Подготовительная стадия

Подготовительная стадия является исходной стадией договор­ной работы фирмы. Ее основная цель состоит в создании необходи - мых правовых и организационных предпосылок для эффективно­го ведения договорной работы в долгосрочной или краткосрочной перспективе.

На данной стадии осуществляются следующие мероприятия договорной работы:

1) планирование договорной деятельности;

2) выбор и подготовка правовых средств ведения договорной

' работы;

3) разработка и формализация системы изучения и отбора контрагентов.

Планирование договорной деятельности имеет целью опреде­лить предметную область договорной работы. Оно осуществляется на основе планов хозяйственной деятельности (бизнес-планов), определяющих, как организация будет вести и развивать свой биз­нес в планируемом периоде. Планирование позволяет правильно уяснить масштабы и специфику договорной работы, рассчитать основные параметры данной работы.

В ходе планирования разрабатывается стратегия договорной деятельности, в которой определяются общие направления и ва­рианты действий по заключению, корректировке и закрытию до­говоров.

Это позволяет определить в стратегическом плане:

1) правильные варианты реагирования на поступающие ком­пании предложения о заключении договоров (оферты), из­вещения о проведении торгов и т. д.;

2) безопасные варианты инициирования необходимых фирме договоров;

3) правильные варианты реагирования на отказ контрагентов от предложений фирмы о заключении договоров (оферт).

Разработанная стратегия договорной деятельности должна от­ражать следующие основные аспекты:

— определение общих параметров работы по установлению до­говорных связей (какие договоры, сколько, на какие сроки, с какими потенциальными контрагентами);

— меры по продолжению договорных связей с контрагентами, с которыми ранее были заключены договоры;

— необходимость полной или частичной замены договорных контрагентов на свободной основе;

^;— необходимость перехода на долгосрочные договоры с преж­ними контрагентами и заключение долгосрочных договоров с новыми;

— целесообразность отбора контрагентов путем организации коммерческих торгов или участия в проводимых торгах;

~ необходимость заключения договоров на основе предложе­ ний заинтересованных лиц;

— необходимость заключения предварительных, рамочных, опционных договоров для резервирования возможности за­ ключения договоров в будущем.

Элементом планирования договорной деятельности является планирование структуры договорных связей.

Под структурой договорных связей понимают взаимоотноше­ ние» взаиморасположение, взаимозависимость существующих до­ говорных связей фирмы, а также связей, которые будут формиро­ ваться и (или) корректироваться ею в будущем.

Потребность в планировании структуры договорных связей об­ условлена необходимостью обеспечения взаимосогласованности условий множества заключаемых фирмой договоров, поскольку в отсутствие такой взаимосогласованности применяемые договоры не будут давать необходимый экономически й эффект.

При планировании структуры договорных связей определяются:

— структура основных договорных связей, т.е. связей регуляр­ ных, наиболее крупных по объектам, по стоимости товаров (работ, услуг) либо по иным причинам, важным для органи­ зации;

— структура вспомогательных договорных связей.

Структура основных связей определяется профилем и содержа­нием бизнеса компании. Структура вспомогательных договорных связей определяется наличием или отсутствием у участников ос­новных договорных связей реальных возможностей самостоятель­но обеспечить качественную и эффективную реализацию основ­ных договорных связей.

Структуры основных и вспомогательных договорных связей должны быть четко взаимоувязаны и согласованы по своим основ­ным параметрам.

Важным аспектом структурирования договорных связей явля­ется характер данных связей. С данной точки зрения договорные связи делят на:

I) прямые;

2) с участием промежуточных организаций.

Прямые связи устанавливаются, как правило, напрямую меж­ду изготовителями и потребителями товаров (работ, услуг), где в качестве потребителей выстушуют фирмы, получающие товар для предпринимательских или производственных (хозяйственных) нужд.

Связи I участием промежуточных организаций предполагают, что процесс продвижения товара (работ, услуг) опосредуется не­сколькими договорами, составляющими так называемую договор­ную цепочку.

Планирование структуры договорных связей представляет серьезные сложности и требует повышенного внимания юриди­ческой службы. Практика показывает, что на нее влияет внутрен­нее организационное построение фирмы, численность персонала и т. д. В свою очередь, указанная структура обычно тоже оказывает влияние на характеристики хозяйственной деятельности, а также на распределение обязанностей среди персонала и др.

Выбор и подготовка правовых средств ведения договорной рабо­ты предполагает прежде всего предварительный отбор юридиче­ской службой или при согласовании с юридической службой по­именованных и непоименованных моделей договоров, с помощью которых компания будет формировать договорные связи в плани­руемой перспективе. Такой отбор позволяет минимизировать риск ошибок в практическом применении договорного инструмента­рия, особенно в ситуациях ограничения по времени на принятие решений о заключении договоров.

На базе отобранных моделей договоров юридическая служба совместно со специалистами других структурных подразделений разрабатывает:

— стандартизированные образцы договоров, на базе которых исполнители будут готовить проекты конкретных договоров. Предварительно согласованный со всеми визирующими подразделениями образец договора может при необходимо­сти изменяться в ходе преддоговорных контактов с контр­агентом;

— стандартные условия договоров — заранее разработанный и не подлежащий изменению в ходе преддоговорных контак­тов набор условий отдельных договоров;

— примерная структура договора — документ, наглядно демон­стрирующий оптимальную структуру договорных вырабаты­ваемых и стандартных условий;

— инструкции (рекомендации) по использованию примерных структур договоров, образцов договоров, стандартных усло­вий в договорной работе.

Помимо этого, подготовка правовых средств ведения договор­ной работы предполагает разработку стандартизированных образ­цов иных правовых средств:

— предложений о заключении договора, уведомлений о приня­тии оферты, протокола разногласий;