ЛЕКЦИЯ № 6

Міністерством освіти і науки України наказом від 23 червня 2000 року №240 «Про затвердження Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І—III ступенів» визначено перелік документації, яка є обов'язковою в загальноосвітньому навчальному закладі, та основні вимоги до її ведення. Дана Інструкція встановлює правила документування діяльності загальноосвітніх навчальних закладів І—III ступенів незалежно від їх підпорядкування, типів та форм власності і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі в архів. Дотримання правил і рекомендацій щодо порядку здійснення ділових процесів, встановлених Інструкцією, є обов'язковим для всіх керівників та педагогічних працівників загальноосвітніх навчальних закладів. Педагогічні працівники, прийняті на роботу, повинні бути ознайомлені з вимогами Інструкції та виконувати її вимоги.

Документування діяльності навчального закладу полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Доцільно аби в загальноосвітніх навчальних закладах забезпечувалася раціоналізація, механізація та автоматизація ділових процесів, вживалися заходи до оснащення діловодства за допомогою персональних комп'ютерів Відповідною Інструкцією встановлена така основна документація загальноосвітнього навчального закладу та терміни її зберігання:

· Ліцензія на право проведення освітньої діяльності загальноосвітнім навчальним закладом (стосується тільки приватних загальноосвітніх навчальних закладів).

· Ліцензія на запровадження освітньої діяльності, пов'язаної з наданням професії.

· Матеріали державної атестації загальноосвітнього навчального закладу.

· Свідоцтво про державну атестацію загальноосвітнього навчального закладу.

· Матеріали державної підсумкової атестації учнів (3 роки).

· Статут загальноосвітнього навчального закладу.

· Книга наказів з основної діяльності (50 років).

· Книга наказів з кадрових питань (50 років). -

· Книга облік}⁷ руху учнів.

· Алфавітна книга запису учнів (50 років).

· Журнали обліку вхідного й вихідного листування (5 років).

· Книга протоколів засідання педагогічної ради (25 років).

· Книга обліку, педагогічних працівників (50 років).

· Книга обліку трудових книжок працівників (50 років).

· Книга обліку й видачі свідоцтв про базову загальну середню освіту (75 років).

· Книга обліку й видачі атестатів про повну загальну' середню освіту (75 років).

· Книга обліід' й видачі Похвальних листів і Похвальних грамот (25 років).

· Книга обліку наслідків внутрішньошкільного контролю (ведуть директор та його заступники) (5 років).

· Книга протоколів загальних зборів (конференції) колективу загальноосвітнього навчального закладу.

· Книга протоколів ради загальноосвітнього навчального заклад}’.

· Книга протоколів піклувальної ради, батьківського комітету та учнівського комітету (якщо такі створені).

· Класні журнали (1—4 класи, 5—9 класи, 10—12 класи) (5 років; для випускних класів — 10 років).

· Журнали груп продовженого дня (5 років).

· Журнали обліку пропущених і заміщених уроків (5 років).

· Журнали облік}' роботи гуртка, факультативу, секції тощо.

· Журнал обліку звернень та заяв громадян.

· Контрольно-візитаційна книга (10 років).

· Особові справи та медичні картки учнів (5 років після закінчення школи).

· Особові справи педагогічних працівників.

· Табелі успішності учнів.

· План роботи на поточний навчальний рік.

· Перспективне прогнозування розвитку матеріально-технічної бази, кадрового забезпечення та навчально-виховного процесу загальноосвітнього навчального закладу.

· Навчальні плани та навчальні програми.

· Атестаційні матеріали педагогічних працівників (5 років).

· Списки первинного обліку дітей, які підлягають навчанню.

· Учнівські квитки для учнів 1-4, 5-9 та 10-12 класів.

· Статистична звітність (форми № 3113-1, № ЗНЗ-З, № 83-РВК та інші) (ведеться відповідно до вимог та рекомендацій органів державної статистики).

· Нормативно-правова документація з питань охорони праці та техніки безпеки (ведеться відповідно до вимог Кодексу законів про працю України, нормативно-правових актів Міністерства праці та соціальної політики України, Міністерства освіти і науки України).

· Конституція України, Закони України «Про освіту» та «Про загальну середню освіту», Національна доктрина розвитку освіти України в XXI столітті.

· Нормативно-правова документація Міністерства освіти і науки України та місцевих органів управління освітою з питань організації навчально-виховного процесу в загальноосвітніх навчальних закладах.

· Акти прийому-передачі загальноосвітнього навчального закладу.

· Акти державного інспектування загальноосвітнього навчального закладу (5 років).

· Трудові книжки працівників (ведуться відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29 липня 1993 року № 58)). При необхідності Міністерство освіти і науки України, місцеві органи управління освітою можуть встановлювати додаткову відомчу звітність, інформацію (одноразову або постійну):

· Розклад уроків для учнів І—4 класів та 5—11(12) класів.

· Графік роботи гуртків, секцій, об'єднань тощо.

· Графік проведення позакласних заходів.

· Типові правила внутрішнього розпорядку для працівників державних навчально-виховних закладів України.

· Наочність з Правил техніки безпеки, пожежної безпеки тощо.

Розгляньмо більш повно вимоги та порядок ведення найважливішої документації.

Навчально-виховний процес у загальноосвітньому навчальному закладі регламентується розкладом уроків та позакласних занять на півріччя, які мають забезпечити рівномірне навантаження учнів та раціональну організацію праці педагогічного колективу.

Алфавітна книга запису учнів ведеться в кожному загальноосвітньому навчальному закладі. У ній записуються всі учні навчального закладу в алфавітному порядку незалежно від класу, в якому вони навчаються. Щорічно до неї заносяться відомості про учнів нового прийому. Для кожної літери відводяться окремі сторінки. Номер запису учня в книзі є одночасно номером його особової справи. Вибуття учня (закінчення ним навчального закладу) оформляється наказом директора із зазначенням причин вибуття. У алфавітній книзі записується номер і дата наказу, вказується причина вибуття. Якщо учень, який раніше вибув, знову повернувся в даний навчальний заклад, то дані про нього записуються як про такого, що вперше прибув. Після використання всіх сторінок алфавітної книжки на ту чи іншу літеру продовження записів здійснюється в новій книзі в порядку наступних номерів. Виправлення в книзі підтверджуються підписом директора закладу та скріплюються печаткою.

Особова справа учня заводиться з моменту вступу його до навчального закладу. До неї заносяться такі дані: загальні відомості про учня, підсумкові оцінки успішності за кожен клас, записи про нагороди (Похвальні листи, Похвальні грамоти, золота або срібна медаль). Особові справи учнів 1—4 класів ведуть учителі початкових класів, 5—11 класів — класні керівники. Особова справа має номер, що відповідає номеру в алфавітній книзі (наприклад, № К/128 означає, що учень записаний в алфавітній книзі на літеру К під № 128).

При вибутті учня з навчального закладу особова справа видається на підставі письмової заяви батькам або особам, що їх замінюють. Після закінчення учнем навчального закладу його особова справа зберігається 5 років.

Книги обліку й видачі атестатів, свідоцтв, Похвальних листів і Похвальних грамот повинні бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписами начальника відділу освіти районної держадміністрації, інспектора та гербовою печаткою. У книзі зазначається кількість отриманих і виданих атестатів та свідоцтв із зазначенням їх номерів. Решта чистих і зіпсованих бланків здається у відділ освіти районної держадміністрації, про що в книзі робиться відповідний запис, який підтверджується підписом начальника відділу освіти чи інспектора Атестати, свідоцтва, Похвальні листи й грамоти видаються на основі рішення педагогічної ради загальноосвітнього закладу. В книзі записується дата й номер протоколу. Для тих, хто екстерном складає екзамени, запис про видачу атестата про повну загальну середню освіту робиться у графі «Рік вступу до даного закладу» — «екстерн». У кінці списку повинні бути підписи всіх, хто в даному році закінчив навчальний заклад.

У книзі обліку педагогічних працівників, яка ведеться в усіх загальноосвітніх навчально-виховних закладах, записуються всі педагогічні працівники закладу, відмічаються результати атестації вчителів (вказується дата й номер рішення атестаційної комісії).

Книги протоколів педагогічної ради та ради загальноосвітнього закладу ведуться в усіх навчальних закладах, де є педагогічна рада й створені ради. У них фіксуються всі питання, які розглядаються на їх засіданні, а також прийняті рішення.

Журнал обліку пропущених і замінених уроків ведеться заступником директора загальноосвітнього навчального закладу з навчально-виховної роботи.

Книги наказів з основної діяльності та з кадрових питань ведуться в тих загальноосвітніх навчальних закладах, де є не менше трьох працівників. У книзі наказів з основної діяльності записуються накази та розпорядження з питань навчально-виховного процесу (про вивчення стану викладання навчальних дисциплін, якість навчальних досягнень учнів, виконання нормативних документів про освіту тощо), а в книзі наказів з кадрових питань — про розподіл посадових обов'язків між керівництвом закладу, педагогічне навантаження вчителів, призначення класних керівників,' про рух учителів і учнів, стимулювання їх праці.

Наказами по навчальному закладу оформляються рішення педагогічної ради навчального закладу про переведення до наступного класу, допуск учнів до екзаменів, про закінчення учнями навчального закладу, нагородження їх золотими, срібними медалями, Похвальними листами, грамотами.

У контрольно-візитаційну книгу заносяться зауваження й пропозиції осіб, що перевіряли роботу загальноосвітнього навчального закладу. У записах вказуються їх прізвища та ініціали, посада, дата.

Книги записів наслідків внутрішньо-шкільного контролю ведуть директор навчального закладу та його заступники з навчально- виховної роботи (кожен окремо). У них записуються результати відвіданих уроків, позакласних занять, перевірки навичок читання учнів тощо.

4. Основна фінансово-господарська документац ія

 

До основної фінансово-господарської документації відносяться:

· Технічний паспорт школи.

· Інвентарні списки основних засобів.

· Акт на відведення й закріплення земельної ділянки.

· Книга складського обліку матеріалів.

· Книга обліку бібліотечного фонду (зберігається до ліквідації закладу).

· Відомості на видачу витратних матеріалів.

· Відомості оперативного обліку малоцінних та швидкозношуваних матеріалів, що знаходяться в експлуатації.

· Штатний розпис загальноосвітнього навчального закладу.

· Акти ревізій та перевірки фінансово-господарської діяльності (5років).

Організація діяльності бухгалтерій та бухгалтерський облік здійснюються й ведуться відповідно до нормативно-правових документів Мінфіну України та Міносвіти і науки України.

 

ЛЕКЦИЯ № 6