Как вести деловую переписку с китайскими партнерами

Письменная корреспонденция играет большую в роль в процессе налаживания контактов. Не заморачивайтесь по поводу того, что отправляете письма с mail, yandex, yahoo, google, а не с корпоративной почты, так поступает большинство людей повсеместно.

Если китайцы отправляют вам письмо в формате документа MS Word, и при этом используют не ту кодировку, то вы, скорее всего, не сможете открыть документ. Потому, попросите ваших партнеров переслать вам письмо еще раз в формате PDF или RTF.

Ведя переписку, стоит копировать текст предыдущих сообщений и включать его в каждое новое письмо. Это поможет напоминать китайцам о деталях ваших деловых отношений.

Чаще всего, люди, которые начинают вести бизнес с китайцами используя только электронную почту, жалуются на то, что не получают ответов.

Не стоит паниковать, если не получили ответ сразу. Если же по прошествии недели не нашли в своем ящике заветного письма из Китая, пошлите запрос по факсу, или позвоните, или перешлите ваше первоначальное письмо еще раз.

Однако, люди часто не получают ответа на письмо потому, что они просто не умеют их писать.

К примеру, точно не стоит посылать письма с подобным содержанием:

«Привет, я бы хотел импортировать вашу продукцию. Пришлите мне полный прайс-лист и скажите, как можно получить бесплатные образцы?!

Пока»

Скажу, что на такое письмо ответа не будет. Оно слишком фамильярное.

Также не стоит начинать письмо с хвалебных дифирамб своей компании и растягивать его на пять страниц.

Ни один китаец не прочтет такое письмо до конца, потому как оно:

· скучное.

· слишком длинное.

· бестолковое.

Помимо всего перечисленного:

1. Правильно озаглавьте письмо.

2. Никогда не используйте в заголовке слова «СРОЧНО», «важно», такие слова просто раздражают.

3. Пишите содержательное письмо, начиная со слов "Dear..." (Уважаемый, …) и заканчивая фразой "Best regards" (С наилучшими пожеланиями). В конце письма не забудьте указать ваши контактные данные.

4. Проверяйте правильность написания слов и пишите, используя верный регистр. Не используйте несколько вопросительных или восклицательных знаков (например, "????!!!????").

5. Расскажите в письме партнеру, откуда вы узнали о его компании.

6. Вкратце охарактеризуйте деятельность своей фирмы и свое положение на рынке.

7. Ничего не требуйте (особенно невозможного).

8. Пишите по конкретному продукту.

9. Не требуйте в первом же письме предоставить вам сертификаты компании.

10. Не задавайте в письме множество сложных вопросов о налогообложении, отгрузке, сроках и условиях поставок.

Приведу пример, на мой взгляд, идеального письма. Для удобства, на английском и на русском (чтобы понять, о чем идет речь).

 

English

Русский

[subject:] Enquiry regarding earphones from Ivan Ivanov, Sounds Co Ltd. Dear Mr Li, I found the details of your company "ChinaSonic" in the trade magazine "Earphone Sources". My company is Sounds Co Ltd, based in Omsk city, and my position is Purchasing Manager. I am interested in finding new high quality earphones and headphones, and I think your company looks like an excellent possible supplier. Please could you let me know if you can export earphone products to RF? If so, please can you send me a catalogue of your products or a price list? I have seen a picture of your bud-type earphones, model [E-40b] and products similar to these would be interesting to us. I will be very interested to speak with you more about buying from ChinaSonic. If you would like to telephone me at the number below, or email me, I will be glad to talk with you. I look forward to your reply. Best regards, Ivan Ivanov Purchasing Manager, Sounds Co Ltd [email protected] +7 123 4567890

[тема письма:] Запрос информации о наушниках, от Иванова Ивана, Sounds Co Ltd. Уважаемый г-н Ли, Я узнал о существовании вашей компании из журнала "Earphone Sources". Наша компания, Sounds Co Ltd, работает в Омске, РФ. Я занимаю должность менеджера по закупкам. На данный момент наша компания заинтересована в поиске новых поставщиков наушников, а в лице вашей фирмы мы надеемся найти надежного партнера. Пожалуйста, уточните, занимаетесь ли вы экспортом товаров на территорию РФ? Если да, то прошу вас, пожалуйста, пришлите нам каталог вашей продукции и прайс лист. Нас интересует модель наушников [E-40b] и схожие с ней модели. Нам бы очень хотелось продолжить сотрудничество с вашей компанией. Я буду очень рад, если вы ответите на мое письмо, или позвоните по телефону, указанному ниже. С нетерпением жду вашего ответа. С уважением, Иванов Иван Менеджер по закупкам, Sounds Co Ltd [email protected] +7 123 4567890

 

 

Текст письма стандартный. Таким образом, изменив названия продукции и компании, вы можете использовать его в качестве основы для своих писем.