Ситуаційний підхід концентрується на тому, що ефективність методів управління зумовлюється конкретними ситуаціями

Лекция 4

Тема:

Поняття функцій управління та управлінського циклу.

Технологія – це знання та застосування спеціальних засобів, процедур і операцій, які дозволяють поетапно організувати певні дії і саму діяльність в цілому та отримувати, як підсумок, потрібні результати. Технологія управління визначається як такий образ поведінки та дій керівника, дотримуючись якого можна реалізувати цілі управління оптимальним чином.

Технологія управління – це управлінський процес, цикл. Він складається із окремих елементів (видів діяльності). Якщо уявити цей цикл як ланцюг, то стає зрозуміло, що всі ланки у ньому пов’язані між собою, послідовно змінюючи одна одну. Що відбувається з кораблем, якщо якась ланка не витримує і якірний ланцюг рветься? Він гине, бо його відносить до океану або розбиває об скелі. Те ж буде і з справою, якщо управлінський цикл розірветься.

Процес – це сукупність послідовних дій, які заперечують досягнення певних результатів. На його основі виник процесуальний підхід, який став значною віхою у розвитку управлінської теорії та практики. На думку Анрі Файоля, якому належить авторство концепції, процес управління складається з п’яти основних функцій: передбачення (встановлення мети), планування, організації, розпорядження та координації і контролю. Однак ці види діяльності розглядались як незалежні один від одного. На противагу цьому, сучасна наука вважає функції взаємопов’язаними.

У науковій літературі, яка висвітлювала різні аспекти процесуального підходу, за майже вікову історію представлено різноманітні визначення поняття “функції”. Вони відбивають і зміст, і мету, і сутність управлінської діяльності. Їхні автори спирались на різні принципи та підходи до менеджменту. Так, цим поняттям позначали основні види діяльності керівника, обов’язки, сукупність цілей, стадії процесу управління, коло завдань посадової особи тощо.

З огляду на те, що відсутнє однакове розуміння терміну “функції”, немає і їх єдиної класифікації. Проте більшість авторів схильні виокремлювати загальні (основні, операційні) функції, які засвідчують циклічність діяльності. Таких функцій налічується понад двадцяти. Серед них Б.А Гаєвський називає: передбачення, контроль, планування, аналіз, координацію, програмування; В.Г.Афанасьєв – організацію, контроль, рішення, регулювання; М.М.Поташник – організацію, контроль, планування, керівництво; Ю.К.Конаржевський – аналіз, планування, організацію, контроль, регулювання; М.Мескон – планування, організацію, мотивацію, контроль; М.М.Мартиненко – планування, організовування, регулювання, облік, контроль, аналізування та стимулювання; Г.Десселер – планування, організовування, контроль, управління персоналом та керівництво; Д.Адаір – планування, організацію, встановлення завдань та інструктаж, оцінка роботи, мотивація; І.А.Юргутіс та І.І.Кравчук – планування, організацію, контроль та мотивацію тощо.

Автори вважають, що кожна із цих функцій має своє місце в загальній системі циклу, виконує тільки їй єдиній притаманну роль і не може бути ігнорована без ризику припустити диспропорції в управлінській діяльності.

Глибокий аналіз наукової літератури з питань управління (як педагогічного, так і соціального та виробничого), спостереження за роботою керівників навчальних закладів, безпосередня тривала робота у адміністративному апараті дали можливість визначитись із поняттям "функції управління" та класифікувати їх. На нашу думку, функції – це основні види діяльності, які утворюються шляхом зведення однотипних видів робіт, що виконує керівник, до більш загальних та поєднуються однаковою цілеспрямованістю.

Функція управління повинна мати:

- предмет діяльності;

- способи діяльності;

- стосунки під час управлінської діяльності;

- результати управлінської діяльності.

Функція управління – це вид управлінської діяльності. Основними критеріями, які дозволяють виокремити діяльність у функцію вважаються:

1. Специфічність мети діяльності, яка має відносно самостійне значення. Саме самостійність, особливість, відмінність мети зумовлює всі інші критерії функції.

Приклад. Мета функції планування полягає в визначенні перспектив, прогнозуванні кінцевих результатів, шляхів їхнього досягнення.

Мета функції організовування полягає у визначенні ролі кожного у досягненні цілей діяльності, встановленні строків, доборі адекватних методів діяльності, забезпеченні ресурсами досягнення прогнозованих результатів.

2. Характер даного виду діяльності. Це об`єктивно необхідний критерій, що грунтується на показниках:

а) без цієї діяльності управління не буде якісним, повноцінним;

б) без цієї діяльності не будуть досягнуті цілі управління;

в) без цієї діяльності не буде завершеним (замкненим) управлінський цикл.

Приклад. Уявимо, що із управлінського циклу вилучили якусь одну функцію, скажімо – планування. Що відбувається у такому разі? Керівник зібрав інформацію, здійснив її глибокий аналіз, сформулював проблему і далі почав відразу визначати виконавців, встановлювати терміни. Вже на етапі контролю стане зрозумілим, що ефективність діяльності є дуже низькою, так як не було чітких цілей, завдань, не розроблені плани виконання робіт з урахуванням наявних ресурсів. А далі необхідно левову частку управлінської діяльності: приділяти регулюванню, корекційній роботі, що зробить управління реактивним, тобто керівник буде зосереджувати увагу не на прогнозованому розвитку, а на виправленні вже наявних недоліків.

3. Однорідність операцій, що формують зміст виду діяльності. Дії, форми, методи, результати функції об`єднаються однаковою цілеспрямованістю, характерною для даного виду діяльності.

Приклад. Аналіз роботи персоналу, аналіз діяльності навчального закладу, аналіз роботи конкретного вчителя, аналіз власної роботи і таке інше наповнюють змістом функцію аналізу. Мета, форми, методи аналітичної діяльності будуть мати відмінності в залежності від об`єкту аналізу, але в межах функції.

Порівняйте: оперативний аналіз роботи персоналу та оперативний аналіз діяльності навчального закладу; застосування методу «силового поля» для аналізу роботи вчителя і власної діяльності.

4. Специфіка структури функції. Різні дії, операції, що складають вид діяльності, пов`язані між собою. Характер зв`язків, особливості структури функції зумовлюються особливостями та цілями певного виду діяльності.

Приклад. У схематичному варіанті функцію планування можна представити як ланцюг:

місія ® заг. мета ® цілі-напрямки ® цілі-завдання ® діяльність (види робіт) ® результати.

Функція аналізу укладається у схему:

ознайомлення з предметом аналізу

¯;

змалювання структури предмету аналізу

¯;

змалювання системи предмету аналізу

¯;

виявлення тенденцій, закономірностей

¯;

встановлення причинно-наслідкових зв`язків

¯;

формулювання узагальнень, висновків

¯;

формулювання проблеми

¯;

розробка рекомендацій, пропозицій

5. Інтегративність функції. Це означає, що незважаючи на певну відносну самостійність, своє призначення вона може реалізуватись у повній мірі тільки за умов щільної взаємодії із іншими функціями.

Приклад. Сама по собі функція не має сенсу. Наприклад, функція контролю стає актуальною, тільки в умовах повного управлінського циклу. Призначення контролю полягає у відстеженні стандартів, норм, правил. Вони закладаються на етапі функції планування. Їх потреба визначалась під час аналізу. На етапі організації стандарти втілювались в життя. На етапі регулювання буде відбуватись уточнення, удосконалення за наслідками контролю.

6. Наскрізний характер виду діяльності засвідчується обов`язковою присутністю функції під час виконання будь-яких управлінських завдань, робіт, на різних етапах управлінського процесу. Може змінюватись обсяг виду діяльності, але об`єктивно незмінним залишається цільове призначення функції.

Приклад. Універсальність управлінського циклу полягає саме в тому, що всі види робіт необхідно здійснювати за його допомогою. Вилучення якоїсь функції відразу знижує ефективність діяльності. Щоб не робив керівник, але кожна функція управлінського циклу у більшій чи меншій мірі, але повинна бути присутньою. Кожна функція (як вид діяльності) теж буде реалізуватись за допомогою управлінського циклу (Рис.8).

Рис.8. Реалізація функції планування за допомогою циклу

Так, під час планування керівник аналізує, власне планує (розробляє план, приймає рішення), організовує, контролює, регулює.

7. Системний зміст. Той чи інший вид діяльності має право бути функцією, якщо він укладається в поняття системи.

Приклад. Ознаками функції аналізу як системи є:

- мета;

- структура підсистеми та елементи, які наповнюють функцію;

- функція призначення та завдання кожного елементу функції;

- зв`язки між структурними елементами;

- керованість та самокерованість;

- зв`язки із іншими функціями;

- результати цього виду діяльності.

Загальні функції управління, послідовно змінюючи одна одну, утворюють управлінський цикл (Рисунок 9).

 

 

Аналіз

 

Регулювання Планування

 

Інформація

Контроль Організація

Рис. 9. Управлінський цикл

Кожна окрема функція має глобальну та конкретну мету. Глобальна мета співпадає з метою управління в цілому (забезпечення оптимального функціонування та розвитку соціально-педагогічної системи), а конкретна мета пов’язана із завданнями, які керівник розв’язує на певному етапі управлінського циклу. Групу загальних функцій, на нашу думку, складають наступні: аналітико-прогностична, планування, організаційно-координаційна, контрольно-оціночна, регулятивно-корекційна. Саме вони утворюють універсальний управлінський цикл, порушення якого призводить до зниження ефективності діяльності.

Аналітико-прогностична функція спрямована на аналіз управлінської інформації, визначення проблем, встановлення закономірностей і тенденцій розвитку окремих явищ, на встановлення причинно-наслідкових зв’язків, об’єктивну оцінку ситуації, складання прогнозу та моделювання майбутнього.

Планування – це функція управління, сутність якої полягає у визначенні перспектив, цілей та шляхів їхнього досягнення. Умовну модель функції можна представити як ланцюг: місія – генеральна мета – стратегічні цілі – цілі-напрямки – тактичні цілі – цілі-завдання – комплекс заходів – прогнозовані результати.

Сутність організаційно-координаційної функції управління полягає у визначенні місця і ролі кожного члену колективу в досягненні поставлених цілей та реалізації планів. Ця функція визначає суттєві зв’язки між людьми, задачами та роботою; вона дозволяє інтегрувати та координувати всі наявні ресурси (час, кадри, матеріально-технічні, фінансові).

Контрольно-оціночна функція управління забезпечує моніторинг досягнення цілей. Сучасне тлумачення функції пов’язане із порівнянням стандартів, норм, планів та реального стану явища. Контроль втратив свою авторитарно-бюрократичну сутність. Він отримує нове забарвлення: гуманістичний характер, оптимістичність, навчально-методична спрямованість, гласність та інформаційна достатність. На другий план відходять перевірки з кількісними оцінками, які замінено на самоатестацію. Більше уваги приділяється кінцевим результатам та їх якості.

Регулювання – це функція управління, сутність якої полягає в коригуванні за наслідками контролю. Ця функція дозволяє підтримувати систему організації на оптимальному рівні, упорядковувати всі підсистеми, не припускати надмірного реактивного управління (за наслідками, за відхиленнями).

Позитивне у підході до класифікації функцій управління з позиції управлінського циклу, перш за все, є те, що вони подані у певній системі, висвітлена операційна (технологічна) сторона процесу управління. Проте загальні функції продовжують оновлюватись, удосконалюватись.

Пропонуємо розглянути функції управлінського циклу.

Стр 91 посл абзац