внутренней• наименование структурного подразделения; • наименование вида документа (докладная записка); • дата документа; • регистрационный номер документа; • адресат: • заголовок к тексту; • текст документа; • отметка о наличии приложении; • подпись. внешняя: • наименование министерства или ведомства; • наименование организации; • наименование структурного подразделения; • наименование вида документа (докладная записка); • дата документа; • регистрационный номер документа; • место составления или издания документа; • адресат; • заголовок к тексту; • текст документа; • отметка о наличии приложений; • подпись. Объяснительные записки бывают двух видов. Первые представляют собой документ, поясняющий содержание отдельных положений какого-либо основного документа (отчета, программы, плана). Вторые объясняют причины нарушений трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения и т.п. Они подписываются составителем.Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, подписываются руководителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем. Максимальный набор реквизитов объяснительной записки таков: • наименование министерства или ведомства; • наименование предприятия; • наименование структурного подразделения; • наименование вида документа (объяснительная записка); • дата документа; • регистрационный номер документа (при его наличии); • заголовок к тексту; • текст документа; • подпись; • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
1.3.3. Правила составления и оформления распорядительных документов К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы играют важную роль в управлении организацией, предприятием, учреждением. Они носят административный характер и обращены к нижестоящим или подчиненным должностным лицам или организациям. Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти. Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы РФ и Правительства РФ. Постановления должны иметь следующие реквизиты: государственный герб Российской Федерации: наименование вышестоящего органа и органа, издающего постановление: наименование вида документа (постановление); дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; подпись руководителя органа, издающего постановление. Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется разъяснить цели и мотивы его издания, и распорядительную часть. Вступительная часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие ведомственные нормативные акты. Вступительная часть заканчивается ключевым словом — «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Распорядительная часть постановления излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Пункты постановления содержат конкретные поручения и включают: наименование органа или организации, которой дается поручение; содержание самого поручения и срок его выполнения. Указание — распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Право издания указаний внутри организации, предприятия предоставляется руководителям и их заместителям. Формуляр-образец указания состоит из следующих реквизитов: • наименование министерства или ведомства; • наименование организации; • наименование структурного подразделения; • наименование вида документа (указание); • дата документа; • регистрационный номер документа (его порядковый номер в пределах года); • место составления или издания документа (город); • заголовок к тексту; • текст документа; • подпись; • отметка о согласовании (визы или гриф согласования документа). Текст указания должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть содержит описание причин издания документа и, как правило, начинается формулировками: «Во исполнение...», «В соответствии с...» и т.п. Распорядительная часть начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на должностное лицо, должность, инициалы и фамилия которого указываются. Приказ — основной распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия, учреждения для решения каких-либо производственных задач. Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказампо основнойдеятельности. Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы по личному составу. Они регулируют прием, увольнение работников, присвоение разрядов, вынесение взыскании или объявление поощрении. Изменения, дополнения, отмена приказа производятся только приказом. Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание приказа руководителем; доведение его содержания до сведения исполнителей. Проекты приказов готовятся специалистами учреждения по поручению руководителя. Приказы оформляются на бланке предприятия для внутренних документов. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются основания для издания приказа (нормативные документы государственных органов — правительства, налоговой инспекции и др.; решения совета директоров; производственная необходимость и др.). Если причина издания приказа не нуждается в разъяснении, его констатирующую часть опускают. Распорядительная часть приказа начинается словами «ПРИКАЗЫВАЮ». В ней пишут: «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу) и «до какого числа» (срок ее окончания). Если поручений несколько, то текст приказа делится на пункты. Каждый из них начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые данным приказом отменяются. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к нему. В правом верхнем углу таких документов ставится: «Приложение к приказу директора (наименование предприятия) от 00.00.00 №...». После составления проекта текста приказа осуществляют его согласование и подписание. Согласование проекта приказа производят с руководителями структурных подразделений, главным бухгалтером, юрисконсультом и другими должностными лицами предприятия, ответственными за исполнение, и оформляют в виде визы. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа. Приказ подписывает руководитель или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. К проекту приказа составляется список рассылки, куда входят подразделения и должностные лица, которых касается приказ. Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на доске объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы. Выписка из приказа — копия части документа. В выписке содержится только та часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть пишется полностью (если она есть). Реквизиты выписки таковы: • наименование министерства или ведомства: • наименование организации; • наименование вида документа (выписка из приказа); • дата и регистрационный номер документа (индекс) те же, что и у приказа; • место составления или издания документа; • заголовок к тексту. Решение — распорядительный документ коллегиального органа управления. Решения издаются министерствами, ведомствами, научными советами, общественными организациями и т.д. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части указываются причины издания решения, в распорядительной — наименование органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» (на отдельной строке). Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Формуляр-образец решения состоит из следующих реквизитов: • наименование организации; • наименование вида документа (решение); • дата документа (дата принятия решения на заседании коллегиального органа); • регистрационный номер документа; • место составления или издания документа; • заголовок к тексту; • текст документа; • подписи (председатель, секретарь); • визы согласования документа. Документ визируется составителем, руководителем подразделения, вносящего проект решения, исполнителями, юрисконсультом, должностными лицами, ответственными за его исполнение. Распоряжение — документ управления государственного органа (предприятия, организации, министерства, администрации района, города, правительства). Распоряжение имеет обязательную силу для граждан и организации, которым оно адресовано. Распоряжение содержит констатирующую и распорядительную части. В первой указываются цель и причины распоряжения, во второй — предписываемые действия. Констатирующая часть начинается словами: «В соответствии...». «В связи...», «В целях...». Распорядительная часть начинается словами: «ОБЯЗЫВАЮ...». Формуляр-образец распоряжения состоит из следующих реквизитов: • наименование организации; • наименование вида документа (распоряжение); • дата документа; • регистрационный номер документа (номер в пределах календарного года); • место составления или издания документа; • заголовок к тексту: • подписи; • текст документа, • визы согласования документа. Согласование осуществляется с должностными лицами или организациями, которые заинтересованы в данном документе. В случае если исполнителями распоряжения являются должностные лица, в последнем пункте указываются те, на кого возлагается контроль за его исполнением.
1.3.5. Правила составления и оформления документов по персоналу
В соответствии с Кодексом законов о труде (КЗОТ) Российской Федерации в организациях установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Комплекс документов, которые характеризируют правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками, и составляют особую группу документов. К ним относятся: • трудовые контракты (договоры), заключенные организацией с работником; • приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника); • личные карточки формы Т-2; • личные дела; • трудовые книжки; • лицевые счета по заработной плате. Трудовой контракт (договор) — документ, фиксирующий соглашение между работником и организацией (работодателем), в соответствии с которым он обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а организация обязуется обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством, и выплачивать заработную плату. Условия трудового контракта разделяются на основные и дополнительные. К основным условиям относятся: • место работы (предприятие, его адрес); • конкретная работа по профессии, должность; • дата начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт; • оплата труда; • обязанности предприятия по обеспечению охраны труда. Дополнительные условия могут касаться любых вопросов труда и социально-бытового обслуживания работника (испытательный срок, совмещение профессий, повышение квалификации, дополнительный отпуск и др.). Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на работающих следующих категорий: • постоянные работники; • временные работники; • работающие на основном месте работы; • работающие по совместительству. В трудовом контракте указываются обязанности работника в соответствии с той должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия. В трудовом контракте указывается размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера (за высокую квалификацию; профессиональное мастерство; личный трудовой вклад и др.). По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях — увеличены или уменьшены по сравнению с общей нормой. применяемой в организации. Наряду с доплатами могут быть оговорены и иные виды поощрений (дополнительный отпуск, повышенное вознаграждение по итогам работы за год и т.п.). В контракте (договоре) не могут быть установлены следующие условия: • основания для увольнения работника; • дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством; • полная материальная ответственность, кроме случаев, предусмотренных ст. 121 КЗОТ.
Согласно законодательству Российской Федерации (ст. 17 КЗОТ) трудовой контракт может заключаться: • на неопределенный срок; • на определенный срок не более 5 лет; • на время выполнения определенной работы. Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, другой — у работника. Трудовые контракты включаются в состав личных дел сотрудников предприятия. Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело и подшиваются по алфавиту фамилий работников. Личная карточка (форма Т-2) — основной документ по учету персонала предприятия, который заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу. Личная карточка заполняется в одном экземпляре рукописным или машинописным способом секретарем-референтом или лицом, ответственным за работу с персоналом. Форма Т-2 может заполняться с помощью компьютера, куда предварительно вводятся данные о сотрудниках. Основанием для записи в личной карточке служат паспорт, документы об образовании, военный билет и т.д. В обязательном порядке ставится дата заполнения карточки и личная подпись сотрудника. Личная карточка заполняется после подписания приказа о приеме на работу. Ниже приведен образец личной карточки формы Т-2. Карточки хранятся в алфавитном порядке в картотеке работающих. Карточки уволенных сотрудников формируются в дело.
Лицевая сторона Форма Т-2 Код по ОКУД 03011002
Личная карточка № I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ 1. Фамилия_________ Имя__________ Отчество__________ 2. Год рождения____________ месяц_________ число________
3. Место рождения______________________________________________
4.Член профсоюза____________________________ да, нет 5. Образование а)_____________________________________________________________________ высшее, общее, среднее, среднее специальное, неполное среднее, начальное (количество классов) б)____________________________________________________________________ _ название и дата окончания высшего или среднего специального учебного заведения название и дата окончания училища, школы по профессионально-техническому образованию в)_____________________________________________________________________ название и дата окончания училища, школы по профессионально-техническому образованию г) вид обучения: дневное, вечернее, заочное (ненужное зачеркнуть) 6. Специальность по диплому (свидетельству) окончивших высшее или среднее специальное учебное заведение _______________ 7. Квалификация по диплому (свидетельству) ____________ Диплом (свидетельство)____№ __ от «_» ______ 19 _ г. Дата заполнения «_»__________ 19__ г. 8. Основная профессия (специальность) стаж работы по этой специальности______ 9. Общий стаж работы__________________ 10. Непрерывный стаж__________________ 11. Последнее место работы. Должность__________ Дата и причина увольнения. 12. Семейное положение (состав семьи с указанием года рождения каждого члена семьи) 13. 14. 15. 16. 17. Паспорт: серия __№ __ кем выдана, дата выдачи 18. Домашний адрес: Телефон, Подпись. II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ Группа учета Категория учета Состав Воинское звание. Военно-учетная специальность № Годность к военной службе Название райвоенкомата по месту жительства. Состоит на специальном учете № Оборотная сторона III. НАЗНАЧЕНИЯ И ПЕРЕМЕЩЕНИЯ
IV. ОТПУСКА
V. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ записываются дополнительные сведения Дата и причина увольнения. Личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Документы, входящие в личное дело, рекомендуется формировать в такой последовательности: • внутренняя опись документов; • дополнение к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров); • заявление о приеме на работу; • анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров); • трудовой договор (при его наличии); • приказ о приеме на работу (копия); • документы об образовании (копия); • характеристики или рекомендательные письма Внутренняя опись документов дела содержит сведения об их порядковых номерах, индексах, заголовках, датах. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Личный листок по учету кадров (анкета) содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу на основании паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), о присуждении ученой степени (диплом), присвоении ученого звания (аттестат), об имеющихся изобретениях. В графе «Образование» личного листка применяют формулировки: «начальное», «неполное среднее», «среднее», «среднее специальное», «незаконченное высшее», «высшее» в зависимости от того, какой документ о образовании имеется у работника. В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» указывают сведения о работе в соответствии с записями в трудовой книжке. В этой графе также фиксируется обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности. Здесь же приводится информация о перерывах в работе (учеба, болезнь, отпуск, иждивение). Работник, занимая различные должности на одном предприятии, должен указать время пребывания в них. В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец» («вдова»), •холост» («не замужем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства («отец», «мать», «жена», «муж», «сын», дочь»). При этом сообщается фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи, чем занимается каждый из них. Личный листок по учету кадров подписывается поступающим на работу. В практике оформления приема на работу часто используется анкета — документ, аналогичный личному листку по учету кадров, содержащий те же графы. В анкету могут входить дополнительные сведения (об изменении фамилии). В отличие от личного листка анкета подписывается не только лицом, поступающим на работу, но и лицом, ответственным за документы по кадрам. И анкета, и личный листок заполняются в одном экземпляре, к ним прилагаются копии документов об образовании, ученой степени и т.д., заверенные подписью и печатью, фотографии. Дополнение к личному листку (анкете) — документ, в котором фиксируются изменения в трудовой и личной жизни сотрудника, происшедшие после заполнения им личного листка по учету кадров (анкеты). Это документ включает фамилию, имя, отчество работника и два раздела, в которые вносятся изменения и дополнения. Разделы оформляются в виде таблицы. В первом разделе фиксируются сведения о работе, перемещения по службе со ссылкой на приказы по личному составу. Второй раздел содержит информацию об изменениях в профессиональной и личной жизни работника. Все вносимые изменения и дополнения должны подтверждены соответствующими документами. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Трудовые книжки на работников ведутся на предприятиях независимо от формы собственности. В них содержатся следующие сведения о работнике: • фамилия, имя, отчество — полностью, без сокращений; • дата рождения (число, месяц, год); • образование (указывается на основании дипломов, справок, сертификатов); • профессия, специальность: • сведения о работе: приеме, переводе, увольнении: • сведения о награждении и поощрении; • сведения об открытиях и изобретениях, на которые выданы авторские свиде- тельства, патенты. Взыскания в трудовую книжку не вносятся. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она впервые была заполнена. Запись на последующих страницах книжки начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки его наименования. Все записи производятся в точном соответствии с приказами о приеме, переводе или увольнении. Если возникает необходимость внести исправления, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. В записи об увольнении указывается соответствующая статья КЗОТ РФ. Например: «Уволен по собственному желанию, ст. 31 КЗОТ РФ», ставится подпись должностного лица и печать организации.
|
