Кадровое, информационное, техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом

Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимают количественный и качественный состав сотрудников службы по управлению персоналом.

Количественный состав кадровой службы определяют на основе численности работников организации, сферы деятельности организации и структурного состава сотрудников.

В мировой практике управления персоналом сложилась следующая тенденция: в США и России один работник кадровой службы обслуживает 100 сотрудников организации, в Германии - 130-150 сотрудников, во Франции - 130 сотрудников.

Количественная оценка потребности в специалистах службы управления персоналом должна быть одобрена руководством организации. При анализе кадрового обеспечения системы управления персоналом расчета только количественных показателей недостаточно. Оптимальным считается проведение дополнительной процедуры диагностики качественного состава кадровой службы.

Реализация кадровых задач напрямую зависит от качества и количества информации, на основе которой будет принято то или иное решение. Информационное обеспечение включает в себя сбор, анализ и хранение информации.

Информация - это совокупность сведений, сообщение, уменьшающее имеющуюся неопределенность в системе управления персоналом. Выделяют внешний и внутренний источники информации.

К внешним источникам относят: специализированные периодические издания; справочно-правовые и нормативно-правовые системы; ответы на запросы в соответствующие органы; Интернет-ресурсы; протокольные мероприятия - выставки, ярмарки, конференции.

В качестве внутренних источников выделяют информационно-поисковые и справочно-информационные системы, т.е. комплекс документов организации и классификаторы.

Информацию, полученную в результате исследований и разработок, называют первичной, а переработанную - вторичной. Основным носителем информации служит документ. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и направления в дело называют документооборотом. Принято выделять три документопотока: входящий, исходящий и внутренний.

Техническое обеспечение системы управления персоналом - это совокупность технических средств сбора, регистрации, накопления, обработки, передачи и представления информации.

К основным техническим средствам относятся: персональный компьютер с выходом в сеть Интернет; принтер; копир; сканер; канцелярские принадлежности; офисная мебель; телефонный аппарат; установленное техническое обеспечение.

Совокупность норм и правил, установленных государством и разработанных организацией, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, представляет собой правовое обеспечение системы управления персоналом.

Государственные нормы закрепляются в нормативных правовых актах. К нормативным правовым актам относятся Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ и Трудовой кодекс РФ. Кроме того, к этой группе правовых актов следует отнести федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, законы субъектов Российской Федерации, нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, акты органов местного самоуправления,, нормативные акты министерств и ведомств.

Большое значение в регулировании трудовых отношений имеют локальные акты, т.е. официальные документы организации, имеющие юридическую силу, а также другие документы правового характера, устанавливающие нормы и определяющие порядок, приемы, формы, процедуры, необходимые в управлении работниками организации. К ним относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор, должностные инструкции и др.

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя. Сторонами коллективного договора признаются работники и работодатель.

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания.

Трудовой договор представляет собой соглашение между работником и работодателем. В соответствии с этим соглашением и работодатель, и работник как стороны трудового договора принимают на себя определенные обязательства.

В соответствии с нормами трудового права все трудовые договоры в зависимости от срока действия делятся на две группы.

- трудовые договоры, заключенные на неопределенный срок. В таком договоре указывается только дата начала работы.

- трудовые договоры на определенный срок.

Трудовой договор заключатся в письменном виде в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работником и работодателем. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ, в котором закрепляются трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Анализ кадрового потенциала. Перемещения, работа с кадровым резервом, планирование деловой карьеры.

Кадровый потенциал предприятия - это возможности персонала и администрации, которые могут быть реализованы для достижения целей предприятия. Первостепенная задача кадрового менеджмента - анализ кадрового потенциала и изучение возможностей трудового коллектива.

При исследовании кадрового потенциала широко применяются метод системного анализа, экспертно-аналитический метод и метод главных компонентов, опытный метод и метод коллективного блокнота.

С методом системного анализа тесно связан метод последовательной подстановки, позволяющий изучить влияние на функционирование персонала каждого фактора в отдельности, исключая влияние других факторов.

Системный анализ не исключает и метод сравнений, который дает возможность анализировать управление персоналом с учетом фактора времени, сравнивая желаемое состояние этой подсистемы в будущем с нормативным состоянием или с ее состоянием в прошлом периоде.

Экспортно-аналитический метод предполагает привлечение высококвалифицированных специалистов в области менеджмента.

Метод главных компонентов позволяет отразить в одном показателе свойства многих показателей, характеризующих определенное явление.

Опытный метод связан с системой и ситуационным анализом. Этот метод базируется на опыте предшествующего периода данной системы управления.

Метод коллективного блокнота базируется на применении "мозгового штурма" и позволяет сочетать независимое выдвижение идей с их коллективной оценкой и совместным поиском путей наиболее эффективного использования кадрового потенциала.

В рамках политики карьерного развития сотрудников, компании разрабатывают карьерные лестницы. Деловая карьера сотрудника может быть нескольких видов:

- вертикальная (рост вверх по служебной лестнице);

- горизонтальная (переход из одного подразделения в другое на аналогичные должности);

- центростремительная (выдающиеся достижения, например Герой труда, награды);

- спиральная (движение вверх, с прохождением смежных подразделений);

- двойная лестница (специалист, работающий параллельно консультантом и аудитором);

- дауншифтинг (замедление деловой карьеры, отдых в трудовой деятельности);

- "приработок" (параллельная работа по совместительству), собственный бизнес.

Помимо продвижения вверх по служебной лестнице, сотрудники могут быть ротированы (перемещены) на другие должности. Ротации - это процедуры систематической смены работы конкретным сотрудником в компании на определенный период времени.

Кадровый резерв - это сотрудники компании, обладающие высоким потенциалом профессионального развития и планируемые в будущем на замещение ключевых позиций в компании. Это внутренний кадровый резерв. Кадровый резерв используется для горизонтальных и вертикальных перемещений. Кроме того, возможно существование внешнего кадрового резерва, состоящего из кандидатов, успешно прошедших процедуры отбора в компанию, но в силу отсутствия в определенный период свободной вакансии, не могут быть трудоустроены.

Выделяют три основных подхода к формированию кадрового резерва в организации.

- Номенклатурный подход. Представляет круг должностных лиц, назначение которых относится к компетенции вышестоящих органов

- Конкурсный отбор. Кандидаты проходят определенный набор процедур, в результате чего побеждает лучший по совокупности оценки.

- Процедуры целенаправленного выращивания управленцев. Например, программа "Преемник".

Служба персонала составляет три рейтинга кандидатов:

- Оперативный кадровый резерв - резервисты, которые согласно результатам тестирования и экспертных заключений готовы занять новую позицию уже сейчас;

- Текущий кадровый резерв - кандидаты, которые либо не подошли по формальным признакам, либо им требуется время для достижения необходимого уровня;

- Стратегический кадровый резерв - резервисты, чье назначение на новые должности требует достаточного времени для развития необходимых компетенций. При этом они обладают потенциалом к развитию.

Карьерное собеседование - это современный инструмент в работе служб персонала. В нем участвует сотрудник, его непосредственный руководитель, представитель службы персонала. На его основании определяются ожидания сотрудника от компании, своей деловой карьеры и возможности компании предоставить ему реализацию планов сотрудника по построению карьеры.

В разные периоды работы по личным и производственным причинам сотрудник может быть в различной степени удовлетворен своей карьерой. Служба персонала должна отслеживать данные тенденции у ключевых сотрудников.

В планах индивидуального развития делается акцент на развитие компетенций, необходимых для успеха в конкретной должности, и разрабатывается план подготовки к занятию другой должности.

В качестве передовой технологии кадровые службы стали использовать карьерные сессии для кадрового резерва. Их можно включить в часть программы обучения и развития резервистов.

Службе персонала следует совместно с сотрудником обсуждать данные проблемы во избежание неверных решений в деловой карьере сотрудника и неэффективных инвестиций в него. Для этого следует проводить процедуру "Уточнение карьеры", которая проводится в форме собеседования, отвечая на вопросы: "Где я и как сюда попал?", "Кто я сейчас?", "Индивидуальный год моей жизни", "Что я ожидаю?", "Планы".