Организация делопроизводстваУправление информацией компании требует четкой регламентации и структурирования. Контроль как бизнес-процессов в целом, так и документов и сообщений в частности может осуществляться с помощью различных систем управления корпоративной информацией (ЕСМ-системы). При этом задачи, которые стоят перед системами такого класса делятся на две группы: - организация делопроизводства и построение электронных архивов; - управление непосредственно бизнес-процессами. Документы и сообщения, поступающие в компанию, должны проходить определенные стадии разработки, принятые регламентом организации. Кроме того, работа с любыми видами документов должна быть настроена в контексте общих бизнес-процессов, связана и консолидирована с ними. Принимая во внимание эти условия, ведение делопроизводства с помощью систем электронного документооборота должно отвечать следующим параметрам: - возможность работы с различными носителями (бумажные, электронные и цифровые документы); - наличие настроек, позволяющих объединять документы в контекстно связанные структуры; - возможность определять связи между документами, например, находить связь между разными версиями одного документа; - достаточная производительность для обработки большого потока бумажных документов с применением функций распознавания их реквизитов или содержания; - возможность группировать документы по различным критериям запросов для их удобного поиска. Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ): 1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов). 2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов). 3. Систематизация архива документов. Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Служба ДОУ решает три основных комплекса задач: 1. обеспечение документирования управленческой деятельности; 2. организация работы с документами в учреждении; 3. совершенствование форм и методов работы с документами. Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции. § разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления; § обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования; § контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций: § Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения); § Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов; § Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов; § Контроль за исполнением документов; § Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан; § Обеспечение защиты информации. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций: § разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации; § методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации; § повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами; § упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации; § разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины; § постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами. В ситуации роста масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так: 1. Руководство теряет целостную картину происходящего. 2. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают осуществлять свою деятельность слаженно. Падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. 3. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д. 4. Расширяется штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников. 5. Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций. 6. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, приводит к уменьшению прибыли. Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение – это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных. Основные функциональные части (компоненты) системы автоматизации делопроизводства в управлении предприятиями и организациями: § средства и правила создания документов, § ведения их электронного архива, § поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия. Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и систему автоматизации делопроизводства.
Заключение Система помогает отслеживать документ на всех этапах его обработки, которые могут изменяться в зависимости от условий. Безусловно, документооборот на всех стадиях обработки должен быть защищен, поэтому управление делопроизводством должно выстраиваться таким образом, чтобы гарантировать конфиденциальность информации, а также невозможность ее копирования и несанкционированного изменения. Необходимо также обеспечивать разграничение прав доступа различных категорий сотрудников к тем или иным документам. Такого рода защита обеспечивается как системными настройками, так и средствами шифрования и криптографии. Таким образом, в наши дни все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса. Сегодня наряду с профессиональными навыками работник должен уметь создавать документы в соответствии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям Росархива, министерств, ведомств и организаций. Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания, а информация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопределяет развитие производственного или управленческого процесса. Документ, оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера. В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное – это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети. Необходимо также изменить психологию отношения к документу и документообороту, четче определить критерии ценности документа, наконец, создать новые правила работы с документами и научиться следовать им. Недостаточно приобрести программный продукт и объединить в общую сеть весь компьютерный парк предприятия, необходимо всем участникам «игры» усвоить общие правила, порядок и нормы, которые во многом предстоит еще создать и внедрить. В настоящий момент на прилавках магазинов и в библиотеках скопилось множество учебной и справочной литературы по делопроизводству. Содержащаяся в них информация не всегда бывает актуальной и правильной. В отдельных изданиях содержатся сведения и примеры, которые противоречат государственным стандартам РФ, инструкциям Росархива и нарушают национальные традиции русского делопроизводства. Подобная «пестрота» мнений и сведений в учебных пособиях вызывает сложность при самостоятельном их изучении. Оправдавшие себя на практике. рациональные формы и методы создания обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в этих процессах будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм документационного обеспечения управленческой деятельности. Иными словами, ДОУ – это «игра по правилам», и эти правила должны знать все ее участники. В связи с этим актуальной задачей является изучение основных норм делопроизводства. А так как вуз готовит будущих руководителей и исполнителей, все чаще встает вопрос о том, что специалист с высшим образованием должен получить современные знания и навыки в области документоведения, независимо от выбранной специальности. Это обстоятельство определяет важность изучения такой дисциплины, как «Делопроизводство и документооборот».
Список использованной литературы 1. Секретарь-референт №7 2010: [Электронный ресурс]: Делопроизводство с нуля: URL: http://www.profiz.ru/; 2. Казначеева С. Н. Делопроизводство: [Электронный ресурс]: Конспект лекций по дисциплине: URL: http://pandiaweb.ru/; 3. Журнал Управление персоналом: [Электронный ресурс]: Основные направления унификации документов на современном этапе: URL: http://www.top-personal.ru/; 4. Реквизиты и их краткая характеристика в соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30 -97.: [Электронный ресурс]: URL: http://writer5.ru/; 5. Библиотека Revolution: [Электронный ресурс]: Характеристика ГОСТа Р6.30 – 2003: URL: http://revolution.allbest.ru/; 6. Кублашвили О. В. Документационное обеспечение управления: [Электронный ресурс]: Организационно-правовые документы: URL: http://www.hi-edu.ru/; 7. Учебники-онлайн: [Электронный ресурс]: Организационно-правовая документация: URL: http://uchebnikionline.com/; 8. Электронная библиотека: [Электронный ресурс]: Делопроизводство: распорядительные документы: URL: http://bibliotekar.ru/; 9. Инфо-центр: [Электронный ресурс]: Организация, ведение и управление делопроизводством: URL: http://www.docsvision.com/;
|
