Студопедия — Правила составления и оформления документов
Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Правила составления и оформления документов

Правила составления и оформления документов

1.3.1. Бланки документов

Правильно составленный и хорошо оформленный документ, на­печатанный разборчивым шрифтом на соответствующей бумаге и содержащий полный набор сведении об организации, создает благо­приятные условия для работы и способствует уважительному отно­шению со стороны партнера. Высококачественному оформлению документа служит использование бланков документов, которые стро­ятся на основе формуляра-образца, с учетом межстрочных интерва­лов.

Бланки имеют установленный комплекс реквизитов и определен­ный порядок их расположения в соответствии с государственным стандартом.

В настоящее время большинство организационно-распорядитель­ных документов оформляется на бланках как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланки предприятия изготавливают­ся типографским способом или с помощью компьютера.

При использовании ЭВМ бланк может быть введен в память ма­шины, а при распечатке документа — автоматически выведен. Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, име­ющие в качестве реквизита «Государственный герб Российской Фе­дерации» или «Герб субъекта Российской Федерации». Эти бланки являются полиграфической продукцией строгой отчетности. Их изготовление осуществляется по заявкам организаций, которым предо­ставлено право пользования этими бланками.

Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210 х 297 мм) и А5(148 х 210 мм). Допускается, также изготавливать бланки на бумаге форматов АЗ (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм). Бланки формата АЗ могут применяться для оформления докумен­тов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таб­лицы или специального трафарета. Применение формата А6 допус­кается при изготовлении особых видов должностных бланков для оформления резолюции (поручения). Бланки документов обязатель­но должны иметь поля следующих размеров: левое поле — не менее 20, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 20 мм, нижнее - 10 мм.

В соответствии с ГОСТ Р6.30 — 97 установлены следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного

• общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа (кроме письма) (см. схемы (формат А4) расположения реквизитов и границы зон на угловом н продольном бланках, а также формуляр-образец доку­мента).

Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются только при условии наличия права подписи руководителя данного подразделения или конкретного должностного лица.

Общий бланк используется для всех видов организационно-рас­порядительных документов, кроме писем, и может иметь следующий набор реквизитов:

«Государственный герб Российской Федерации» — (01);

«Герб субъекта Российской Федерации» — (02);

«Эмблема организации или товарный знак» — (03);

«Код организации по ОКПО» — (04);

«Наименование организации» — (06).

Реквизиты 01, 02 и 03 помещают над серединой реквизита 06 (до­пускается расположение реквизита 06 на уровне реквизита 03). Кро­ме того, на общем бланке допускается размещение ограничительных отметок, обозначенных черточками и уголками, для следующих рек­визитов:

«Код формы документа по ОКУД» — (05);

«Дата документа» — (09);

«Регистрационный номер документа» — (10);

«Заголовок к тексту» — (17);

«Отметка о контроле» — (18).

«Место составления или издания документа» — (12).

Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.

В бланке для письма помимо вышеуказанных реквизитов для об­щего бланка проставляют также реквизит «Код формы документа по ОКУД» — (05) и размещают ограничительные отметки для следую­щих реквизитов:

«Дата документа» — (09);

«Регистрационный номер документа» — (10);

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» — (11);

«Адресат» — (14);

«Заголовок к тексту» — (17);

«Отметка о контроле» — (18);

«Место составления или издания документа» — (12).

Бланки конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества документов дан­ного вида. В бланках должностного лица дополнительный реквизит «Наименование должности» размещается ниже реквизита «Наиме­нование организации». При разработке бланков конкретных доку­ментов в общий бланк дополнительно вносятся следующие реквизи­ты:

«Код формы документа по ОКУД» — (05);

«Наименование вида документа» — (08).

Бланки каждого вида могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов.

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа.

Бланки с угловым расположением реквизитов являются наиболее удобными, поэтому применяются чаще. Особенно удобен угловой бланк для писем и факсов, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. В правой верхней части листа могут проставляться и другие реквизиты: «Гриф утверждения документа» (в актах, инструкциях); «Резолюция руководителя» (на поступивших документах). Кроме того, угловое расположение реквизитов являет­ся более экономичным, поскольку оно экономит около 20% площади листа документа. Текст документов печатается через 1,5 межстроч­ных интервала. Расстояние между реквизитами составляет 1,5 — 3 интервала.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, име­ющих наряду с русским языком в качестве государственного также и национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках (русском и национальном) на одном уровне продольного бланка. В случае применения углового бланка каждый реквизит указывается сверху на местном национальном языке, а ниже — на русском языке.

 

1.3.2. Правила составления и оформления

организационных документов

К организационным документам относятся: устав, положение, до­говор, штатное расписание, должностная инструкция. Эти докумен­ты содержат правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их пра­ва, обязанности, ответственность, и положения, изложенные в них, являются безусловными для исполнения.

Организационные документы проходят обязательную процедуру утверждения. В зависимости от вида документа они могут утверж­даться вышестоящей организацией, руководителем данной органи­зации, руководителем структурного подразделения или распоряди­тельным документом (постановлением, решением, приказом или рас­поряжением). Датой организационного документа является дата его утверждения. Бланк организационного документа должен иметь обя­зательный набор реквизитов: название организации или подразделе­ния (если документ утверждает руководитель подразделения), наиме­нование вида документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверж­дения. Текст организационных документов содержит пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными лицами и подразделениями, а также с юристом.

Устав — документ, регулирующий взаимоотношения граждан, организаций, учреждений с другими организациями, обществами и гражданами в сфере государственной или хозяйственной деятельнос­ти. Структура устава и его содержание определяются разработчиком и включают следующие разделы:

1) общие положения (указываются задачи и цели организации);

2) организационное единство (перечисляются структурные подраз­деления и их взаимосвязи);

3) регламент деятельности (содержатся сведения о формах управ­ления, правах и обязанностях должностных лиц);

4) финансово-материальная база (указываются источники финан­совых ресурсов, порядок распоряжения средствами);

5) отчетная и ревизионная деятельность;

6) порядок ликвидации и ответственность за дела организации.

Кроме перечисленных в устав могут быть включены и другие раз­делы в соответствии со спецификой деятельности организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государствен­ной власти; уставы общественных организаций — съездами этих орга­низаций; уставы государственных предприятий и учреждений — вы­шестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы час­тных предприятий утверждаются их коллективами и регистрируются вышестоящими административными органами (областными, краевы­ми, городскими, районными).

Формуляр-образец включает следующие реквизиты:

• наименование министерства или ведомства;

наименование организации;

• наименование вида документа (устав);

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• место составления или издания документа (город);

• гриф утверждения документа (для частного предприятия указы­вается, кем зарегистрировано);

• текст документа;

• подпись руководителя.

Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых орга­низаций, дату регистрации, государственный регистрационный но­мер и заверяется печатью регистрирующего органа.

Положение —документ, определяющий задачи, обязанности, пра­ва, ответственность и организацию работы учреждения, предприятия или его подразделения. Различают положения об организациях и по­ложения о структурных подразделениях. Текст положения об органи­зации включает следующие разделы.

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения и связи.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

Раздел «Общие положения» содержит полное и сокращенное наи­менования организации; основание для ее создания (соответствую­щий правовой акт, его номер и дата); цели функционирования; кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

В разделе «Функции» перечисляются виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которы­ми наделяется организация в лице ее руководителя (право на издание распорядительных и нормативных документов, на ведение перепис­ки, право представительствовать в соответствующих органах и др.), и возложенные на него обязанности.

В разделе «Руководство» указывается, кто осуществляет руковод­ство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобож­дается от должности руководитель.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» содержит сведения о том, кто осуществляет проверки и ревизии финансово-хо­зяйственной деятельности, об их периодичности и сроках; порядке представления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» указывается порядок реорганизации и ликвидации организации, кем она осуществляется.

Положение об организации утверждается вышестоящей органи­зацией.

 

Текст положения о подразделении включает следующие разделы.

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

В разделе «общие положения» указываются: полное наименова­ние подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение; чем оно ру­ководствуется в своей деятельности; кем возглавляется и кому подчи­няется; порядок назначения и освобождения от должности руководи­теля подразделения; наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные направле­ния деятельности подразделения.

В разделе «Функции» указываются виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя, и возложенные на него обязанности.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисциплинарной, административной, а при необходимости — и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае не выполнения им своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие; какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность к сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возни­кающие разногласия.

Положение оформляется на общем бланке организации. Положение о структурном подразделении подписывает его руко­водитель, вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик; положение согласовывается с юриди­ческим отделом.

Положение учреждения утверждается вышестоящей организацией. Формуляр-образец положения состоит из следующих реквизитов:

• наименование ведомства;

• наименование организации;

наименование структурного подразделения:

• гриф утверждения документа;

• наименование вида документа (положение);

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• место составления или издания документа (город);

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• подпись;

• гриф согласования документа;

• визы согласования документа.

Договор (контракт) — документ, представляющий собой соглаше­ние сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений (характера сделки, условий и сроков поставки, транспортировки, оп­латы, гарантий и т.п.).

Договорные отношения могут быть установлены путем представ­ления одной из сторон проекта договора (контракта). Получив про­ект, другая сторона рассматривает его и при отсутствии возражений подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, со­ставившей проект.

Составными частями договора (контракта) являются:

• заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на по­купку, контракт о техническом содействии и т.п.);

• дата, место составления, номер;

• наименование сторон (полное и сокращенное название фирм);

• предмет контракта;

• условия и сроки (поставки, перевода, хранения, упаковки, рек­ламы, реализации и т.п.);

• условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

• порядок сдачи и приема выполненных работ;

• ответственность сторон (в том числе за невыполнениепринятыхобязательств);

• юридические адреса сторон (почтовые адреса, банковские рек­визиты, номера телефонов, факсов);

• подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшиф­ровок подписей и дат подписания документов);

• печати фирм-контрагентов.

Штатное расписание — документ, содержащий перечень должнос­тей сотрудников предприятия, учреждения, фирмы; сведения о коли­честве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы (в государственных учреждениях — с указа­нием разряда по единой тарифной сетке). Штатное расписание офор­мляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия и согласовывается с главным бухгалтером. Штатное расписание утверждается руководителем предприятия. В грифе утверждения указывается общая штатная численность предпри­ятия и месячный фонд заработной платы, на грифе утверждения ста­вится гербовая печать или печать организации. Текст штатного рас­писания составляется в табличной форме. В заголовке к тексту ука­зывается год, на который составляется штатное расписание.

Ответственность за подготовку штатного расписания несет ПФУ.

Должностная инструкция —документ, определяющий права, обя­занности, ответственность должностных лиц, их функции. Должнос­тная инструкция состоит из нескольких разделов.

Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, условия назначения на должность и освобождения от нее.

Раздел «Должностные обязанности» содержит перечень видов ра­бот, выполняемых сотрудником.

Раздел «Права» устанавливает права работника, способствующие успешному выполнению работ.

Раздел «Ответственность» указывает, за что работник несет ответственность. Текст инструкции носит характер указаний с распоря­дительными словами: «должен», «не допускается» и т.п. и излагается от третьего лица.

Раздел «Взаимоотношения» содержит сведения о том, какую ин­формацию, в какие сроки и от кого получает работник, с кем совмес­тно готовит документы, в какие сроки представляет их, и другие воп­росы информационных взаимосвязей работника с другими подразде­лениями, организациями, сотрудниками.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем струк­турного подразделения, отделом кадров или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юристом, подписывается составите­лем и утверждается руководителем организации. Датой введения ин­струкции в действие является дата ее утверждения.

Инструкция по безопасности труда составляется отделами охра­ны труда и техники безопасности.

Формуляр-образец инструкции включает следующие реквизиты:

• наименование министерства или ведомства;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• наименование вида документа (инструкция);

• дата документа:

регистрационный номер документа;

место составления или издания документа (город);

заголовок к тексту (в именительном падеже);

гриф утверждения документа;

текст документа;

подпись (автора);

гриф согласования документа;

визы согласования документа.

 

 




<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Распад Киевской Руси и образование городов-государств | Фармакотерапия приступа

Дата добавления: 2015-03-11; просмотров: 566. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Важнейшие способы обработки и анализа рядов динамики Не во всех случаях эмпирические данные рядов динамики позволяют определить тенденцию изменения явления во времени...

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ МЕХАНИКА Статика является частью теоретической механики, изучающей условия, при ко­торых тело находится под действием заданной системы сил...

Теория усилителей. Схема Основная масса современных аналоговых и аналого-цифровых электронных устройств выполняется на специализированных микросхемах...

Логические цифровые микросхемы Более сложные элементы цифровой схемотехники (триггеры, мультиплексоры, декодеры и т.д.) не имеют...

Случайной величины Плотностью распределения вероятностей непрерывной случайной величины Х называют функцию f(x) – первую производную от функции распределения F(x): Понятие плотность распределения вероятностей случайной величины Х для дискретной величины неприменима...

Схема рефлекторной дуги условного слюноотделительного рефлекса При неоднократном сочетании действия предупреждающего сигнала и безусловного пищевого раздражителя формируются...

Уравнение волны. Уравнение плоской гармонической волны. Волновое уравнение. Уравнение сферической волны Уравнением упругой волны называют функцию , которая определяет смещение любой частицы среды с координатами относительно своего положения равновесия в произвольный момент времени t...

Тема 5. Организационная структура управления гостиницей 1. Виды организационно – управленческих структур. 2. Организационно – управленческая структура современного ТГК...

Методы прогнозирования национальной экономики, их особенности, классификация В настоящее время по оценке специалистов насчитывается свыше 150 различных методов прогнозирования, но на практике, в качестве основных используется около 20 методов...

Методы анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия   Содержанием анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия является глубокое и всестороннее изучение экономической информации о функционировании анализируемого субъекта хозяйствования с целью принятия оптимальных управленческих...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2024 год . (0.014 сек.) русская версия | украинская версия