Назначение, состав, оформление документов системы организационно-правовой документации

Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.

Организационные документы реализуют нормы административ­ного и гражданского права, являются правовой основой деятельно­сти учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти доку­менты проходят обязательно процедуру утверждения непосредствен­но руководителем с проставлением грифа утверждения или распо­рядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действу­ют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

УСТАВ - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Общие положения о порядке составления и оформления устава содержаться в части первой ГК РФ. Так, Статья 52 ГК РФ определяет, что юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, являющиеся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.

Содержание устава в соответствии с законодательством РФ долж­но включать:

- наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

- местонахождение (почтовый адрес);

- предмет и цель деятельности;

- порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

- порядок распределения прибыли;

- порядок образования учреждения (организации, предприятия),

- порядок управления и прекращения деятельности;

- органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения: для банков - перечень проводимых банком операций и его функции; для акционерных обществ - сведения о категории выпуска­емых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого уча­стника и др.

Текст устава может содержать следующие разделы:

1. Общие положения. Указываются полное и сокращенное официальные названия организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

2. Акционерный капитал (уставной капитал). Определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

3. Порядок деятельности. Устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности

4. Управление. Регламентирует состав органов управления и их полномочий. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров могут быть:

общее собрание акционеров – высший орган управления обществом (в разделе устанавливаются порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);

совет директоров – высший орган управления обществом между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция);

исполнительные органы – генеральный директор, исполнительный директор, правление (какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);

ревизионная комиссия – орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливает порядок формирование комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).

5. Учет и отчетность, распределение прибыли. Устанавливает порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы.

6. Прочие накопления. Устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если они имеются.

7. Прекращение деятельности. Устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.

Кроме перечисленных в устав могут быть включены и другие разделы, отражающие специфику общества.

УСТАВ оформляется на общем бланке на стандартных листах с указанием реквизитов:

Наименование организации - автора документа (с указанием ми­нистерства, ведомства вышестоящей организации); наименование вида документа - УСТАВ; дата; регистрационный номер, место издания (город); гриф утверждения – вверху слева (если предприятие частное, ука­зывают, кем зарегистрировано) заверяется печатью организации, печатью органа госрегистрации заверяется отметка о регистрации; текст (из разделов, имеющих заголовки и нумеруемые арабскими цифрами); подпись.

Нормативными правовыми актами установлены типовые и примерные формы уставов организаций и предприятий различных организационно-правовых форм.

ПОЛОЖЕНИЯ - правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию ра­боты учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиаль­ных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту (отвечает на вопрос «О чем?»), а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, текст (может иметь главы, пункты и подпункты; главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты – арабскими), подпись, гриф согласования или визы согласования.

Текст положения включает следующие разделы:

1. Общие положения. Даются официальные полное и сокращенное наименование организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет;

2. Цели и задачи. Устанавливает проблемы или комплекс проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и направление ее деятельности;

3. Функции. Перечисляются действия и виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач;

4. Права и обязанности. Содержит перечисление прав, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право – это юридически узаконенная возможность закреплять и требовать выполнения каких-либо действий. В права включаются право на издание нормативных и распорядительных документов, ведение переписки, право давать обязательные указания подчиненным подразделениям и др.

5. Руководство. Устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенции.

6. Взаимоотношения с другими подразделениями. Регламентируются информационные потоки и документационные потоки подразделения, а также указываются с какими подразделениями и организациями осуществляет взаимодействие.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся не­посредственными разработчиками (например, начальник структур­ного подразделения, заместитель руководителя), визирует юриди­ческая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение всту­пает в силу с момента утверждения.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения об организациях.

Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулиру­ющий организационные, научно-технические, технологические, фи­нансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законо­дательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.)

Инструкция оформляется на общем бланке организации и дол­жна содержать реквизиты: наименование организации; наименова­ние вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласова­ния. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разра­ботчиками. Подписывается инструкция руководителем того подраз­деления, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом. Ин­струкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обя­занности сотрудников организации и разрабатываются на все дол­жности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Штатное расписание — документ, закрепляющий должност­ной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработ­ной платы.

Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкоастата от 6 апреля 2001 г. №26 (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации).

Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформ­ляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наи­менование организации; наименование вида документа; дата; мес­то издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист, подписывает на­чальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Изменения в штатное расписание вносится приказом руководителя организации.

Структура и штатная численность — документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, долж­ностей и количество штатных единиц каждой должности организа­ции (учреждения).

Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов; наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы со­гласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы (1. наименование стр. подразделений и должностей; 2. штатная численность и группы по оплате труда).

Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовы­вают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент — документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллегиального или совещательного органа; по­рядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседа­нии; ведение протокола заседания; оформление решений коллеги­ального или совещательного органа; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязатель­ные реквизиты: наименование учреждения (организации), вид доку­мента, заголовок к тексту (наименование коллегиального или совеща­тельного органа), вид документа, дата, место составления, гриф утвер­ждения, текст, подпись. Регламенты обсуждаются в процессе подго­товки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юри­дической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.