Введение в курс дела новых сотрудников

Первой ступенью вовлечения нового сотрудника в трудовой процесс является введение в должность, которое представляет собой совокупность процедур, имеющих цель ускорить освоеш новичком работы, сократить период адаптации в коллективе, помочь установить контакты с окружающими. Такие процедуры дают человеку ощущение, что его ждали, к его приходу готовк лись, позволяют избежать на первых порах многих ошибок, званных слабым знанием организации и ее особенностей, уменьшить психологическую боязнь провала и тем самым снизить вероятность разочарования и досрочного ухода, сформировать позитивное отношение к новым обязанностям и окруже­нию. В результате экономятся затраты и повышается производительность труда.

Понятие адаптации как системы введения в курс дела может фактоваться как в широком, так и в узком смысле. Такой подход встречается, например, в работе М. Мейгана, который включает в это понятие участие человека в любых новых для него сферах деятельности (начало учебы в школе, начало трудовой деятельности, вступление в молодежный клуб)2. Введение в должность имеет большое значение. Тот, кто приступает к новой деятельности, должен быть уверен, что его введут в курс дела профессионально.

В работах других специалистов в области управления персо­налом термин «введение в должность» рассматривается в узком мысле как проведение процедур, способствующих ознакомле­нию нового, пришедшего из другой организации сотрудника с деятельностью организации и изменению его поведения в соответствии с требованиями среды. Однако такой подход представляется не совсем верным, поскольку на практике оказывается, что в проведении мероприятий по адаптации нуждаются не тнько новые (пришедшие со стороны) сотрудники, но и те, кто помучил новую должность в результате вертикальных или гори-юмтальных перемещений внутри организации. Конечно, про­граммы адаптации для этих двух категорий работников будут су­щественно различаться.

Также необходимо дать пояснения по поводу соотношения понятий «адаптация», «введение в организацию», «ориентация» и «испытательный срок». Зачастую эти термины используются как синонимы, хотя их смысл не всегда совпадает.

Введение в организацию является первой частью программы имитации, которая должна способствовать усвоению принятых норм и правил и обеспечивать работников той информацией, которая им нужна и которую они стремятся иметь. Под введени­ем в организацию подразумевается также процесс радушного приема работников, которые впервые пришли на работу в низацию.

Термин «ориентация» также относится к числу часто используемых в исследованиях по проблеме адаптации персонала, странные авторы под ориентацией понимают в первую оче предоставление первичной информации о деятельности орга зации, ее внутренней жизни, правилах внутреннего распорядн бытовой стороне пребывания в организации.

Говоря об испытательном сроке, следует отметить, что понятие относится скорее к сфере трудового права, поскольку его длительность и условия оговариваются в контракте и регулируются нормами Трудового кодекса РФ и других норматищ правовых актов по трудовому праву. Введение же процедур тации является сугубо внутренним делом и подлежит регла тации на уровне внутренних документов организации. Поэтому, хотя по времени испытательный срок и процесс адаптации совпадают, по смыслу они различаются. Если испытательный срок предназначен для оценки способностей и навыков ее ника на новом месте и определения возможности дальнейи продолжения сотрудничества между организацией и работником, то смысл введения в должность состоит в том, чтобы об чить период прохождения испытательного срока и сделать более эффективным.

Процедура введения в должность позволяет предупред возможные негативные последствия передвижения уже раб щего либо приема нового сотрудника. Ее основная задача - помочь сотруднику адаптироваться в новой обстановке и дс необходимой эффективности в наиболее короткий срок.

Необходимо отметить, что эта процедура не является обучением и не обеспечивает необходимых навыков или знаний выполнения порученной работы. Скорее это знакомство с нормами, принятыми в организации. В связи с этим обучение и введение в должность планируются и проводятся раздельно. Каждый новый или вновь назначенный работник нуждается в некоторой форме введения в должность.

Процедура введения в должность имеет достаточно характер. Она предусматривает установление общих правил комплекс необходимых действий. Вместе с тем процесс адаптации сотрудника исключительно индивидуален как с точки зрения его личностных качеств, так и с точки зрения его работы. Для персонификации процесса введения в должность создаются программы введения в должность для каждого отдельного сотрудника.

Содержание программы зависит от следующих факторов:

• содержания работы;

• статуса и уровня ответственности;

• рабочего окружения;

• личных особенностей сотрудника.

Сначала сотрудник получает инструменты и оборудование, необходимые ему для работы. Затем его ведут на рабочее место и знакомят с коллегами. И только после этого его начинают знакомить с организацией.

Список возможных тем для рассказа и обсуждения может быть таким:

1) подробная история компании и ее развитие;

2) высшее и среднее звено управления;

3) наиболее важные документы компании. Например, миссия, стратегия, политика в области управления персоналом и т. д.;

4) описание деятельности организации. Политика в области работы с заказчиками;

5) содержание работы, должностная инструкция, пределы полномочий, ответственность;

6) система качества;

7) таимодействие с другими отделами или работниками;

8) техника безопасности;

9) список документов, с которыми новому работнику необходимо ознакомиться в первую очередь.

Один из наиболее практичных путей предоставления информации — создание пакета документов, который состоит из обычных рекламных материалов и особых материалов, подготовленных специально для введения в должность.

Если организация обладает соответствующими ресурсами, то в течение первого месяца проводятся специальные ознакомительные курсы для всех новых работников. На таких курсах раскрываются основы философии организации, приводятся примеры обычной рабочей практики, обрисовываются перспективы, показывается положение организации на рынке. Обычно также рассказывается об основных продуктах или услугах, важнейших заказчиках и принципах работы с ними, манерах и способах общения с коллегами, принятых в компании.

В ходе введения в курс дела организуются периодические встречи по результатам выполнения программы введения в должность.

Желательно, чтобы процесс адаптации заканчивался формальным или аттестационным собеседованием, на котором подводились итоги адаптационного периода и планировались дальнейшие мероприятия по повышению эффективности работы сотрудника.

С. К. Мордовии предлагает список необходимых действий которые необходимо выполнить перед приходом нового paботника:

• убедиться, что должностная инструкция подготовлена и соответствует действительности;

• договориться с кем-нибудь из его будущих коллег о неформальной помощи и опеке;

• проверить, подготовлено ли его рабочее место;

• проинформировать заранее всех сотрудников о приходе нрвого работника;

• приготовить все информационные материалы, которые будут выданы сотруднику в первый день работы. Подготовить необходимые пропуска;

• позвонить сотруднику накануне его официального выхода на работу и убедиться, что все в порядке1.

Итак, организующим документом на период адаптации новичка может быть план введения в должность, регламентируют щий поэтапное участие службы по управлению персоналом, непосредственного руководителя и наставника в его адаптации. Многие организации для этого разрабатывают «ориентационную папку» — своеобразный путеводитель новичка. В такой папке содержится информация об истории компании, ее достижениях, структуре, основных клиентах и партнерах по бизнесу, ключевых моментах корпоративной культуры и взаимоотношениях с партнерами и др. В нее входят также функциональные обязанности новичка, «Положение о персонале», «Правила внутреннего трудового распорядка», инструктаж по соблюдению правил техники безопасности, другие регламентирующие внутренние документы.

Т. А. Комиссарова считает, что первые дни работы новичка ниижны быть четко расписаны2. С этой целью необходимо выяснить следующие вопросы:

• Кто его будет встречать или кто возьмет на себя заботу о новом сотруднике до того, как состоится его встреча с руководителем организации?

• Подготовлены ли все документы, которые должны быть вручены новичку в первый день: описание рабочего места, план организации, список всех руководителей высшего и среднего звена, а также ближайших сотрудников?

• Когда и в какой форме новый работник будет ознакомлен с задачами организации и основными принципами управления?

• Были ли четко определены и письменно зафиксированы его полномочия?

• К выполнению каких задач следует сразу же подключить нового работника?

• Разработан ли месячный план, определяющий, в какой очередности новый работник будет знакомиться с подразделениями и отделами организации?

• Кто из сотрудников будет сопровождать его в первые дни в буфет (столовую)?

• Кто возьмет на себя задачу познакомить новичка с традициями предприятия (в том числе с неписаным этикетом, так как именно эти вопросы зачастую связаны с различными щекотливыми ситуациями)?

• Назначен ли предварительный срок повторной встречи новичка с руководителем организации?

Руководство должно официально представить нового работ­ника его коллегам и сотрудникам. Новый сотрудник также заин­тересован в том, чтобы его как можно быстрее и без каких-либо осложнений ввели в курс дела. Как правило, он испытывает не-чонкость при обращении непосредственно к руководителю.

Следует также помнить, что бывают вопросы (в первую оче­редь бытового плана), которые новый сотрудник может стеснять­ся задавать малознакомым людям, в данном случае — новым коллегам. Для того чтобы помочь новичку преодолеть застенчи-иость и упростить знакомство с коллективом, выбирают сотрудника, который берет над новичком шефство, заботится о нем.Этот человек получает статус наставника. В некоторых органи циях его работу (наставничество) дополнительно оплачивают.