Особенности документального оформления международных перевозок грузов в России

 

Экспортные операции. Отправка груза в международном сообщении из России за рубеж (экспорт) сопровождается подготовкой следующей документации.

Приемный акт составляется приемосдатчиком склада при приеме экспортного груза морским портом. Заполняется приемный акт вручную в пяти экземплярах, два из которых вручаются экспедитору для учета движения груза и дальнейшей оперативной работы, а один экземпляр высылается грузоотправителю. Подписывается приемный акт экспедитором и приемосдатчиком склада.

Коммерческий акт (акт общей формы) составляется перевозчиком в случае возникновения обстоятельств, которые могут служить основанием для материальной ответственности транспортной организации, грузоотправителей и грузополучателей. Коммерческим актом удостоверяются обстоятельства, которые в дальнейшем могут явиться основанием возложения на перевозчика ответственности за несохранность груза и в то же время требуют подробной и точной фиксации произошедших фактов:

• несоответствие между наименованием, массой или количеством предъявленного груза и данными, указанными в перевозочном документе;

• повреждение и порча груза;

• обнаружение груза без документов или документов без груза;

• возвращение перевозчику похищенного из ТС груза.

Коммерческий акт составляют в следующих случаях:

• при выгрузке грузов в местах общего пользования в день выгрузки;

• при выгрузке грузов в местах не общего пользования в день выгрузки, при этом проверка грузов должна производиться в про­цессе их выгрузки и непосредственно после выгрузки грузов;

• в пути следования грузов в день обнаружения обстоятельств, подлежащих оформлению коммерческим актом.

При невозможности составить коммерческий акт в указанные сроки он должен быть составлен в течение следующих суток.

Извещение об отгрузке составляется внутри портовым экспедитором, подписывается (визируется) оперативными работниками порта и направляется грузоотправителю экспортного груза.

Поручение на погрузку составляется экспедитором и подписывается (визируется) оперативными работниками порта в количестве четырех —семи экземпляров в зависимости от рода груза и передается агенту судоходной линии, таможенным органам, ветеринарным и карантинным инспекциям.

Акт погрузки судна составляется агентом судовладельца вруч­ную в пяти экземплярах и подписывается агентом судовладельца и капитаном. Два экземпляра остаются в порту отправления, один высылается грузоотправителю, по одному — у агента судовла­дельца и капитана судна. При погрузке навалочных грузов выпис­ка этого акта предшествует выписке выпускного акта, поскольку такие грузы при поступлении в порт обезличиваются.

Выпускной акт является внутри портовой документацией и удо­стоверяет факт выдачи груза со склада при погрузке судна. Выпуск­ной акт составляется заведующим складом вручную в шести эк­земплярах, один из которых выдается экспедитору, второй ис­пользуется в порту для учета движения грузов, остальные остают­ся на складе.

Письма банку готовятся экспедитором при отгрузке товара на экспорт. В письмо банку экспедитор в соответствии с указаниями, сделанными грузовладельцем при выписке аккредитива, вклады­вает все документы по данной экспортной отправке (коносамен­ты, накладные, сертификаты и т.д.). Письма банку составляются и пяти—девяти экземплярах, в том числе два сдаются в банк, два высылаются грузовладельцу, один остается у экспедитора.

Импортные операции. Получение груза в международном сооб­щении из-за рубежа (импорт) сопровождается подготовкой сле­дующей документации.

Генеральный акт составляется на принятые портом импортные грузы агентом судовладельца в шести экземплярах, из которых два вручаются экспедитору (один высылается грузовладельцу, а второй хранится в порту для учета количества грузов, принятых портом от судна), один остается в делах таможни, один вручается судну, один получает внутрипортовый экспедитор и один — склад, ответственный за обработку судна. При приеме импортных грузов, поступивших на иностранных судах, применяется акт такой же формы, но на двух языках: русском и английском. Генеральный акт подписывается агентом судовладельца, капитаном судна и представителем таможни.

Акт-извещение является документом, которым оформляется прибытие импортного груза, имеющего поврежденную упаковку, следы хищения, а также вслучае прибытия без документов, и составляется агентом судовладельца в шести экземплярах. По су шествующему положению этот документ должен выписываться по каждому коносаменту отдельно. Однако бывают случаи, когда по некоторым однородным грузам акт-извещение составляется I один на группу коносаментов. Акт-извещение подписывается агентом судовладельца, капитаном судна и представителем таможни, а его рассылка аналогична рассылке генерального акта.

Акт экспертизы составляется в случаях, когда количественная или качественная экспертиза проводится в полном объеме, с отбором проб в количествах, предусмотренных порядком проведения экспертизы. Акт экспертизы дает право заказчику предъявлять претензию к грузоотправителю или перевозчику, составляется экспертом торгово-промышленной палаты обычно в трех экземплярах, которые проверяются и визируются внутрипортовым экспедитором (один направляется грузовладельцу, один остается у внутри портового экспедитора и один передается страховой компании на составление аварийного сертификата). Неотъемлемыми частями акта экспертизы являются акты отбора проб (образцов) и вкладыши к акту. Их количество, заполнение и рассылка аналогичны акту экспертизы.

Извещение об отгрузке составляется и подписывается внутри-портовым экспедитором в четырех экземплярах (два остаются в порту и два высылаются грузовладельцу).

Разнарядка на отгрузку из порта массовых и генеральных грузов выписывается внутрипортовым экспедитором в пяти экземплярax, из которых два экземпляра направляются на склад порта, один остается в таможне и два остаются в порту у внутрипортового экспедитора.

Экспортно-импортное извещение агент судовладельца или внутрипортовый экспедитор направляет порту о прибытии экспортного или импортного груза в данный порт. Извещение должно быть представлено порту заранее, чтобы порт подготовился к обработке этих грузов.

Ведомость импортных грузов, принятых с судна, — документ, обобщающий результаты сменных отчетов приемосдатчиков о принятии с судна в течение всей выгрузки импортных грузов. Beдомость составляется и подписывается заведующим складом порта в трех экземплярах: первый направляется внутрипортовому экспедитору, второй выдается агенту судовладельца и служит основанием для составления последним генерального акта и актов-извещений, третий остается у приемосдатчика. Если судно не полностью закончило выгрузку груза на одном причале или в одном районе и для продолжения выгрузки судно переставляется на другой причал или в другой район порта, то на новом месте состав­ляется аналогичная документация.

Приемосдаточный акт — это основной документ, применяе­мый портом для оформления импортных грузов, сдаваемых на месте. Акт выписывается внутрипортовым экспедитором в пяти экземплярах: один прикладывается к извещению и высылается экспедитором грузоотправителю, два остаются у внутрипортового экспедитора, один передается в бюро пропусков порта и один изучается грузополучателю или экспедитору грузополучателя.

Реестр извещении об отгруженных импортных грузах составляет­ся на все извещения об отгрузке, полученные в течение суток от порта и высылаемые соответствующим грузовладельцам. Реестры составляются ежедневно оперативными работниками порта в двух экземплярах: один со всеми прилагаемыми извещениями, желез­нодорожными квитанциями и другими документами высылается соответствующему грузовладельцу, а другой остается в порту.