Совещания и переговоры в предпринимательской деятельности, организация и порядок их проведения

 

Существует установившийся порядок проведения совещаний и переговоров по вопросам, составляющим коммерческую тайну.

Руководитель, давший разрешение на проведение таких совещаний (переговоров), назначает ответственного за их проведение. Последний составляет список его участников с указанием фамилии, имени и отчества, должности и предприятия.

На совещание пропускаются только те лица, фамилии которых указаны в списке.

Проводящий совещание (переговоры) обязан напомнить участникам встречи о необходимости сохранения коммерческой тайны и уточнить конкретно, какие сведения являются охраняемыми. Это напоминание фиксируется в протоколе совещания (переговоров).

Совещания проводятся в специально отведенных для этого аттестованных помещениях, исключающих возможность применения визуально-оптических, акустических и других технических средств, которые могут быть использованы злоумышленниками как в самом помещении, так и за его пределами.

На каждом совещании, связанном с вопросами, составляющими коммерческую тайну, ведется протокол (письменный или магнитная запись), в котором фиксируется доклад, информация, выступления, вопросы к выступающему пофамильно.

Отдельные переговоры по вопросам коммерческих секретов оформляются в виде записи бесед.

Все материалы передаются в группу обеспечения безопасности внешней деятельности.

Под аттестацией помещения понимается комплекс организационно-технических мероприятий, в результате которых посредством специального документа – "Аттестата соответствия" подтверждается, что помещение соответствует требованиям стандартов иных нормативно-технических документов по безопасности информации, утвержденных федеральным органом по сертификации и аттестации в пределах его компетенции.

Сделки совершаются в различных формах. Однако, независимо от вида сделки, одним из важнейших требований являются:

-выбор делового партнера;

-обеспечение защиты конфиденциальных сведений в договорной документации;

-обеспечение достоверности договорной документации.

Работа над любой сделкой начинается с определения качества исходной информации. При получении разового коммерческого предложения или предложения об установлении долгосрочного делового партнерства от совершенно неизвестной коммерческой структуры, прежде всего, необходимо обратить внимание на способ уведомления заинтересованной в сотрудничестве с вами стороной, о своих намерениях и стиле их изложения.

Общепринятая деловая практика – предварительное уведомление о своих намерениях в виде сопроводительного письма-обращения на имя руководителя и краткого коммерческого предложения. Уже на этом этапе можно получить некоторое представление о потенциальном партнере и стиле его работы.

Основная его цель - вызвать у противоположной стороны заинтересованность в дальнейших деловых контактах, поэтому коммерческое предложение должно содержать четкие и ясные формулировки. Объем коммерческого предложения зависит от конкретной ситуации.

В случае получения первой информации о предложении от конкретного представителя необходимо обратить внимание на следующее:

-каждый представитель обязан иметь на руках нотариально заверенную доверенность с общепринятыми реквизитами, в которой указывается, что и в каких пределах может совершать этот человек от лица фирмы или организации ее выдавшей;

-представитель уважающей себя фирмы, причем не только зарубежной, но и отечественной, обязан иметь при себе максимум открытой информации о своем работодателе: рекламные проспекты, каталоги, прайс-листы, вплоть до типовых форм контрактов;

-поинтересоваться у представителя об источниках информации о существовании вашей фирмы. Так, если ответ на данный вопрос звучит убедительно и аргументировано, то это свидетельствует о деловой компетентности представителя. В противном случае следует отказаться от дальнейших контактов.

При вашей заинтересованности в предложениях представителя можно сделать телефонный звонок (естественно, в отсутствии последнего) в офис его фирмы. Если представитель имеет офис в вашем городе, то можно попросить своего сотрудника съездить по указанному адресу и выяснить, соответствует ли информация действительности.

Указанных рекомендаций достаточно, чтобы при минимальных затратах времени и средств составить общее представление о серьезности и чистоте намерений контрагента в отношении вашей фирмы.

Существенным фактором, влияющим на принятие решения, является наличие на встрече предложения в формате стандартной бизнес-справки, которая должна содержать следующие основные сведения:

-полное наименование организации;

-дата и место регистрации;

-регистрационный номер;

-юридическую форму собственности;

-наименования или имена учредителей;

-имена руководителей;

-сферу деятельности;

-годовой оборот;

-количество сотрудников;

-наименование банков, в которых обслуживается эта фирма;

-информацию о финансовом состоянии и деловых партнерах.

Если речь идет о долгосрочном сотрудничестве, желательно, чтобы потенциальный партнер предоставил также развернутый бизнес-план.

Заключительным, самым важным и ответственным этапом для принятия вами окончательного решения является проверка достоверности информации. Очень важно также выяснить такие дополнительные аспекты, как деловая репутация потенциального партнера, его отношения с властями, связи с криминалом, участие в судебных разбирательствах, учредительство или деловое участие руководства в других коммерческих структурах. Особенно внимательно, по понятным причинам, нужно отнестись к проверке посреднических структур. Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, можно получить в следующих организациях:

-регистрационные палаты (Таганрогская регистрационная палата при Инспекции МНС и Государственная регистрационная палата при Министерстве экономики РФ) предоставляют:

-Таганрогская–регистрационный номер, юридический адрес, имя руководителя, код ОКПО, а иногда и Устав;

-Государственная регистрационная палата–регистрационные детали о структурах с участием иностранных инвесторов, а именно: регистрационный номер, юридический адрес, уставной капитал, вид деятельности, наименования и адреса учредителей, номинал акций или объемы делового участия инвесторов;

-лицензионные палаты (лицензия на право заниматься определенным видом деятельности);

-налоговые органы (сведения об уплате налогов и обязательных бюджетных платежей);

-органы внутренних дел (паспортные данные, судимости, сведения о нарушении правил противопожарной безопасности, правил дорожного движения и т.д.);

-судебные органы (уголовные, гражданские, арбитражные дела);

-кредитно-финансовые организации (платежеспособность).

Кроме того, заслуживает внимания информация, которая может быть представлена органами местной исполнительной власти (сведения о владельце недвижимости, арендаторе, субарендаторе, своевременности внесения арендной платы, коммунальных платежей), городскими и районными АТС (сведения о своевременности оплаты телефонных переговоров), городскими или районными органами Горэнерго (сведения о своевременности оплаты потребляемой электроэнергии, проводимых ремонтных и профилактических работах), адресными бюро, справочными и телефонными службами.

Организации или частные лица, заинтересованные в получении информации, должны направить в перечисленные ведомства письменный запрос и вправе рассчитывать на получение официального ответа по существу обращения.