Инвентаризация медицинского имущества

Инвентаризация медицинского имущества как самостоятельная форма контроля проводится по приказу руководителя учреждения внутренней проверочной комиссией один раз в год в мирное время, по состоянию на 1 января (в военное время I раз в полгода). Начальники вышестоящих органов управления медицинской службы могут, исходя из обстановки, уточнять сроки проведения инвентаризации по службе, как правило, совмещая их со сроками представления установленной отчетности (отчет-заявка 14/мед). Одновременно с инвентаризацией производится переоценка медицинского имущества. Инвентаризация может также проводиться по приказу вышестоящих начальников. Кроме того, инвентаризация медицинского имущества обязательна при:

- приеме и сдаче должности материально ответственными лицами, а также при убытии их в отпуск;

- приеме и сдаче дел и должности руководителя учреждения;

- передаче, переподчинении формирования;

- проверке деятельности и документальной ревизии учреждения (формирования).

Срок проведения инвентаризации определяется в приказе по учреждению. Для лечебных учреждений он не должен превышать 10-ти дней.

 

Инвентаризация медицинского имущества включает:

- проверку фактического наличия медицинского имущества в подразделениях, аптеках и на складах;

- сверку данных фактического наличия имущества с учетными данными, выявление недостач, излишков и пересортицы предметов медицинского имущества;

- проверку качественного (технического) состояния и комплектности медицинского имущества и техники.

При инвентаризации проверяется и организация поверки средств измерений, применяемых медицинской службой, соблюдение сроков годности лекарственных, перевязочных и других средств.

Инвентаризация проводится в присутствии и при обязательном участии материально ответственных лиц, за которыми закреплено проверяемое имущество. Общее руководство и контроль за проведением инвентаризации возлагается на руководителей учреждений.

Непосредственная ответственность за организацию проведения инвентаризации медицинского имущества в медицинском отряде (МО) возлагается - на начальника отделения медицинского снабжения, в госпитале и лечебном учреждении - на начальника аптеки, на медицинском складе - на заместителя начальника склада. Состав внутренней проверочной комиссии ежегодно отдается приказом начальника учреждения за месяц до начала календарного года. На время проведения инвентаризации председатель и члены комиссии освобождаются от исполнения своих служебных обязанностей.

Внутренняя проверочная комиссия при проведении инвентаризации медицинского имущества имеет право:

- проверять в подразделении, аптеке и на складах наличие, качественное (техническое) состояние и условия хранения медицинского имущества;

- проверять все документы, книги учета материальных средств, отчеты и служебную переписку по вопросам медицинского снабжения;

- требовать от начальника медицинской службы и других должностных лиц предоставления необходимых справок и объяснений по проверяемым вопросам;

- при обнаружении злоупотреблений изымать подлинные документы и прилагать их к акту инвентаризации медицинского имущества.

Председатель и члены комиссии несут ответственность за подписание акта инвентаризации, содержащего данные не соответствующие действительности. Итоги инвентаризации объявляются в приказе руководителя учреждения с указанием положительных сторон в работе, выявление недостатков и мероприятий по их устранению.

В подготовительный период к проведению инвентаризации медицинского имущества проводятся следующие мероприятия:

- заканчивается и документально оформляется прием имущества, поступившего перед инвентаризацией;

- из аптеки выдается имущество в подразделения с расчетом их обеспечения на период инвентаризации;

- медицинское имущество в материальных комнатах аптек и на складах систематизируется и располагается в порядке, обеспечивающем быстрое и точное снятие остатков;

- заканчивается обработка всех первичных учетных документов;

- подводятся итоги в книгах учета по движению медицинского имущества за период от последней плановой инвентаризации;

- проводится сверка учетных данных аптеки по инвентарному имуществу с данными учета подразделений.

Комиссия разрабатывает план ее проведения, с указанием в нем всех объектов, подлежащих инвентаризации, времени начала и окончании работы по каждому объекту, вопросов, подлежащих проверке, времени представления акта снятия остатков по каждому объекту, а также акта инвентаризации на утверждение руководителю учреждения. План подписывается председателем комиссии, согласовывается с начальником медицинской службы и утверждается руководителем учреждения. Перед началом инвентаризации руководителем проводится инструктаж членов внутренней проверочной комиссии о целях и задачах предстоящей инвентаризации, порядке работы комиссии, правах, обязанностях и ответственности всех членов комиссии. Членами инвентаризационной комиссии изучаются приказы, директивы, положения и другие руководящие документы, регламентирующие работу с медицинским имуществом, учету и отчетности. Также изучаются акты и материалы предыдущей инвентаризации.

Подготавливаются и оформляются рабочие тетради в двух экземплярах для записей результатов инвентаризации по каждому проверяемому объекту. Один экземпляр вручается материально ответственным лицам, другой - членам комиссии.

С началом инвентаризации временно прекращается работа аптеки (склада) по выдаче и приему медицинского имущества. В отдельных случаях эти операции могут осуществляться только по распоряжению начальника медицинской службы в присутствии комиссии.

До начала инвентаризации все материально ответственные лица расписываются в инвентаризационных описях в разделе «Расписка», о том что все документы, относящиеся к приходу или расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и никаких неоприходованных или списанных в расход ценностей не имеется.

Непосредственно перед началом инвентаризации материальные комнаты аптек, хранилищ и помещений, где содержатся материальные средства, опечатываются личной печатью председателя инвентаризационной комиссии, а также печатью материально ответственного лица.

Инвентаризация начинается с проверки правильности показаний весоизмерительных приборов и своевременности их поверки (наличие пломб, клейм). Затем проверяется состояние учета медицинского имущества. Медицинское имущество пересчитывается (взвешивается, перемеривается), одновременно проверяется соответствие его качественного (технического) состояния и комплектности учетным данным.

Проверке подлежит вся номенклатура. Имущество, упакованное в тару, проверяется на количество и качество путем вскрытия тары. Не поврежденная заводская упаковка вскрывается выборочно с обязательной проверкой 10-15% мест. Ядовитые, психотропные и наркотические лекарственные средства пересчитываются во всех случаях и полностью. В конце рабочего дня сверяются соответствие записей и итогов проверки за день в заранее заведенных тетрадях. Результаты сверки свидетельствуются подписями: в тетради материально ответственного лица - представителем внутренней проверочной комиссии, а в тетрадях представителя комиссии - материально ответственного лица.

Во всех случаях обнаружения злоупотреблений со стороны материально ответственного лица, или незаконного расходования, председатель комиссии обязан немедленно приостановить незаконные действия и доложить руководителю учреждения.

На основании доклада руководитель назначает административное расследование или возбуждается уголовное дело в целях выявления причин обнаруженных нарушений и виновных в этом лиц.

По номенклатуре, закрепленной за каждым материально ответственным лицом оформляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по форме 401 (приложение19). Акт подписывается председателем и членами внутренней проверочной комиссии, материально ответственными лицами, начальниками проверяемых подразделений и утверждается руководителем учреждения. Акт регистрируется в книге регистрации первичных учетных документов по форме 25.

Выявленные факты недостач и излишки медицинского имущества оформляются ведомостью расхождений по результатам инвентаризации по форме 836.

По окончании проверки всех объектов инвентаризации и составления актов по форме 401, оформляется акт о результатах инвентаризации по форме 835 (приложение 20). Акт подписывается председателем и членами комиссии, утверждается руководителем учреждения

В акте отражаются:

- результаты снятия остатков наличия и качественного состояния медицинского имущества по каждому подразделению (объекту инвентаризации);

- условия хранения;

- причины образования недостач и излишков;

- состояние учета медицинского имущества;

- мероприятия, которые необходимо провести для устранения выявленных недостатков;

- положительные стороны в учете и хранении.

К акту о результатах инвентаризации прилагаются все инвентаризационные описи, ведомости расхождений, а также объяснения должностных лиц, справки, расчеты естественной убыли и ведомости переоценки имущества.

Изъятие из дела учетного документа, например, для приложения к акту инвентаризации, для проведения административного расследования, производится только с разрешения руководителя учреждения.

На ее место подшивается справка-заместитель, в которой указывается номер изъятого документа, количество листов, куда направлен, где подшит. Справка-заместитель подписывается лицом, ответственным за ведение учета и заверяется печатью "Для пакетов".

Выявленные при инвентаризации излишки медицинского имущества, на основании приказа по учреждению и актов снятия остатков, записываются на приход. Недостачи - списываются с книг учета и записываются начальником финансовой службы в книгу учета недостач.

В приказе руководителя учреждения, по итогам инвентаризации, указываются положительные стороны в работе с медицинским имуществом, выявленные недостатки и мероприятия по их устранению. После разбора и анализа результатов деятельности медицинской службы, начальником аптеки, начальником отделения медицинского снабжения (МО) разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных комиссией недостатков, который утверждается начальником медицинской службы учреждения.