Правила ведения телефонного разговора, если звонит секретарь

1Секретарь должен тщательно подготовиться к телефонному разговору: определить цель звонка, что необходимо сказать; со­брать документы, материалы; уточнить факты, даты, имена, фами­лии, адреса, номера телефонов, которые могут понадобиться; составить перечень вопросов, которые следует выяснить; записать основные положения предстоящего разговора, чтобы не упустить важные моменты в процессе беседы.

2 Надо определить оптимальное время для телефонного звонка. Оно должно быть удобным для собеседника и приемлемым для секретаря. Надо подумать и о том, когда проще дозвониться к або­ненту. Считается, что лучшее время для деловых звонков — начало рабочего дня организации, учреждения, т.е. с 9 до 10 часов.

3 Добившись соединения по телефону с нужным абонентом, необходимо поздороваться и представиться (назвать свое имя и фамилию, должность, место работы), выяснить наличие или от­сутствие адресата. Если трубку снял секретарь, то надо поздоро­ваться, представиться, кратко изложить причину звонка.

4 Если при соединении произошла ошибка, следует извинить­ся, а не молча вешать трубку.

5 Если человека, которому осуществляется звонок, не оказа­лось на месте, необходимо попросить передать ему, что ему зво­нили, и сообщить, когда и по какому телефону ему можно свя­заться со звонившим в ближайшее время.

6 Если предстоит долгий разговор, нужно спросить у собесед­ника, располагает ли он достаточным временем, и, если нет, пе­ренести разговор на другой день или час, который устраивает обе стороны.

7 Делая повторный звонок по какому-либо вопросу, необходи­мо обязательно назвать себя и напомнить содержание предыдуще­го разговора.

8. Когда у абонента телефон непрерывно занят и до него неудается дозвониться сразу, а вопрос, который надо обсудить, не
терпит отлагательства, то рекомендуется использовать самый простой способ — набирать нужный номер непрерывно раз за разом, по возможности без пауз.

9. Считается неэтичным звонить на квартиру после 22 часов и до 9 часов утра. Если чрезвычайные обстоятельства вынуждают это сделать, необходимо обязательно попросить извинения и назвать веские причины звонка.

10. Не принято звонить домой незнакомым людям. В случае не­обходимости такого звонка следует объяснить, откуда у звонящего их номер телефона, по чьей рекомендации он обращается.

Выводы

Практика показывает, что ведение телефонных переговоров можно превратить в настоящее искусство и до бесконечности совершенствовать в нем свой профессионализм.

Частые телефонные звонки в офисе — один из показателей процвета­ния компании, и секретарю их надо воспринимать как можно радушнее!