Книга учета поступлений документов

У розподільчих відносинах фінанси взаємодіють з іншими економічними категоріями : грошима, заробітною платою та кредитом.

 

Гроші – є стародавньою категорією, це специфічний товар, який виконує роль загального еквівалента, тобто має здатність обмінюватися на будь-який інший товар.

У побутовому розумінню фінанси часто ототожнюються з грошима. В економічному житті гроші мають чітке призначення на основі їх функцій.

1) міра вартості ─ це функція, сутність якої полягає у тому, що гроші забезпечують вираження і вимірювання вартості товарів у формі ціни.

Двояке призначення цієї функції ─ виражати і вимірювати вартість товарів;

Гроші в сучасній ринковій економіці виконують п'ять функцій: міри вартості, засобу обігу, засобу платежу, засобу нагромадження вартості, світових грошей.

2) засіб обігу ─ це функція, в якій гроші є інструментом під час обміну товарів і забезпечують їх (товарів) обіг:

T - Г - T (на відміну від бартерного T - T),

де Т ─ товар; Г ─ гроші.

Процес поділяється на два самостійні акти:

(Т – Г) і (Г – Т).

Завдяки цьому можна затримувати гроші та нагромаджувати вар­тість (це розширює можливості виробничої сфери); власник грошей може перенести купівлю іншого товару на майбутнє або взагалі вико­ристати гроші за іншим призначенням.

Гроші як засіб обігу мають такі риси:

- портативність;

- економічна подільність;

- однорідність маси;

- відносна міцність;

- дешевизна виготовлення;

- здатність швидко відтворювати будь-яку необхідну для їх обігу кількість.

Формула обігу грошей: T ─ Кредит ─ T (про­даж товарів у кредит). Завдяки цьому звузилася сфера використання грошей як засобу обігу і поширилася сфера їх ви­користання як засобу платежу, а також з’явилися так звані кредитні гроші;

3) засіб платежу ─ це функція, коли гроші обслуговують погашення різноманітних боргових зобов'язань між суб'єктами економічних відносин, що виникають у процесі розширеного відтворення.

Поява цієї функції обумовлена продажем товару в кредит. Ці гроші відмінні від грошей ─ засобів обігу. Така відмінність пояснюється фак­тором часу, який відділяє реалізацію товару (в борг) від платежу за ра­хунок погашення заборгованості.

Вимога до грошей ─ засобу платежу ─ це їх сталість (відбувається коригування ставки процента відповідно до знецінення грошей);

4) засіб нагромадження ─ це функція, коли гроші обслуговують нагромадження вартості в її загальній абстрактній формі в процесі розширеного відтворення.

Ця функція розвинулася після функції засобу обігу, коли товаровиробник міг залишити частину виручки собі (його продуктивність праці була вищою за поточні виробничі та споживчі потреби), але раніше функції засобу платежу.

Гроші як засіб нагромадження можуть мати такі форми:

- скарб у вигляді золотих зливків;

- скарб в естетичній формі (предмети розкоші);

- скарб у формі нагромадження вартості. У цьому випадку він є резервом платіжних засобів, який можна спрямувати на розширення виробництва, вкласти в цінні папери, банки тощо і отри­мати додатковий прибуток.

Напрями використання грошей як засобу нагромадження

У сучасних умовах сфера функціонування грошей як засобу нагромадження вартості поділилася на дві частини:

- там, де нагромадження вартості зумовлюється потребами роз­ширеного відтворення, оборотом капіталу, має конкретно-ці­льове призначення і є відносно короткочасним; цю функцію гроші виконують у формі знаків вартості;

- там, де нагромаджується абсолютне багатство, необхідне за ме­жами усталеного процесу суспільного відтворення; воно має форму скарбу й обслуговується справжніми грошима - золо­том;

5) світові гроші ─ гроші, що обслуговують рух вартості в міжнарод­ному економічному обороті та забезпечують реалізацію взає­мовідносин між країнами:

- долар США;

- ЄВРО.

Гроші на світовому ринку виконують функції загального платіжного засобу, загального засобу обігу та засобу перенесення багатства з од­нієї країни до іншої. Отже, світовим грошам притаманні всі функції, властиві грошам на внутрішньому ринку.

Якщо світові гроші використовують для погашення боргів, пов'язаних із зовнішньою торгівлею, банківськими та фінансовими позичками тощо, то вони виконують функцію засобу платежу. Коли витрачають для негайної купівлі товарів чи послуг і замість їх певної суми, яку вивозять (пересилають), в країну ввозять еквівалентну товарну вартість, вони виконують функцію купівельного засобу. Якщо світові гроші переміщаються з однієї країни до іншої без зустрічного переміщення товарного еквівалента чи погашення боргу, то вони забезпечують перенесення багатства.

 

Грошові відносини за своїм змістом і складом значно ширші фінансових.

Наприклад, грошовий обіг, кредит, ціноутворення, реалізація товарів через торгівельну мережу, грошова оплата праці - все це спирається на використання грошей як загального еквіваленту, але не виражає фінансових відносин.

 

Можна мати гроші і водночас не мати жодного стосунку до фінансів і навпаки за відсутності грошей, лише володіючи майном, майновими правами, правами інтелектуальної власності, оцінивши їх реальну вартість можна здійснювати інвестування, бути співзасновником фірми, тобто мати відношення до фінансово-господарської діяльності підприємства.

Таким чином гроші і грошовий обіг суттєво впливають на фінансове становище як фізичних так і юридичних осіб і держави в цілому. Не можна досягти стабілізації фінансового становища, не налагодивши нормального грошового обігу. І навпаки, якщо витрати держави перевищують наявні доходи, це приводить до розладу грошового обігу.

Взаємозв’язок фінансів і грошей проявляється в тому, що функціонування фінансів базується на таких функціях грошей, як засіб платежу, засіб нагромадження, світові гроші.

Важливою ознакою фінансів є їх грошовий характер. Однак фінанси - це не гроші. Сфери функціонування грошей і фінансів перетинаються лише в певному сегменті. Гроші трансформуються у фінанси тоді, коли виникають відносини щодо утворення, розподілу і використання грошових коштів між державою, юридичними та фізичними особами.

По-перше, зовнішнім проявом цих відносин є грошові потоки (інструментом фінансових відносин є саме гроші).

По-друге, функціонування грошей без фінансів втрачає сенс і зводиться до суто технічних питань обміну.

Головною ознакою, що визначає сутність і форму функціонування фінансів є рух грошових потоків, у якому відображаються і фінансові відносини і фінансова діяльність. В них завжди чітко відображені відносини двох суб’єктів з яскраво вираженим їх характером:

- обміну – у вигляді оплати рахунків за товари і послуги;

- розподілу та перерозподілу – у вигляді сплати податків, виплати дивідендів, отримання субсидій, надходження від розміщення акцій, отримання кредиту, надходження оплати за товари, роботи, послуги.

 

Відмінність фінансів від грошей полягає в тому, що фінансові відносини завжди пов’язані з формуванням грошових доходів і нагромаджень, які набувають специфічної форми фінансових ресурсів.

Однак фінансові ресурси самі по собі не визначають сутності фінансів,не розкривають їх внутрішнього змісту і суспільного призначення.

Тому фінансова наука вивчає не фінансові ресурси, а економічні відносини, що виникають у процесі їх формування, розподілу і використання.

Соціально-економічна сутніс ть фінансових відносин полягає у дослідженні питання – за рахунок кого держава отримує фінансові ресурси і в чиїх інтересах їх використовує.

Таким чином, гроші є технічним засобом фінансів, на їх основі визначаються кількісні величини доходів та витрат, що визначає грошовий вимір і характер фінансів.

 

 

За своєю економічною природою заробітна плата є грошовим виразом вартості праці.

Взаємозв’язок фінансів і заробітної плати полягає в тому, що з одного боку, для виплати зарплати на підприємстві створюється фонд фінансових ресурсів, відділяючи його від інших грошових фондів підприємства.

З іншого боку, нарахована заробітна плата (нарахування якої в часі не збігається з її виплатою), є джерелом формування фінансових ресурсів підприємства.

Водночас працівники використовують отримані кошти не лише для обмін у на товари першої необхідності, а й для створення фондів грошових коштів на придбання товарів тривалого користування, цінних паперів з метою отримання доходів, накопичення заощаджень,тощо.

Фінанси і заробітна плата перебувають у постійній взаємодії: держава регулює заробітну плату за допомогою податків, створюючи загальнодержавні фонди фінансових ресурсів для стимулювання розвитку окремих видів діяльності, надаючи субсидії, субвенції, інші форми дотацій.

Відмінності між фінансами і заробітною платою полягають в наступному:

1) за допомогою заробітної плати розподіляється валовий дохід підприємства, за допомогою фінансів – весь національний дохід.

2) заробітна плата у грошовій формі надходить у власність окремих громадян, для задоволення їх особистих потреб, а фінанси мають суспільне призначення;

3) заробітна плата має еквівалентний характер (робоча сила –гроші) – відбувається процес двохстороннього руху вартості, фінанси - без еквівалентний, односторонній характер руху.

 

Кредит – це система економічних відносин з приводу руху позичкової вартості на принципах платності, строковості, повернення, цільового використання та забезпеченості.

Фінанси і кредит мають однакову економічну природу, водночас фінанси – це розподільча і перерозподільча категорія, а кредит – тільки перерозподільча.

Фінанси створюють умови для функціонування кредиту, кредитні ресурси виступають як вид фінансових ресурсів.

 

Взаємозв’язок фінансів і кредиту проявляється у їх комплексному використанні в процесі кругообігу коштів та їхньому сприянню підвищенню ефективності виробництва: при нестачі фінансових ресурсів підприємство залучає кредитні ресурси, а при надлишку фінансових ресурсів підприємство може тимчасово вільні кошти покласти на депозитний рахунок в комерційний банк, які будуть використані як кредитні ресурси для інших підприємств.

 

Відмінності фінансів та кредиту полягають в наступних аспектах:

1) кредит надається позичальнику на визначений термін на основі поверненості та платності, у той час як фінанси мають безповоротний характер;

2) фінанси здійснюють розподіл і перерозподіл ВВП, а кредит обмежується тільки перерозподілом тимчасово вільних коштів, акумулює їх і за плату надає в користування на умовах повернення;

3) кредитні ресурси виражають розірваний у часі двохсторонній рух вартості від кредитора до позичальника, а фінанси – односторонній.

4) кредитні ресурси формуються у процесі перерозподілу за рахунок тимчасово вільних коштів, а фінансові – їз доходів і нагромаджень, що утворилися на стадії вартісного розподілу;

5) кредит має більш тісний зв'язок з грошовим обігом: за його допомогою задовольняється потреба в платіжних засобах і здійснюється регулювання грошової маси.

 

Книга учета поступлений документов

Книга учета поступлений документовпредназначена для учета всех поступивших документов в архив:

- из архивов организаций;

- от физических лиц;

- из других архивных учреждений,

а также количества, состава и состояния документов, поступивших на хранение за год.

Все поступающие в архив документы вносятся в книги учета поступлений документов на основании акта приема-передачи документов на хранение, отдельно за период до 1917 г. и период после 1917 года в хронологической последовательности. В пределах года каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из одного или нескольких фондов. В то же время, если в течение года документы одного и того же фонда поступают несколько раз, то каждое поступление будет самостоятельным под своим порядковым номером.

Если фонд поступает впервые, ему присваивается очередной порядковый номер по списку фондов.

Если поступившие документы являются частью фонда, уже находящегося на хранении, то в графе 9 книги учета поступлений указывается номер, присвоенный этому фонду ранее, а в графе «Примечание» делается отметка «Дополнительный прием».

В графе 3 «Наименование организации, от которой поступили документы», указывается наименование учреждения - сдатчика, под которым она существует на момент передачи документов, в отличие от графы 5, где указывается название организации -фондообразователя на последний год сдаваемых дел.

При сдаче документов личного происхождения в графе 3 указывается фамилия и инициалы лица, сдавшего на хранение документы, а в графе 5 официальное название фонда личного происхождения.

В графе 8 «Краткая характеристика состояния документов» указывается состав поступившей документации: управленческая (упр.), научно-техническая документация (нтд), по личному составу (л/с), личного происхождения (л/п).

На 1 января каждого года подводится итог о количестве поступивших за год документов.