Методы аудита и самооценки

При проведении оценки системного МК нередко могут при­меняться методы аудита и самооценки.

Метод аудита В последние годы в практике проверок раз­личных видов деятельности промышленных предприятий широ­ко стал использоваться метод аудита. Однако по своему харак­теру и содержанию его с определенной долей условности можно отнести к способам исследования.

В России аудит (с лат. — слушать) впервые стал проводиться во времена Петра I для решения вопросов, связанных с имуще­ственными спорами в армии, а в дальнейшем он стал приме­няться в финансовой и других областях деятельности организа­ций различного иерархического уровня. В сравнении с государ­ственным или ведомственным надзором аудит более демократи­чен, профессионален и его результаты обычно влекут меньшие последствия.

С точки зрения универсального использования аудита суще­ствуют неоднозначные определения этого термина.

♦ Аудиторская деятельность, аудит — предпринимательская дея­тельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финан­совой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей (Закон РФ «Об аудиторской деятельности» № 120-ФЗ от 7 августа 2001). ♦;

♦ Аудит (проверка) — систематизированный, независимый доку­ментированный процесс получения свидетельства аудита (провер­ки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки). ♦

Свидетельство аудита здесь понимается как «записи, изло­жение фактов или другой информации, связанной с критериями аудита (проверки) и которая может быть проверена», а критерии аудита (проверки) необходимо воспринимать как «совокупность политики, процедур или требований, которые применяются в виде ссылок» (ГОСТ Р ИСО 9000—2001 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь»).

♦ Аудит:

(1) частный случай верификации типового представления объекта исследования экспертом — специалистом в областях бухгалтерско­го учета и экономического анализа;

(2) совокупность специальных методов экономического исследова­ния системы управления юридическим лицом;

(3) относительно (внешний или внутренний аудит) независимое ис­следование финансовых отчетов или относящейся к ним финансо­вой информации об объекте для подтверждения их достоверности;

(4) метод инверсной (на основе ретроспективного анализа данных бухгалтерского учета) верификации текущей деятельности пред­приятия с целью получения заключения о правильности модели и системы бухгалтерского учета, достоверности используемой ин­формации;

(5) метод разработки решений по улучшению деятельности пред­приятия, повышению эффективности бухгалтерского учета на предприятии (Глущенко В.В., Глущенко И.И. Исследование систем управления. Жуковский: Крылья, 2000). ♦;

Очевидно, что аудит для универсального его применения, в том числе применительно к системам УК, следует определять несколько шире, т.е.:

(1) признавая аудит не только как предпринимательскую деятельность по независимой проверке, проводимую сво­бодной от аудируемой (проверяемой) организации треть­ей стороной, но и как а) работу некоммерческого вида (проводимую, например, второй стороной — союзами по­требителей и т.п.) и б) внутреннего характера (проводи­мую, в частности, подразделениями и определенными ра­ботниками своей организации или от их имени другой организацией, а также осуществляемые непосредственно самими работниками на основе самооценки системы, подсистемы и т.п.);

(2) распространяя возможную сферу проверок на весь спектр деятельности предприятия во внешней среде, а не только на бухгалтерский учет и финансовую (бухгалтерскую) отчетность или только отдельные подсистемы предприятия (на­пример, только на систему менеджмента качества и (или) подсистему управления охраной окружающей среды).

Цель любого аудита — выражение мнения аудиторов о дос­товерности и соответствии аудируемых объектов предъявляемым к ним требованиям. Здесь под достоверностью следует понимать меру точности проверяемых данных и в конечном итоге опреде­лять место аудируемых объектов и на их основании делать срав­нительно объективные выводы и принимать обоснованные ре­шения. При этом нельзя аудит подменять государственным кон­тролем, осуществляемым в соответствии с законодательством РФ уполномоченными органами государственной власти. Нель­зя также аудит рассматривать полностью тождественным иссле­дованию, так как у проверок и исследования, как правило, раз­ные цели. Такого рода проверки, в большей части, не преду­сматривают выявление причин и не намечают меры по устране­нию выявленных недостатков в аудируемой организации. Одна­ко аудит, несомненно, соотносится с исследованием как часть последнего и его результаты могут служить полезным информа­ционным материалом для различного вида оценок, в том числе при определении уровня качества и развития системы УК.

По видам аудит, в зависимости от решаемых аудируемым предприятием задач в области УК, условно можно подразделить на внутренний или внешний (рис. 12.3). При этом он может быть обязательным и инициативным. При проверке системы предприятия одновременно несколькими организациями аудит называют совместным.

Внутренний и внешний аудиты принципиально могут не от­личаться по используемым методологическим положениям, но внешние проверки всегда нейтральны по отношению к аудируе­мой организации. Это определяется тем, что его проводят ра­ботники другой организации. Причем внешние проверки осуще­ствляются, как правило, по заявке или при необходимости по заказу компетентных организаций. Следует отметить, что оценка систем УК может признана комплексной, так как здесь оценива­нию подвергается очень широкий спектр подсистем организа­ции и их элементов.

Внешние оценки, проводимые независимыми организация­ми (например, по заказу первой стороны или в ряде других слу­чаев), имеют определенные достоинства и недостатки по срав­нению с внутренними проверками (табл. 12.3).

Таблица 12.3. Достоинства и недостатки внешних оценок систем менеджмента качества

Для повышения организованности проведения аудита необ­ходимо разрабатывать программу оценки, которая может пред­ставлять собой совокупность одной или нескольких оценок, за­планированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели. Документом, отражающим процесс проведения и результаты оценки, может служить отчет или его можно назвать, руководствуясь аналогичной терминоло­гией по ГОСТ Р ИСО 9000—2001, свидетельством оценки.

Свидетельство оценки в этом случае следует понимать как записи, включающие изложение фактов и другой информации. Такой документ составляется для того, чтобы при необходимо­сти оценка могла быть перепроверена. Свидетельство базируется на использовании количественных и (или) качественных харак­теристик объектов оценивания.

По результатам аудита обычно оформляется официальный до­кумент — аудиторское заключение, которое предназначено для заказчиков и пользователей аудируемых организаций. Заключение составляется в соответствии с установленными правилами (напри­мер, в соответствии с федеральным законодательством при аудите финансовой отчетности организации), и оно должно быть связано с критериями оценивания и результатами процесса оценивания.

Организация проведения аудита заключается в упорядочении всех действий служб и работников, участвующих в аудиторских работах. При этом следует учитывать методологию и методику его проведения.

Особое место при проведении аудита занимают принципы, имеющие прямое отношение к участвующим в аудиторских ра­ботах аудиторам:

• профессионализм;

• компетентность (поддерживающиеся на должном уровне периодическим повышением квалификации, периодиче­ской аттестацией);

• опытность (включающая опыт применительно к аудируе­мой организации, процессу или деятельности, подвергае­мым аудиту, а также знание языка и культуры страны, где он проводится);

• этичность и тактичность поведения (доверие, честность, соблюдение конфиденциальности, вежливость и т.п.);

• прилежание;

• логичность и здравый смысл;

• деловитость;

• способность к объективным оценкам;

• образованность и широкая эрудиция; выдержанность; пунктуальность; умение слушать собеседника;

• сосредоточенность;

• доброжелательность;

• коммуникабельность;

• принципиальность;

• наблюдательность;

• неподкупность;

• достойная оплата труда (при этом следует использовать известное правило: «Проверяющий не может оплачиваться ниже проверяемого»);

• способность к анализу.

Среди основополагающих принципов, относящихся непо­средственно к процессу аудита, необходимо соблюдать как Ми­нимум следующие:

• независимость;

• систематичность;

• беспристрастность;

• объективность;

• воспроизводимость и проверяемость результатов аудита;

• соблюдение закона и установленных правил;

• документированность.

В дополнение к этому следует отметить, что:

• по запросу аудируемой организации аудиторы должны предоставлять необходимую информацию;

• все работы должны проводиться в сроки, установленные договором оказания аудиторских услуг;

• аудиторы должны обеспечивать сохранность документов, получаемых и составляемых в ходе аудиторской проверки, и без согласия аудируемой организации не разглашать их содержание.

При проведении аудита аудиторы, как правило, имеют право (исключение могут составить внутренние аудиты, проводимый от имени первой стороны другой организацией или совместно первой стороной с привлечением другой организации для внут­ренних целей):

• самостоятельно определять формы и методы проведения аудита;

• проверять в полном объеме документацию, связанную с объектом аудита аудируемой организации;

• получать у должностных лиц аудируемой организации разъяснения в устной и (или) письменной формах по воз­никшим в ходе аудиторской проверки вопросам;

• отказаться от проведения аудиторской проверки или от выражения своего мнения о проверяемом объекте в доста­точно объективных случаях (например, при непредставле­нии аудируемой организацией всей необходимой для про­верки информации; в случае оказания давления на аудито­ров, что может сказаться на результате проверки).

Алгоритмы проведения внутреннего и внешнего аудита во многом общие и они в основе своей содержат указанные выше этапы программы аудита (пример такого алгоритма для внут­реннего аудита представлен на рис. 12.4).

Рис. 12.4. Примерный алгоритм проведения внутреннего аудита

Метод самооценки Следует отметить, что при проведении ау­дита во многом используются те же методы, что и при традици­онных исследованиях организационно-экономических систем. Во многих случаях возникает потребность в проведении внутреннего аудита иных сфер деятельности предприятий, основывающегося на самооценках. Именно им в современном системном УК отво­дится довольно существенная роль в улучшении деятельности предприятий.

• Самооценка МК — всесторонний и систематический анализ и оце­нивание рассматриваемого вида управления на соответствие ее ре­зультатов функционирования целям и предъявляемым требованиям. ♦;

На нынешнем этапе развития системного УК такими требова­ниями являются те, которые приведены в стандартах ГОСТ Р ИСО серии 9000—2001. Итогом оценивания является мнение о ее ре­зультативности, эффективности, зрелости и развитии. Как прави­ло, цель самооценки — разработка рекомендаций и мероприятий по улучшению деятельности в области качества. Соответственно самооценка основывается на сравнении результатов функциониро­вания процессов МК с достигнутыми целями и показателями. Данный метод обладает простотой и малой трудоемкостью.

При проведении самооценки системного УК могут использо­ваться разнообразные модели. Одним из примеров использования модели самооценки может служить оценивание системы МК на соответствие требованиям, предъявляемым условиями различных конкурсов на получение международных, национальных, регио­нальных и других премий различного уровня и статуса.

Независимо от модели этот метод самооценки позволяет:

• малыми затратами оперативно проводить оценку за счет внутренних ресурсов одним или группой работников оце­ниваемой организации (обязательно при участии и (или) поддержке высшего звена управления);

• применять оценку как ко всей системе МК, так и к ее лю­бой составной части и процессу;

• проводить оценку системы МК с необходимой детализа­цией и глубиной;

• определять направления улучшения системы МК на осно­ве реальных возможностей и ресурсов организации.

Сущность одного из методов самооценки системы МК заклю­чается в сравнении фактического состояния дел в области качест­ва, например, с положениями ГОСТ Р ИСО 9004—2001 на основе балльного метода оценивания в диапазоне 1—5 баллов (причем 1 балл присваивается в случае отсутствия в оцениваемой системе формализованных положений стандарта или их невыполнения).

Для проведения самооценки целесообразно предварительно разработать анкету с вопросами. Результаты самооценки могут отражаться самым различным способом. Один из вариантов приведен в табл. 12.4.

Проведение самооценки систем МК не подменяет внутрен­ние аудиты и анализ на соответствие моделям премий по каче­ству. По результатам самооценки можно определить, например, уровень развития системы МК (табл. 12.5), результирующая оценка которого рассчитывается по формуле: