Для активизации процесса руководитель организации должен уведомить всех высших управляющих о том, что они должны стать активными членами административной группы, которую он должен возглавить. Эта группа отвечает за оценку и утверждение стратегии улучшения деятельности, которую разрабатывает руководящий совет, и реализацию одобренных мероприятий в своих подразделениях.
Задачами руководителя являются разработка процесса улучшения и основных направлений, создание учебных программ, оценка достигнутых результатов и оказание помощи в реализации процесса. Он обеспечивает эффективное внедрение процесса во всех подразделениях.
Руководитель может поставить задачи следующим образом:
1.Выработка стратегии по реализации процесса улучшения деятельности.
2. 0беспечение руководства его внедрением.
3.Отладка процесса для обеспечения соответствия изменениям в деятельности предприятия
Можно указать следующую типичную повестку дня такого заседания под эгидой руководителя:
1. Открытие. (Руководитель предприятия.)
2. Зачем совершенствовать деятельность? (Заместитель руководителя.)
3. Конкурентоспособность. (Руководитель по маркетингу.)
4. Мировые тенденции в области качества. (Лекция консультанта.)
5. Суть процесса улучшения работы. (Лекция консультанта.)
6. Анализ причин неуспехов предприятия. (Семинар с консультантом.)
7. Вечерние задания для рабочих групп по разработке планов действий в соответствии с проведенным анализом. (Три-четыре группы.)
8. Представление и обсуждение рекомендаций групп. (Выступления представителей групп.)
9. Обзор методов улучшения работы. (Лекция консультанта: Подсчет потерь вследствие низкого качества продукции. Статистические методы. Методы решения проблем. Совершенствование деятельности служащих. Методы контроля процессов.)
10. Разбивка на небольшие группы для вечерней работы по разбору примеров и формулированию плана рекомендуемых действий.
11. Представление и обсуждение рекомендаций групп. (Члены групп.)
12. Ознакомление с успешным опытом реализации процесса улучшения деятельности. (Представитель другого предприятия.)
13. Разработка плана действий на последующие три месяца. - Руководящий совет по улучшению деятельности.
14. Подведение итогов. ("Лидер" процесса.)
15. Закрытие. (Руководитель предприятия.)
Коллективное управление качеством
Коллективное управление - это стиль руководства, при котором активная роль принадлежит рядовым работникам; они непосредственно участвуют в решении производственных вопросов.
К ним относятся кружки качества, рабочие бригады, группы по регулированию процессов, группы повышения качества, целевые группы и самоуправляющиеся полуавтономные коллективы. Несмотря на эффективность концепции, на некоторых предприятиях она потерпела неудачу, в чем, как правило, повинно руководство.
В условиях коллективного управления основная задача руководителя - научиться эффективно координировать деятельность групп. Необходимо, чтобы в итоге сама группа, без начальника, смогла бы выявлять проблемы и принимать решения, связанные со своей работой. Тогда в максимальной степени проявляются коллективная ответственность и коллективный подход.
Коллективное участие должно быть управляемым процессом. Но оно не возникает само по себе, как нельзя его добиться и насильственными методами.
Преимущества для организации. В случае эффективного использования коллективного управления фирма получит следующие преимущества:
1. Возрастет уровень качества продукции и эффективность производства.
2. Повысится деловая активность.
3. Улучшится передача информации снизу вверх и сверху вниз.
4. Возрастет моральный дух работников.
5. Решатся проблемы, которым в иных условиях не уделялось бы внимания.
6. Цели неформальных лидеров в подразделениях сближаются с целями руководства и сами сотрудники будут способствовать налаживанию дел в организации.
Преимущества для персонала организации. Персонал организации получает от коллективного управления следующие преимущества:
1. Большие возможности для роста.
2. Ощущение причастности к общему делу.
3. Большее удовлетворение от своего труда по мере устранения однообразия в работе и повышения ее содержательности.
4. Лучшая система подготовки кадров и возможность демонстрировать свои способности; новые возможности морального и материального стимулирования.
5. Повышение гарантий занятости в результате роста эффективности организации.
6. Новые возможности для интеллектуального развития.
Условия эффективности системы коллективного управления можно определить следующим образом.
1. Обучение. Всем руководителям нужны знания методов решения проблем и принятия решений, которыми будут пользоваться их подчиненные. Кроме того, они должны быть знакомы с групповой динамикой.
2. Определение рабочих заданий. Все руководители должны определить, что можно ожидать от подчиненных в условиях коллективного управления и какие критерии использовать для их оценки. Это нужно довести до сведения подчиненных, согласовать с ними. Должностные инструкции руководителей должны быть переработаны и отразить принципы коллективного управления.
3. Модификация системы поощрения и наказания. Высшее руководство не может поощрять коллектив и наказывать его руководителя. Руководство должно очень тщательно пересмотреть системы поощрения и наказания для отражения новой роли руководителей и модифицировать их для внедрения требуемых моделей поведения.
4. Участие на раннем этапе. Важно вовлекать все уровни руководства в разработку и внедрение системы коллективного управления.
5. Сплочение руководителей одного уровня. Руководители одного уровня лучше всего понимают друг друга. Встречи руководителей одного уровня для обмена мнениями по поводу коллективного управления и процесса улучшения работы служат эффективным способом убеждения руководителей в получаемых преимуществах.
6. Ознакомление с опытом. Посещение другой организации или другого предприятия, где внедрена эффективная система коллективного управления, может значительно скорее убедить скептиков, чем голая теория.
7. Убеждение на собственном примере. Если руководители высшего звена хотят убедить своих подчиненных в том, что они верят в политику коллективного управления, им лучше всего начать внедрение этой системы с самих себя.
8. Совершенствование процесса принятия решений и поднятие авторитета. По мере того как ответственность за принятие решений передается рядовым работникам, руководители среднего звена должны передать часть своих функций, связанных с принятием решений, руководителям низшего звена для поднятия их авторитета. При этом все должны понимать, что руководство будет реализовывать только те решения, которые способствуют повышению качества, производительности труда и сокращению затрат.
