Особенности документов ограниченного доступа ГУФСИНИнформация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа)[3]. В ГУФСИН к информации ограниченного доступа относится информация, содержащая государственную тайну и служебную тайну. Документирование такой информации является важнейшей составной частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления конфиденциальных документов зависят качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации делопроизводства и документооборота, включая защищенный электронный документооборот, обмен электронными сообщениями. Электронное сообщение – это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети[4]. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе[5]. Объем и содержание создаваемых конфиденциальных документов, в том числе и электронных, существенно влияют на организацию работ по их защите, защите электронного документооборота и в целом по информационной безопасности организации.[6] Документирование: Запись информации на носитель по установленным правилам.[7] В силу своих особенностей технологии документирования конфиденциальной информации предполагают оформление реквизитов документов при их создании, которое имеет свою специфику и включает в себя: • определение и использование реквизита конфиденциального документа – отметки о конфиденциальности документа или степени ограничения доступа и распространения; • определение состава конфиденциальных документов – разработку Перечня конфиденциальной документированной информации, необходимого для определения степени ограничения доступа к документам; • учет бумажных носителей, включая бланки документов; • учет проектов конфиденциальных документов и черновиков документов; • учет носителей создаваемых электронных документов (сообщений). В ГУФСИН создаются следующие виды документов ограниченного доступа: · приказы, · распоряжения, · положения, · правила, · инструкции, · протоколы заседаний (совещаний), · акты, · аналитические справки, · докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), · деловая (служебная) переписка, · планы, · отчеты и др. Реквизиты на документах ограниченного доступа оформляются в соответствии с Инструкцией для служебных документов (см. п. 2.1). В Правилах делопроизводства [8] одним из обязательных реквизитов создаваемых документов является «отметка о конфиденциальности» или гриф ограничения доступа. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.[9] В ряде случаев форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством. Законом РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» установлены грифы секретности – реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации к нему. Законом установлено три степени секретности и, соответственно, три грифа ограничения доступа к документам: «секретно», «совершенно секретно» и «особой важности». Закон устанавливает также, что наряду с грифом секретности на носитель сведений, составляющих государственную тайну, наносится дополнительно следующая информация: · о степени секретности содержащихся в носителе сведений со ссылкой на соответствующий пункт перечня сведений, подлежащих засекречиванию, действующего в органе государственной власти, в организации; · об органе государственной власти, организации, осуществивших засекречивание носителя; · о регистрационном номере; · о дате или условии рассекречивания сведений либо о событии, после наступления которого сведения будут рассекречены. При невозможности нанесения таких реквизитов на носитель сведений, составляющих государственную тайну, эти данные указываются в сопроводительной документации на этот носитель. Если носитель содержит составные части с различными степенями секретности, каждой из этих частей присваивается соответствующий гриф секретности, а носителю в целом – гриф секретности, соответствующий тому грифу секретности, который присваивается его составной части, имеющей высшую для данного носителя степень секретности сведений.[10] Помимо перечисленных реквизитов на носителе и (или) в сопроводительной документации могут проставляться дополнительные отметки, определяющие полномочия должностных лиц по ознакомлению с содержащимися в этом носителе сведениями. Закон также устанавливает, что использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.[11] В ГУФСИН работа с документами, содержащими государственную тайну осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования». Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Документы с пометкой "Для служебного пользования" печатаются на компьютерах имеющих техническую защиту информации. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;[12] учитываются, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. В ГУФСИН организационно-распорядительные документы, а именно приказы и распоряжения с пометкой «ДСП» регистрируются вместе с несекретными документами. Электронные документы и справочно-информационные документы с такой пометкой учитываются, отдельно от несекретной документации. Причем электронные документы учитываются отдельно от документов на бумажных носителях. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП"; передаются работникам подразделений под расписку; пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно; хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования". Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов. В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Таким образом, информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию и на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа). Документирование такой информации является важнейшей составной частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления конфиденциальных документов зависят качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации делопроизводства и документооборота, включая защищенный электронный документооборот, обмен электронными сообщениями. Электронное сообщение – это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети[13]. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе[14]. Объем и содержание создаваемых конфиденциальных документов, в том числе и электронных, существенно влияют на организацию работ по их защите, защите электронного документооборота и в целом по информационной безопасности организации. В ГУФСИН к информации ограниченного доступа относится информация, содержащая государственную тайну и служебную тайну. Реквизиты на документах ограниченного доступа оформляются в соответствии с Инструкцией для служебных документов. Особенностью создаваемых документов ограниченного доступа является «отметка о конфиденциальности» или гриф ограничения доступа. Форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством. Законом РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» установлены грифы секретности – реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации к нему. В ГУФСИН работа с документами, содержащими государственную тайну, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования». В силу своих особенностей технологии документирования конфиденциальной информации предполагают оформление реквизитов документов при их создании, которое имеет свою специфику.
|
