Зманауи құжаттарды құрастыру

Ақпаратты белгілеудің Белгілік әдісі

Белгі —бұл белгілі бір нәрсені ендейтін таңба. Заманауи қол жазбаларда, хаттарда белгілер-бұл әріптер. Бірақ белгілер тек әріп қана емес, мысалы, соқыр адамдарға арналған кітапта бұл бүдірленген нүктелер.

Құжатта әлеуметтік ақпарат болады, олар белгі формасында жазылады. Құжат-бұл белгілермен жазылған, ақпараттық хабарлама.

Белгілік жүйелер келесідей:

-табиғи (табиғи тілдер)

-жасанды (машиналық, ақпараттық тілдер).

Белгі құжатта келесідей негізгі қасиеттерге ие:

• Материалдық көрінісі;
• Мағынасының болуы;
• ақпараттандыруы;
• ақпаратты жеткізу;

Белгілердің классификациясы —белгілі бір ерекшелігі бойынша топталуы.Ажырату үшін:

- Көшірме белгілері – бұл репродук­циялар (фото­графии, фильмы, картины)

- Белгілік белгілер- бұл симптомдар

- Символдық белгілер - мысалы, ежелгі грек театрлық маскасының бейнесі заманауи театрдың символы

Белгілер тілдік және тілдік емес борлып бөлінеді.

Тілдік белгім – бұл, сөз және сөйлем

Тілдік емес белгілер - бұл символдар, тоуарлық белгілер, мұражайлық экспонаттар, фото суреттер, тарихи құнды заттар, архитектуралық ескерткіштер. Эмблемалық белгілер — (әскери, спорттық, сауда фирмалық, жолдық т. б.).

Код, белгі және тіл ақпаратты символдық түрде жеткізуге мүмкіндік береді, ол жағдайда ақпаратты кодтау және декодттау ыңғайлы.

Ақпаратты кодтау жүйесіне келесідей ерекшеліктер тән:

а) код жаксы кабылдануы, жеткізілуі тиіс. Бұл жаідайда оның нақтылығы анықталады;

б) Код бір мағыналы болуы қажет,коммуникациондық процесстің барлық өкілдеріне түсінікті болуы қажет.

в) Кодтардың түрі материалдық тасушылар санынан әлде қайда көп. Кодтардың келесідей түрлерін ажыратады: алфавиттік – әріптер жүйесі, цифрлік-сандың жүйесі, алфавиттік-цифрлік- аралас жүйесі, рельефті – нүктелік – бүдірлі нүктелер жүйесі, матрицалық – ұңғылы тесікті жүйе.

г) кодты таңдау материалдық жүргізушісіне байланысты. Қағазды материалдық жүргізушілерге графикалық бейнелеу кодттардың түрлі варианттары сәйкес келеді. Толқындық материалдық жүргізуші кодтаудың толқын ұзындығының өзгеруңне негізделуі сәйкес келеді.

д) Ақпарат таңдалған кодқа байланысты емес, себебі бір хабарлама әр түрлі тілдерде беріле беруі мүмкін. Телетайп аркылы, электромагниттік толқындар арқылы берілген хабарлама мәтінге ауыса алады.

е) Код неғұрлым қысқа болса, мәтін соған қарай ұзын болады. Кодтары өте үлкен жазбалар да бар. Мысалы, қытай иероглифтері. Бірақ иероглифиялық мәтіндер жай мәтіндерге қарағанда қысқа. Масылы, қырық бес санын жазу үшін 8 әріп қажет, ал 45 деп жазсақ тек екі символ қажет.

Қысқа кодтарды негіздеу – маңызды мәселе. Қысқа кодты болатын тілді құрастырудың ең бір мысалы, яғни қысқа сөздікті, ол Бейсик (Basic English (British American Scientific International Commercial English) – британдық-американдық ғылыми интернационалдық коммерциялық ағылшын тілі). Бұл тілді ағылшын философы Огден 1920 жылы негізін салды. Өте үлкен көлемді 850 сөз өңделген болатын, грамматикасы ең қажетті конструкциялармен ғана шектелген.

Ақпаратты құжаттаудың тәчілдері:

Құжаттарды құжаттау классификациясында келесі мәселелерді ерекшелейді:

Қолжазбалық – бұл жазбаша құжат, құрастырылуында жазбалар қолдан жазылады. Бұл жағдайда қолжазба деп тек мәтіндерді атап қоймай, бейнелеу өнері де, сызбалар жіне карталар да кіреді. Сонымен қатар қолжазбаларға құжаттар да кіреді. Олар: К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи (с помощью пишущей машинки) или ЭВМ (с помощью принтера). К рукописным документам относят: НИР және ОКР жайлы есеп берулер, Диссертациялар және т.б.

Баспалы - бұл полиграфиялық және түрлі басқа техникалар көмегімен тағайындалатын құжаттар. Бұндай құжаттар типографияларда және баспа жасалынатын жерлерде тағайындалады, шығарылады. Баспалы құжаттардағы жазбалар бояулы қабаттың қағаз бетіне түсірілу жолымен жасалынады. Бірақ басқа да мынадай жолы қолданылуы мүмкін: дөцестелген я болмаса сүйіпоенген шрифт белгілері, бұлар соқыр адамдарға арналған Л. Бряйлдің кітаптарында басылады. Қазіргі кезде баспалы құжаттар — ең көп тараған құжаттар классы: бұған кітаптар, брошюралар, газеттер, журналдар, күнтізбелер, карталар және т.б. жатады. Бұндай құжаттарды әдетте басылымдар деп аталады.