Документы, оформляемые при подготовке командировок

На основании соответствующих сведений из плана командировок работнику оформляется служебное задание. Как правило, оформление служебного задания производится с применением унифицированной формы N Т-10а. Служебное задание выполняет две функции. Во-первых, этот документ конкретизирует суть служебного (делового) задания (поручения), выполнение которого в период командировки возлагается на работника, и, во-вторых, отражает основные результаты выполнения задания (поручения) в кратком письменном отчете.

Кроме того, на основании служебного задания руководителем предприятия (иным уполномоченным лицом) издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Однако в некоторых случаях, предусмотренных законодательством, до издания приказа (распоряжения) от работника должно быть в письменной форме получено согласие с направлением в командировку. ( Согласие в форме заявления должно быть предварительно (до издания приказа о направлении в командировку) получено от: женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет; работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства (до достижения детьми возраста 18 лет); работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением. Направление в служебную командировку беременных запрещается.).

Проект приказа о командировании работника подготав­ливает, как правило, секретарь или сотрудник кадровой службы. Приказ издается по фор­ме № Т-9.

В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки. При необходимо­сти указываются источники оплаты сумм командировоч­ных расходов, другие условия направления в команди­ровку.

Если в командировку одновременно направляется груп­па работников, приказ издается по форме № Т-9а.

Проект приказа в обязательном порядке согласовыва­ется с бухгалтерией.

Затем документ подписывает работодатель или лицо, ко­торое его представляет. Приказ о направлении в коман­дировку в установленном порядке доводится до сведе­ния работника.

На основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку сотрудником кадровой службы выписы­вается в одном экземпляре командировочное удостове­рение (форма № Т-10). Направление работника в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения.

Командировочное удостоверение является важным до­кументом для последующего подтверждения обоснован­ности произведенных организацией расходов, а для ра­ботника — подтверждением права на получение возме­щения произведенных расходов.

Оформлять данный документ нужно очень тщательно. Лич­ные сведения о работнике и пункт назначения, указан­ные в командировочном удостоверении, должны совпа­дать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостове­рения, должно совпадать с наименованием в графе от­меток принимающей стороны на обороте удостовере­ния. Если обязательные реквизиты не заполнены, а так­же отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, то удостоверение может быть признано недействи­тельными приведет к спору с налоговым инспектором при выплате суточных работнику.

В командировочном удостоверении указываются дата прибытияработника к месту назначения и дата отъезда оттуда.

В том случае, когда работник в ходе выполнения служеб­ного задания должен посетить несколько пунктов назна­чения, в каждом из них следует сделать в командиро­вочном удостоверении отметку о прибытии и убытии.

Отметки заверяются подписью ответственного должност­ного лица и печатью, которая обычно используется в хо­зяйственной деятельности организацией для засвиде­тельствования подписи соответствующего должностного лица

Согласно разъяснению Минфина России, командировоч­ное удостоверение может не выписыватьсяв том слу­чае, если работник должен возвратиться из коман­дировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.Но при более дли­тельныхкомандировках его составление принимая во внимание, что в командировочном удосто­верении делаются отметки о выбытии и прибытии в ме­сто назначения, командировочные расходы, учитываемые в целях налогообложения, должны быть подтверждены удостоверением, оформленным с учетом Положения об особенностях направления работников в служебные командировки от 13.10.2008 № 749.

Подписанный руководителем предприятия приказ о направлении в командировку объявляется работнику под роспись. На основании приказа о направлении в командировку производится оформление командировочного удостоверения.

Работник убывающий в командировку должен быть осведомлен, что не позднее трех дней по возвращении из команди­ровки работник обязан составить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, в том числе расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; суточные; иные расходы, произведенные работником с разрешения (ведома) работодателя. А также непосредственно после прибытия из командировки работником составляется краткий отчет о выполнении служебного задания. Оформление отчета с применением нижней части унифицированной формы N Т-10а "Служебное задание".

Сведения о работниках организации, убывающих в командировки, в соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002 г.) фиксируются в соответствующем журнале учета убывающих в командировки.

Вывод

Успех командировки руководителя во многом зависит от ее тщательной организационной подготовки секретарем.

Грамотное оформление командировочных документов и своевременная их подготовка также способствует успешной командировке сотрудника.