Учет кассовых операций. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам, пособий, стипендий, дивидендов и других выплат.

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют соответственно приходными и расходными кассовыми ордерами. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные – руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах необязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Заработная плата из кассы выдается по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, то перед распиской в получении их кассир указывает «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

При выдаче денег в подотчет нескольким лицам может применяться ведомость на выдачу денег. По истечении установленных сроков оплаты труда кассир должен:

– в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать пометку от руки «Депонировано»;

– составить реестр депонированных сумм;

– в платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №___».

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется расходный кассовый ордер. Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистраций приходных и расходных кассовых документов.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Руководители организаций обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в кассе, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций заперты. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учет движения денежных средств в кассе организован на счете 50 «Касса» по субсчетам:

– 50-1 «Касса организации»;

– 50-2 «Операционная касса»;

– 50-3 «Денежные документы»;

– 50-4 «Валютная касса»;

– 50-5 «Касса филиала».

Операции, выполняемые кассой организации (50/1):

– получение наличных денежных средств с расчетного счета;

– сдача сумм превышения установленного лимита на расчетный счет;

– выдача заработной платы, денежных средств под отчет и др.;

Субсчет 50/2 применяется в том случае, если в составе организации имеются структурные подразделения (не обособленные), находящиеся вне месторасположения головного предприятия (билетные кассы вокзалов, аэропортов, отделения связи).

На субсчете 50/3 учитываются оплаченные путевки в санатории и Дома отдыха, марки госпошлины, почтовые марки, оплаченные авиабилеты и др.

Учет валютной кассовой наличности организован на субсчете 50/4 при осуществлении предприятием внешнеэкономической деятельности. В случае возникновения курсовой разницы по счету 50 (изменение курса валют по отношению к белорусскому рублю) ее отражают на счете 98 «Доходы будущих периодов» (по дебету или кредиту, в зависимости от того, являются ли курсовые разницы положительными или отрицательными).

Порядок проведения учета и оформления операций по движению иностранной валюты в кассе организации регламентируется Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь (утв. 28 апреля 2004 г.). Наличная иностранная валюта, полученная из учреждений банка, расходуется строго на цели, на которые она получена. Прием и выдача иностранной валюты оформляется кассиром приходными (ф. КО-1в) и расходными (ф. КО-2в) кассовыми ордерами. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются в номинале иностранной валюты с указанием рублевого эквивалента по курсу Национального банка Республики Беларусь.

Все поступления иностранной валюты в кассу предприятия и выдача ее из кассы учитываются кассиром в отдельной кассовой книге ф. КО-4в. Записи в книге ведутся в разрезе видов иностранных валют. Если предприятие имеет обособленные структурные подразделения (выделенные на отдельный баланс), в учете денежных средств применяется субсчет 50/5.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств, расчетов, доходов от реализации товаров, продукции (работ, услуг) и др. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации в корреспонденции с дебетом счетов учета денежных средств, расчетов, финансовых результатов и др.

Основным регистром для учета денежных средств по счету 50 является журнал-ордер № 1, в котором осуществляется учет операций по кредиту счета 50 и ведомость 1, предназначенная для учета оборотов по дебету счета 50.