Цели, задачи, функции ДОУ

Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение. Возможное название специального структурного подразделения ДОУ:

·управление делами;

·общий отдел;

·канцелярия;

·секретариат.

В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

Цели службы ДОУ:

·организация работы;

·руководство документационным потоком;

·координация видов работ с документами;

·контроль за последовательностью работы с документами;

·организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи службы ДОУ:

·совершенствование форм и методов работы с документами;

·обеспечение единого порядка документирования;

·обеспечение единого порядка работы с документами;

·контроль за исполнением документов;

·хранение документов;

·унификация форм документов;

·сокращение по возможности документооборота;

·методическая работа по совершенствованию Документационного обеспечения в организации;

·внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной техники.

Классификация документов - деление документов на классы по наибо­лее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.

Системы документирования:

·административная;

·статистическая;

·коммерческая и др.

Предметом нашего изучения является административная система

документирования.

Административная система документирования по видам документов делится на:

1. Организационно-распорядительную (ОРД)1.1. Положения

1.2. Уставы

1.3. Инструкции

1.4. Приказы

1.5. Решения

1.6. Протоколы

2.Справочно-информационную

2.1.Письма.

2.2. Телеграммы

2.3. Телефонограммы

2.4. Докладные записки

2.5. Справки

2.6. Акты

3.По личному составу

3.1. Приказы

3.2. Личные дела

3.3. Заявления

3.4. Трудовые книжки

3.5. Характеристики.

3.6. Договоры и т.д.

Цель классификации документов:

1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематическоro каталога).

Значение классификации документов:

·обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

·повышение оперативности работы с ними.

Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы-классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и проuзводственно-отраслевые. В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются названия cтpyктypныx подразделений, а статьями - названия видов документов.

Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа. Классификаторы составляют на основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также должностных инструкций. При составлении классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения. Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления его функций.