ЛИСТ ФОНДА
Учет неописанных документов
Учет описанных документов
Описи дел предназначены для поединичного и суммарного учета архивных документов. Поэтому описи дел являются важнейшим учетным справочником. Архив должен иметь три экземпляра описей дел, один страховой и два рабочих. Первые экземпляры описей дел размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении специалиста, ответственного за государственный учет. Вторые экземпляры описей дел находятся в архивохранилищах по месту хранения соответствующих фондов. Третьи экземпляры описей дел размещаются в читальном зале для исследователей и сотрудников архива. Описи дел хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда – по номерам описей дел. Описям дел присваиваются учетные номера по листу фонда (например, опись № 1 дел постоянного хранения, опись № 2 л/с дел по личному составу и т.д.). Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров. Составные части описи дел: титульный лист, список сокращенных слов, переводная таблица шифров (если опись дел пересоставлена), описательная статья описи дел, итоговая запись, лист – заверитель. Титульный лист к описи дел - это информация общего характера о принадлежности документов к данному фонду, его части и определенному периоду времени. Список сокращенных слов не несет самостоятельной информации, но с его помощью можно уменьшить объем описи. Переводная таблица шифров устанавливает соответствие старых и новых шифров единиц хранения в пределах фонда после переработки описей дел. Описательная статья описи – это совокупность сведений о деле (единице хранения), включающая следующие элементы: а) порядковый номер; б) заголовок дела и аннотация; в) крайние даты единиц хранения; д) количество листов; г) примечание; Нумерация дел в описи дел продолжается до тех пор, пока число дел в ней не достигнет наибольшей четырехзначной цифры. Законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения. Следующая опись дел должна иметь самостоятельный номер и новую нумерацию. В заголовках дел отражаются основные направления деятельности учреждения-фондообразователя. Заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии со схемой систематизации дел. Каждый заголовок включается в опись дел за отдельным порядковым номером. Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Неправильная, искаженная информация большинства заголовков о содержании единиц хранения требует переработки описей дел. Для устранения отдельных, частных неточностей заголовков дел проводится усовершенствование описи дел, не требующее пересистематизации и перешифровки дел в описи. В графе «Примечание» приводятся сведения о выбытии дел, их микрофильмировании, о наличии особо ценных документов и др. В целях обеспечения сохранности документов все листы описи дел должны быть пронумерованы. Сведения о количестве листов в описи дел отражаются в листе-заверителе. Итоговая запись завершает оформление описи дел как первичного учетного документа и дает информацию об объеме архивных документов данной описи дел. Итоговая запись составляется в конце каждой описи дел во всех трех экземплярах. После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел. Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому последующему годовому разделу, тому. Также в конце каждого годового раздела делается сводная итоговая запись. В итоговой записи указывается количество дел по данной описи (цифрой и в круглых скобках прописью), первый и последний номера дел по описи. Если в описи дел имеются пропуски номеров дел или литерные номера, наличие их оговаривается в итоговой записи. При выбытии дел в графе «Примечание» напротив каждой выбывшей единицы хранения проставляется отметка «выбыло». При этом составляется новая итоговая запись, в которой указываются номера выбывших единиц хранения, название, номер и дата документа, на основании которого выбыли дела, количество оставшихся единиц хранения в описи дел. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности и даты составления. Последующие итоговые записи по описи дел в целом составляется лицом ответственным за учет документов.
Пример: Итого в опись № 1 дел постоянного хранения внесено 150 (сто пятьдесят) дел с № 1 по № 158, в том числе: 1) 3 (три) литерных дела: №№ 25а, 68а, 104а; 2) 1 (одно) дело № 44 пропущено; 3) 10 (десять) дел: №№ 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 переведены в опись № 2 дел постоянного хранения (акт переработки описей от 12.02.2010 года). Должность подпись расшифровка подписи дата Проверка: 158 (последний номер по описи) + 3 (литерные номера) – 1 (пропущенный номер) – 10 (выбывшие номера) = 150 дел (фактическое наличие).
В случае если при очередном поступлении дел на хранение в архив к общему количеству дел прибавляются неучтенные в описи дела за ранее сданные годы (новые литерные номера), итоговая запись составляется следующим образом:
Пример:
Примечание: в опись № 1 дел постоянного хранения дополнительно внесено 2 (два) литерных дела: №№ 15а, 13а (акт приема-передачи дел на постоянное хранение от 05.06.2010.) Итого в опись № 1 дел постоянного хранения внесено 165 (сто шестьдесят пять) дел с № 1 по № 171, в том числе: 1) 5 (пять) литерных дел: №№ 15а, 13а, 25а, 68а, 104а; 2) 1 (одно) дело № 44 пропущено; 3) 10 (десять) дел: №№ 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 переведены в опись № 2 дел постоянного хранения (акт переработки описей от 12.02.2010). Должность подпись расшифровка подписи дата Расчет: 150 дел (количество дел в описи по предыдущей итоговой записи) + 13 дел (очередное поступление) + 2 дела (новые литерные) = 165 дел. Проверка: 171 (последний номер по описи) + 5 (общее количество литерных дел) – 1 (пропущенный номер) – 10 (выбывшие номера) = 165 дел (фактическое наличие).
В случае если при очередном поступлении дел на хранение в архив фактическое количество сдаваемых дел меньше общего количества дел данного раздела описи, итоговая запись составляется следующим образом: Пример: Примечание: по описи № 1 дел постоянного хранения не сданы 2 (два) дела: №№ 175, 176 (акт приема – передачи дел от 01.08.2010). Итого в опись № 1 дел постоянного хранения внесено 191 (сто девяносто одно) дело с № 1 по № 199, в том числе: 1) 5 (пять) литерных дел: №№ 15а, 13а, 25а, 68а, 104а; 2) 1 (одно) дело № 44 пропущено; 3) 10 (десять) дел: №№ 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 переведены в опись № 2 дел постоянного хранения (акт переработки описей от 12.02.2010); 4) 2 (два) дела: №№ 175, 176 не сданы. Должность подпись расшифровка подписи Расчет: 165 дел (количество дел в описи по предыдущей итоговой записи) + 28 дел (очередное поступление по описи) – 2 дела (несданные) = 191 дело. Проверка: 199 (последний номер по описи) + 5 (общее количество литерных дел) – 1 (пропущенный номер) – 10 (выбывшие номера) – 2 (несданные дела) = 191 дело.
В архиве постоянно ведется работа с фондами и делами, в связи с этим требуется отражение итогов проведенных работ в учетных документах. В результате объединения (разделения) дел в описи дел делается следующая запись:
Пример: Примечание: по описи № 1 дел постоянного хранения поступило 2 (два) дела: №№ 175а, 176а (акт о разделении дел от 02.04.2010). Итого в опись № 1 дел постоянного хранения внесено 192 (сто девяносто два) дела с № 1 по № 190, в том числе: - 2 (два) литерных дел: №№ 175а, 176а. Должность подпись расшифровка подписи дата
Если опись дел была пересоставлена (например, в процессе переработки описей), то один экземпляр ранее действовавшей описи дел включается в состав фонда и вносится во вновь составленную (переработанную) опись последним учетным номером как единица хранения, остальные экземпляры уничтожаются в установленном порядке.
Реестр описей. Основная цель ведения реестра описей – поединичный и суммарный учет описей дел архива. Отдельной описью дел считается опись с самостоятельной нумерацией единиц хранения. Если одна опись дел находится в нескольких томах, то она учитывается реестром описей как одна опись. Если же в одной обложке заключено несколько описей, каждая из них заносится в реестр описей отдельно. В реестре описей дел указываются: номер по порядку, номер фонда, номер описи дел (название), крайние годы документов, количество единиц хранения, количество листов в описи дел, количество экземпляров описей, отметка о выбытии, примечание. В примечании указываются основание и дата выбытия описи дел. Ежегодно на 01 января года, следующего за отчетным годом, в реестре описей дел составляется итоговая запись о количестве описей, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве.
Пример:
Всего за 2010 год поступило новых описей дел – 30, в том числе: - постоянного хранения – 8 - по личному составу – 7 - личного происхождения – 15. Итого на 01.01.2011 года по реестру описей дел числится 3772 описи, в том числе: 1) постоянного хранения – 2953 2) по личному составу – 680 3) личного происхождения - 87 4) научно-технической документации (НТД) – 52. Должность подпись расшифровка подписи дата
Паспорт архива – документ учетно-статистического характера. В паспорте архива приводятся сведения по состоянию на 01 января года, следующего за отчетным годом. Паспорт архива состоит из пяти разделов: 1) состав и объем архивных документов; 2) состав и объем страхового фонда копий архивных документов; 3) состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам; 4) состав и объем научно-справочной библиотеки; 5) условия хранения документов. К паспорту архива составляется пояснительная записка, в которой описываются показатели каждого раздела паспорта.
Пример:
По состоянию на 01.01.2010 года в архиве числилось 3168 фондов: - 59 фондов периода до 1917 года - 2041 фонд периода после 1917 года - 1068 партийных фондов. В 2010 году количество фондов увеличилось на 7 фондов периода после 1917 года. Количество фондов периода до 1917 года и партийных не изменилось. Уменьшения количества фондов не было. Итого на 01.01.2011 года в архиве числится 3175 фондов (3168 + 7 = 3175): - 59 фондов периода после 1917 года - 2048 фондов периода после 1917 года (2041 + 7 = 2048) - 1068 партийных фондов.
По такому же принципу рассчитываются показатели всех разделов паспорта архива.
Паспорт архивохранилища предназначен для суммарного учета архивных фондови архивных дел архивохранилища. Паспорт архивохранилища единственный основной учетный документ архива, форма которого не установлена Правилами, а является произвольной. Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном архивохранилище документов. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно по состоянию на 01 января года, следующего за отчетным годом.
Список фондов, содержащих особо ценные дела (ОЦД), служит для учета количества фондов, содержащих особо ценные дела. Фонды вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Порядковый номер является вспомогательным и в других учетных документах не используется. За фондами, содержащими ОЦД, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Сведения о количестве ОЦД архива вносятся ежегодно в паспорт архива.
Пример: Итого на 01.01.2010 по списку фондов, содержащих особо ценные документы, числится 125 фондов. Должность подпись расшифровка подписи дата
Опись особо ценных дел (ОЦД) составляется для поединичного и суммарного учета выявленных ОЦД данного фонда. Опись ОЦД составляется на каждый фонд отдельно в трех экземплярах по мере их выявления. Первый хранится у работника, осуществляющего учет архивных документов архива, второй передается вместе со страховым фондом на специальное хранение, третий передается в хранилище, в котором находятся ОЦД. Описи ОЦД составляются на дела одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества ОЦД. Обычно составляется одна опись ОЦД независимо от количества описей дел в фонде. Если опись ОЦД составлена по нескольким описям дел, то целесообразно составить к ней краткое предисловие. В опись ОЦД дела вносятся строго в порядке номеров описей дел, а внутри каждой описи - в порядке возрастания номеров дел. В описях ОЦД за ними сохраняются их прежние учетные номера, присвоенные им по общим учетным документам. Если все или большинство дел по описи дел являются особо ценными, отдельная опись ОЦД может не составляться, а копируется имеющаяся опись дел фонда, к ней оформляется новый титульный лист. В этом случае к ней составляется номерник, который является переводной таблицей от номера дела к номеру единицы хранения страховой копии. В основных учетных описях дел в графе «Примечание» напротив заголовков соответствующих единиц хранения проставляется отметка «ОЦ». Данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения. В итоговой записи описи дел указывается общее количество ОЦД, включенных в опись. На ОЦД создается страховой фонд и фонд пользования в установленном порядке. Сведения о копировании ОЦД, в целях создания страхового фонда, вносятся в соответствующие описи ОЦД по мере проведения их страхового копирования. По завершении копирования всех ОЦД по данной описи ставится отметка «Все единицы хранения скопированы, дата, должность, подпись». В случае если в результате анализа проведенной ранее работы по выявлению ОЦД архивом будет принято решение об исключении части документов из категории особо ценных, в учетные документы вносятся необходимые уточнения.
Реестр описей ОЦД ведется для обеспечения суммарного учета описей (номерников) ОЦД.В конце отчетного года в реестре описей ОЦД составляется итоговая запись об общем количестве ОЦД.
Дело фонда -это комплекс документов по истории учреждения-фондообразователя и архивного фонда. В дело фонда включаются документы: - историческая справка; - листы фонда после пересоставления; - акты приема–передачи документов на государственное хранение; - акты о выделении дел к уничтожению; - акты об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду; - акты и листы проверок наличия и физического состояния дел; - акты описания архивных документов, переработки описей дел; - акты о разделении или объединении дел; - акты о технических ошибках в учетных документах; - акты об изъятии подлинных единиц хранения; - акты о не обнаружении дел, пути поиска которых исчерпаны; - акты о рассекречивании дел и переводе их на общее хранение; и другие. Каждый вид актов имеет свою валовую нумерацию. На актах и документах, включенных в дело фонда, ставится штамп (2 х 10 см). Содержание штампа: «Учтено в (указывается в каких учетных документах: книге фондов, книге поступлений и текущих изменений в составе и объеме фондов, листе фонда, описи) дата _________, подпись____________». Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. На объединенный фонд заводится новое дело фонда, в которое помещаются документы, связанные с его созданием. Дела фондов, вошедших в состав объединенного фонда, включаются в его дело фонда. Все документы в деле фонда должны быть пронумерованы, подшиты и заключены в твердую обложку. На документы дела фонда составляется внутренняя опись. В конце дела фонда помещается лист-заверитель с указанием количества листов в деле фонда. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов в отдельном помещении для учетных документов.
|
