Учет результатов проведения инвентаризации

Составление сличительных ведомостей.

До начала работ по составлению сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризаций бухгалтерия предприятия производит тщательную проверку правильности отчётов, приведённых в инвентаризационных описях (актах). Обнаруженные ошибки в ценах, таксировке и подсчётах должны быть исправлены и оговорены за подписями всех членов комиссии и материально ответственных лиц. На последней странице инвентаризационной описи также должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчёта итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Для выявления результатов инвентаризаций материальных ценностей бухгалтерией предприятия, составляются отдельные сличительные ведомости. Данные в этих ведомостях приводятся по предприятиям, которым эти ценности принадлежат. Результаты инвентаризаций сообщаются справкой владельца ценностей с приложением копий инвентаризационной описи.

Сличительные ведомости составляются по ценностям, по которым при инвентаризаций выявлены отклонения от учётных данных. Для выявления результатов инвентаризаций используется книга остатков материалов, в которой для этих целей отводятся специальные графы для записи остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей (актов) и результатов инвентаризаций. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризаций, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учёта и данным инвентаризационных описей (актов). Стоимость излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях приводится в соответствии с их оценкой в учётных регистрах. Для оформления результатов инвентаризаций могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой оргтехники, так и вручную. Для инвентаризаций материальных ценностей используются сличительные ведомости формы с № инв-18 по № инв-19 (приложение А).

Порядок регулирования разниц оформления результатов инвентаризаций.

По всем недостачам и излишкам, а равно по потерям, связанным с пропуском сроков исковой давности, по дебиторской задолженности, рабочей инвентаризационной комиссией должны быть получены письменные объяснения соответствующих работников. На основании представленных объяснений и материалов постоянно действующая инвентаризационная комиссия устанавливает характер выявленных недостач, потерь и порчи ценностей, а также излишков.

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей и свои заключения, предложения по результатам инвентаризаций отражает в протоколе. В протоколе приводятся подробные сведения о причинах и виновниках недостач, потерь и излишков, указывается, какие меры приняты по отношению к виновным лицам, а также приводятся предложения по регулированию расхождений фактического наличия ценностей против данных бухгалтерского учёта.

В соответствии с п. 37 Положения о бухгалтерских отчётах и балансах, выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения фактического наличия ценностей против данных бухгалтерского учёта регулируются в следующем порядке:

А) убыль ценностей в пределах установленных норм списывается по распоряжениям руководителей производственных объединений, предприятий, организаций на издержки производства или обращения.

Нормы убыли могут применяться лишь в случае выявления недостач. Списание материальных ценностей в пределах норм убыли до установления факта недостачи запрещается. При этом обращается внимание, что убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачёта недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачёта по пересортице, проведённого в установленном порядке, всё же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применятся только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии утверждённых норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Б) недостача ценностей сверх норм убыли, а также потери от порчи ценностей относится на виновных лиц.

При установлении недостач и потерь, явившихся следствием злоупотреблении, соответствующие материалы в течение 5 дней, после установления недостач и потерь, подлежат передаче в следственные органы, а на сумму выявленных недостач и потерь предъявляется гражданский иск.

В) Недостача ценностей сверх норм убыли и потери от порчи ценностей в случаях, когда конкретные виновники недостачи и порчи не установлены, могут быть списаны объединениями, предприятиями, организациями на издержки производства или обращения в соответствии с подпунктом «в» пункта 37 Положения о бухгалтерских отчётах и балансах. При этом в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей, должны быть указаны меры, принятые по предотвращению таких недостач и потерь. Заключение о факте порчи ценностей должны быть получены от отдела технического контроля или соответствующих инспекций по качеству.

Ценности, оказавшиеся в излишке в том числе и суммовые разницы при зачёте недостач излишками при пересортице подлежат оприходованию с соответствующих счетов с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. Наличные деньги, не оправданные приходными кассовыми ордерами в государственных предприятиях и организациях, считаются излишком кассы и подлежат в трёхдневный срок взносу в доход бюджета.

Взамен зачёт излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, одного и того же проверяемого лица, в отношении материальных ценностей одного итого же наименования и в тождественных количествах. Министерства или ведомства могут устанавливать порядок, когда такой зачёт может быть допущен в отношении одной и той же группы материальных ценностей, если входящие в её состав ценности имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без распаковки тары). О допущенной пересортице материально ответственного лица предоставляют подобные объяснения. Предложения о возможности взаимного зачёта пересортицы рабочей инвентаризационной комиссий представляются на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссий и окончательно решаются руководителем предприятия, которой после изучения всех представленных материалов принимает соответствующее решение о зачёте. В том случае, когда при зачёте недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница стоимости должна быть отнесена на виновных лиц. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи товаров сверх норм убыли и списываются на издержки производства или обращения в порядке, предусмотренном подпунктом «в» п. 37 Положения о бухгалтерских отчётах и балансах на разницы в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц. В протоколах инвентаризационной комиссии должны быть данные, исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такие разницы не могут быть отнесены на виновных лиц.

Установленные недостачи товарно-материальных ценностей, а также потери от их порчи взыскиваются с виновных лиц, как правило, по государственным розничным ценам, а при отсутствии розничных цен - в порядке, устанавливаемом Госком цен РФ. В отдельных случаях, взыскание ущерба, причинённого хищением, недостачей или утратой, производится с виновных лиц по государственным розничным ценам с применением коэффициентов.

Протокол заседания комиссии утверждается руководителем предприятия не позднее 10 дней после окончания инвентаризации. Он обязан немедленно принять меры к устранению причин, выявленных при инвентаризации недостатков, обеспечению сохранности собственности, а также потребовать от соответствующих должностных лиц объяснения причин образования залежавшихся и излишних ценностей и принять меры по их использованию или реализаций. При проведении инвентаризаций по требованию следственных органов окончательный результат и утверждение протокола комиссий производится в кратчайшие сроки.

Результаты инвентаризаций должны быть отражены в учёте и отчётности того месяца, в котором была закончена инвентаризация

В ведомости отражаются результаты всех инвентаризаций, проведённых в течение года.

Применение и заполнение типовых междуведомственных форм первичной документации по учёту результатов инвентаризации.

1. Инвентаризационный ярлык (форма № инв-2).

Инвентаризационный ярлык применяется, когда по условиям организаций производства инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу произвести подсчёт материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись. Ярлык заполняется инвентаризационной комиссией в одном экземпляре и хранится вместе с просчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Движение материальных ценностей во время инвентаризаций отражается на оборотной стороне формы № инв-2 (Приложение Б). Для заполнения инвентаризационной описи материальных ценностей используется форма № инв-3. (Приложение В)

2. Инвентаризационная опись материальных ценностей (форма № инв-3).

Инвентаризационная опись составляется при снятии остатков материальных ценностей в натуре в одном экземпляре инвентаризационной комиссией на основании фактического пересчёта, взвешивания, перемеривания ценностей отдельно по каждому складу, участку, цеху и т.д., а также по материально ответственному лицу, или группе лиц, на хранении которых находятся ценности. Подписывается комиссией и материально ответственными лицами и передаётся в бухгалтерию предприятия для сопоставления фактического наличия по результатам инвентаризаций с учётными данными и установление расхождений. На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты. До начала инвентаризаций от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность материальных ценностей, берётся расписка. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационной описи. На последней странице формы, перед подписью председателя комиссии, даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения материальных ценностей во время инвентаризаций. Опись печатается с вкладными листами, количество которых устанавливает заказчик бланков.

3. Инвентаризационная опись материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение форма № инв-5.

Опись составляется в одном экземпляре инвентаризационной комиссией и, подписанная членами комиссий и материально ответственным лицом, передаётся в бухгалтерию. До начала инвентаризаций от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность материальных ценностей, принятых на хранение, берётся расписка. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационной описи. При инвентаризации материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, записи в описи производятся инвентаризационной комиссией на основании проверки и пересчёта ценностей в натуре. Товары и материалы, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в опись на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение.