Организация учета и контроля за закупками товаров

Гг.

Осуществление планирования закупок товара является одной из важнейших составляющих торгово-закупочной деятельности розничных предприятий. Очевидно, что неоптимальное планирование закупок влечет за собой убытки. С одной стороны, при чрезмерной закупке товара происходит замораживание средств, снижение оборачиваемости, затоваривание складских площадей и, следовательно, нехватка места и недозакупка других товаров. Увеличивается риск потерь от истечения сроков годности товара. С другой стороны, при недостаточной или запоздалой закупке отсутствие товара на полке уменьшает продажи и снижает лояльность клиентов. Эффективное планирование состоит в оптимальном выборе момента закупки и объема закупки. Для такого выбора в каждый момент времени достаточно располагать такой информацией, как объем текущих товарных остатков, ожидаемое время от заказа до появления товара в магазине, объем уже сделанных, но еще не доставленных заказов, прогноз объема продаж на будущее и размер страхового (неснижаемого) запаса. При этом информацию об объеме текущих товарных остатков, ожидаемое время от момента совершения заказа до появления товара в магазине, объем уже сделанных, но еще не доставленных заказов содержит система учета. Прогноз продаж обычно осуществляется либо опытными экспертами, либо специализированными системами, а страховой запас вычисляется с учетом возможных колебаний спроса и задержек в доставке. В качестве основы для оптимального выбора параметров закупки необходим прогноз будущих продаж каждого товара и вычисляемый на его основе прогноз товарных остатков. Момент закупки выбирается таким образом, чтобы к моменту поступления нового товара на полки магазина остатки были не меньше страхового запаса.

Определение момента закупки

Оптимальный размер закупаемой партии соответствует минимуму суммарных издержек на единицу товара. Затраты на хранение единицы товара зависят от объема совершенной закупки, которая в свою очередь зависит от прогноза продаж. Затраты пропорциональны времени нахождения товара на складе и занимаемому объему. Издержки, обусловленные сроком годности товара, также зависят от прогноза продаж — это объем товара, который не удастся продать до истечения срока годности.

Страховой запас необходим для того, чтобы повышение спроса или задержка поставки в определенных пределах не приводили к исчезновению товара с полки. Страховой запас должен обеспечивать наличие товара на полках практически во всех случаях, но при этом не перегружать складские помещения или полки магазина.

На функции отдела закупок в организационной структуре компании оказывают влияние такие факторы, как:

v доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;

v сущность приобретаемой продукции или услуг;

v ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании;

v наличие возможностей для выполнения данной функции;

v задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.

Службы закупок в ЗАО «Тоскана» построены централизованно. Этот подход к совершению закупок, имеет больше преимуществ, чем децентрализованный. Закупкой товаров занимаются два товароведа в интересах всех отделов.

Преимущества централизованных закупок:

v простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;

v отсутствие административного дублирования;

v возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения

Стороны, заключившие договор поставки, должны контролировать порядок исполнения договора. Этой работой занимаются коммерческая служба, юристы и бухгалтерия ЗАО «Тоскана». Невыполнение договоров поставки влечёт за собой имущественную ответственность. К виновной стороне применяют санкции, которые компенсируют все потери. Учёт исполнения договора в настоящее время ведётся автоматизированным способом.

Товароведы вносят в компьютер данные о сроках и объёмах поставки. Все данные, когда поставлен товар и в каком ассортименте, поступают со склада и заносятся в компьютер. Товаровед постоянно проверяет, соблюдены ли условия поставки сопоставлением фактических данных, указанных в договоре; если поставщик систематически нарушает условия поставки – договор расторгается.

Автоматизированный учёт даёт возможность контролировать выполнение договоров не только по общему объёму, но и по развёрнутому ассортименту, качеству, комплектности, соблюдению транспортных условий, выполнению условий отгрузки, соблюдению расчётной дисциплины, по вопросам тары. Своевременное определение нарушений в условиях поставки даёт возможность предъявить иск поставщику и взыскать с него убытки. Освободиться от ответственности за нарушение условий договора можно только в случае форс–мажорных обстоятельств, т. е. действий непреодолимой силы, и только на тот период, в течение которого действовали эти обстоятельства.

 

Рациональная организация технологического процесса на складе обеспечивает:

v современное и четкое проведение приемки

v эффективное использование оборудования

v правильный выбор оборудования и методов укладки для более оптимального использования площади и емкости складских помещений и сохранности качества товаров

v совершенствование операций по отборке, комплектованию и подготовке к отпуску

v четкую работу экспедиционной службы и эффективную организацию централизованной доставки товаров к потребителю

v последовательное и планомерное выполнение складских операций

v ускорение времени товарного обращения и снижения издержек обращения.