля и раскрывающегося списка. Значение, выбранное или введенное в присоединенное поле со списком, вставляется и в поле, к которому присоединено поле со списком.
В поле со списком список состоит из строк с данными. Строки содержат один или несколько столбцов с заголовками или без заголовков. Если поле со списком, содержащим нескольких столбцов, является присоединенным, то сохраняется значение одного из столбцов.
Свободное поле со списком позволяет сохранять значение, используемое в другом элементе управления. Например, с помощью свободного поля со списком можно ограничить значения, отбираемые в другом поле со списком или специальном диалоговом окне. Свободное поле применяется также для поиска записи с помощью значения, выбранного или введенного в поле со списком.
Поля со списком имеют свойство Ограничиться списком (LimitToList), которое определяет, допускается ввод в поле любых значений или только значений, совпадающих с одним из значений списка.
Если в форме достаточно свободного места и требуется, чтобы список постоянно находился на экране, а также если требуется ограничить вводимые данные имеющимся списком, вместо поля со списком можно использовать список.
Список состоит из строк с данными. Строки содержат один или несколько столбцов, которые могут быть снабжены заголовками. Если список из нескольких столбцов является присоединенным, то сохраняются значения одного из столбцов.
Свободный список позволяет хранить значение, используемое в другом элементе управления. Например, с помощью свободного списка можно ограничить значения, отбираемые в другом списке или специальном диалоговом окне. Свободный список применяется также для поиска записи с помощью значения, выбранного в этом списке.
Во многих случаях удобнее выбрать нужное значение из списка, чем вводить конкретное значение по памяти. Кроме того, выбор из списка позволяет быть уверенным, что введенное значение является допустимым.
В тех случаях, если в форме недостаточно места для отображения списка или если наряду с выбором значений из списка требуется вводить новые значения с клавиатуры, вместо списка следует использовать поле со списком.
Кнопки используются в формах для выполнения определенного действия или ряда действий. Например, можно создать в форме кнопку, открывающую другую форму. Чтобы кнопка выполняла какое-либо действие, следует создать макрос или процедуру обработки события и связать их со свойством кнопки Нажатие кнопки (OnClick).
Мастер кнопок позволяет создать более 30 типов кнопок, при этом для созданной кнопки определяется процедура обработки события. Текст надписи на кнопке задается в качестве значения свойства Подпись (Caption). Чтобы поместить на кнопку рисунок, следует указать его в свойстве кнопки Рисунок (Picture).
Рисунки, с вободные и присоединенные рамки объекта также являются элементами управления. В форму или отчет Microsoft Access можно добавлять объекты или части объектов, созданные в других приложениях, например рисунок, созданный в Microsoft Paint, электронную таблицу, созданную в Microsoft Excel, или текстовый документ, созданный в Microsoft Word. Причем можно вставлять все содержимое файла или только некоторую выделенную его часть.
Способ вставки рисунка или объекта зависит от того, какой объект предполагается создать: присоединенный или свободный. Присоединенный объект хранится в таблице. При переходе к новой записи в форме или отчете отображается другой объект. Например, таким способом удобно хранить фотографии всех сотрудников фирмы. Свободный объект является частью структуры формы или отчета. При переходе к новой записи объект не изменяется.
Подчиненная форма — это форма, находящаяся внутри другой формы, т. е. первичная форма называется главной формой, а форма внутри главной формы — подчиненной. Комбинацию форма/ подчиненная форма часто называют также иерархической формой, или комбинацией родительской и дочерней форм.
Подчиненная форма удобна для вывода данных из таблиц или запросов, связанных отношением типа один ко многим. Главная и подчиненная формы в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Например, когда главная форма отображает тип Напитки, подчиненная форма отображает только те товары, которые входят в него.
При использовании формы, содержащей подчиненную форму для ввода новых записей, текущая запись в главной форме сохраняется при входе в подчиненную форму. Это гарантирует, что записи из таблицы на стороне «многие» будут иметь связанную запись в таблице на стороне «один», а также автоматически сохранится каждая запись, добавляемая в подчиненную форму.
Подчиненная форма может быть выведена в режиме таблицы и как простая или ленточная форма. Главная форма может быть выведена только как простая форма.
Главная форма может содержать любое число подчиненных форм, если каждая из них помещается в главную форму. Возможно также создание подчиненных форм двух уровней вложенности.
Это означает, что можно иметь одну подчиненную форму внутри главной формы, а другую подчиненную форму внутри первой подчиненной формы. Например, можно иметь главную форму, в которой выводятся данные о клиентах, одну подчиненную форму с выведенными данными о заказах и другую подчиненную форму, в которой отображается то, что заказано.
Подчиненным называют отчет, вставленный в другой отчет. При комбинировании один из отчетов, являющийся главным, может быть как присоединенным, так и свободным, т.е. не базирующимся на таблице, запросе или инструкции SQL.
Свободный главный отчет может служить контейнером нескольких не связанных между собой отчетов, которые требуется объединить.
Главный отчет связывают с таблицей, запросом или инструкцией SQL в тех случаях, когда в него требуется вставить подчиненные отчеты, в которых выводятся данные, связанные с данными в главном отчете. Например, в главном отчете могут быть выведены все записи о продажах за год, а в подчиненном отчете — итоговые суммы продаж за каждый квартал.
В главном отчете могут также содержаться данные, являющиеся общими для двух или нескольких подчиненных отчетов. В этом случае области данных выводятся в подчиненных отчетах.
В главный отчет наряду с подчиненными отчетами включают также подчиненные формы, причем число таких подчиненных форм не ограничивается. Более того, главный отчет может содержать подчиненные формы или отчеты двух уровней вложенности. Например, в главном отчете может содержаться подчиненный отчет, который, в свою очередь, содержит подчиненную форму или подчиненный отчет.
Разрывы страниц, Линии, Прямоугольники — это элементы управления, используемые для оформления форм и отчетов.
Набор вкладок используется для представления нескольких страниц данных в одном наборе. Это особенно удобно при работе со многими элементами управления, которые могут быть распределены на две или более категорий. Например, элемент управления Набор вкладок может быть использован в форме Сотрудники, чтобы отделить общие сведения от личных.
Элементы HTML и ActiveX позволяют добавить формам и отчетам еще некоторые функциональные возможности.

ВОПРОС 49







Дата добавления: 2015-06-15; просмотров: 854. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Картограммы и картодиаграммы Картограммы и картодиаграммы применяются для изображения географической характеристики изучаемых явлений...

Практические расчеты на срез и смятие При изучении темы обратите внимание на основные расчетные предпосылки и условности расчета...

Функция спроса населения на данный товар Функция спроса населения на данный товар: Qd=7-Р. Функция предложения: Qs= -5+2Р,где...

Аальтернативная стоимость. Кривая производственных возможностей В экономике Буридании есть 100 ед. труда с производительностью 4 м ткани или 2 кг мяса...

Ваготомия. Дренирующие операции Ваготомия – денервация зон желудка, секретирующих соляную кислоту, путем пересечения блуждающих нервов или их ветвей...

Билиодигестивные анастомозы Показания для наложения билиодигестивных анастомозов: 1. нарушения проходимости терминального отдела холедоха при доброкачественной патологии (стенозы и стриктуры холедоха) 2. опухоли большого дуоденального сосочка...

Сосудистый шов (ручной Карреля, механический шов). Операции при ранениях крупных сосудов 1912 г., Каррель – впервые предложил методику сосудистого шва. Сосудистый шов применяется для восстановления магистрального кровотока при лечении...

Индекс гингивита (PMA) (Schour, Massler, 1948) Для оценки тяжести гингивита (а в последующем и ре­гистрации динамики процесса) используют папиллярно-маргинально-альвеолярный индекс (РМА)...

Методика исследования периферических лимфатических узлов. Исследование периферических лимфатических узлов производится с помощью осмотра и пальпации...

Роль органов чувств в ориентировке слепых Процесс ориентации протекает на основе совместной, интегративной деятельности сохранных анализаторов, каждый из которых при определенных объективных условиях может выступать как ведущий...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2024 год . (0.011 сек.) русская версия | украинская версия