ВОПРОС 17. Процесс формирования дел в делопроизводстве

Дело – сов-ость док-тов или док-ты, относящиеся к одному вопросу или участку дея-ти, помещенные в отдельную обложку. Фор-ние дела – группирование док-тов в дело в соот-ии с номенклатурой дел и систематизация внутри дела (ГОСТ). В дело помещаются док-ты, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экз. док-тов (за исключением особо ценных). Дела формируются в орг-циях службой ДОУ. Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива орг-ции.

Необходимо соблюдать требования при формировании дел:

1. Док-ты постоянного и временного хра-я необх. группировать в отдельные дела;

2. включать в дело по одному экз. каждого док-та;3.группировать в дело док-ты одного кал. года (исключение составляют судебные дела, личные дела, док-ты учеб. заведений, истории болезней и т.д.).4.дело должно содержать не более 250 л.Внутри каждого дела док-ты должны быть систематизированы, т.к. от последовательности расположения док-тов внутри дела зависит скорость поиска документов во время их оперативного хра-я. Основной принцип систематизации док-тов в делах хронолог. или по алфавиту, по номерам, в логической последовательности решения управ.

Внутри дела док-ты располагаются в хронол. порядке или по алфавиту авторов. Распоряд. Док-ты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:Уставы, положения, инструкции являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными док-ми. Если же они утверждены в качестве самостоятельного док-та, то их группируют в отдельные дела;Приказы по основной деят-ти группируются отдельно от приказов по личному составу. При большом объеме приказов по личному составу (на увольнение, прием) группируются в отдельные дела. Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются отдельно от их проектов.Лицевые счета рабочих по зарплате группируются в отд.дела в них по алфавиту фамилий Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы орг-ции группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за календар. год (документ-ответ помещается за док-том-запросом).Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- раскладки док-тов по папкам (делам) и подшивки док-тов

- расположения док-тов внутри дел в определенной последовательности

- оформления обложки дела

первые две операции выполняются ежедневно. Оформление обложек проводят при заведении дел и после завершения года. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного док-та. Номенклатура дел – системат. перечень наиме-ий дел, заводимых в дело-ве орг-ции, с указанием сроков их хра-ия, по установленной форме. Ответственность за ее составление возлагается на службу ДОУ. НД явл. основой для составления описей дел постоян. и времен. хр-я и основным учетным док-тов в дело-ве, а в архиве орг-ции используется для учета дел времен. хранения. Различают 3 вида НД: типовая, примерная и индивид.конкретной орг-ции.

Типовая устанавливает состав дел, заводимых в дело-ве однотипных орг-ций и явл. Нормат. док-том.

Примерная НД устанавливает примерный состав дел, на кот. она распространяется с указанием их индексов и носит рекомен. характер. Они используются для составления индивид. НД. В НД орг-ции из типовой и примерной НД переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делоп-ве орг-ции, а также сроки хран-ия дел без изменений.

НД орг-ции оформляется на общем бланке орг-ции, визируется рук-лем архива, подписывается рук-лем службы ДОУ и после одобрения ЦЭК орг-ции направ. на согласование с ЭПК арх.учреж-я, после чего утверждается рук-лем орг-ции. НД орг-ции на предстоящий календ. год составляется в последнем квартале текущего года. Вводится в действие с 01.01. следующего кале. года. НД согласовывается с арх.учреждением не реже 1раза в 5 лет. НД составляется на основе изучения состава и содержания док-тов, образующихся в деят-ти орг-ции.

При составлении НД руководствуются уставом, положением об орг-ции, положением о ее струк.подраз-ях, ЩР, НД за прошлый год, описями дел пост. и врем. хр-я, ведомст. и типовыми перечнями док-тов, типовыми и примерными НД. Основой для определения структуры НД явл. структура (ШР) орг-ции. Разделами, подразделами НД явл.названия подразделений (отдел кадров, бухгалтерия и т.п.).

В графе 1 НД проставляются индексы каждого дела, который состоит из установленного в орг-ции цифрового обозначения струк.подраз-я и порядкового номера заголовка дела по НД в пределах струк.подраз-я. Индексы дел обозначаются араб. цифрами.

В графу 2 НД включаются заголовки дел- краткое обозначение сведений о составе и содержании док-ов в деле.

Заголовок дела состоит из названия вида дела, названия орг-ции или струк.подраз-я, названия орг-ции, которой будут адресованы док-ты, краткое содержание док-тов дела, название местности, с которой связано содержание дела, даты, указание на копийность док-тов дела. Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности док-тов, составляющих дела. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих ОРД. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географ. и по корреспондентскому признакам, вносятся в НД по алфавиту геогр. названий или корреспондентов. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав дела. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, явл. «переходящими» и вносятся в НД орг-ции следующего года с тем же индексом. Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела. В графе 3 указывается кол-во дел, заполняется по окончании календ. года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню. При включении в НД заголовков док-тов, срок хранения кот. не предусмотрен типовым или ведомст. перечнями док-тов, срок их хра-ия устанавливается ЭПК по представлению архива и ЦЭК (ЭК) орг-ции.

В графе 5 «Примечание» в теч. всего срока действия Н проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах и др. По окончании делопроизводственного года в конце НД заменяется итоговая запись о кол-ве заведенных дел, отдельно пост. и времен. хр-я. Сведения, содержащиеся в итоговой записи НД орг-ции сообщаются архивному учр-ию, о чем проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку и расшифровки его подписи.