Особенности оформления реквизитов конфиденциальных документов

Основные понятия конфиденциального документооборота

К конфиденциальной информации относятся все виды информации ограниченного доступа, защищаемой законом – коммерческая, служебная, личная, за исключением государственных секретов. Коммерческая тайна, в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации, это информация, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность вследствие неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Разглашение сведений, относящихся к служебной информации, может причинить имущественный ущерб организации и вред ее деловой репутации.

Личная информация (информация о гражданах – персональные данные) – сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность. Под конфиденциальным документом понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения, которые не относятся к государственной тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.

К конфиденциальным относятся следующие документы:

• в государственных структурах – документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения (называемые документами для служебного пользования), содержащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати;

• в предпринимательских структурах и организациях подобной деятельности – документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой (предпринимательской) тайне, тайне фирмы, тайне мастерства;

• независимо от принадлежности – документы и базы данных, фиксирующие любые персональные (личные) данные о гражданах, а также содержащие профессиональную тайну, технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и т. п.

Особенностью конфиденциального документа является то, что он одновременно представляет собой:

• массовый носитель ценной, защищаемой информации;

• основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также ее неправомерного разглашения или утечки;

• обязательный объект защиты.

Особенности оформления реквизитов конфиденциальных документов

Гриф ограничения доступа к документу включает:

1) гриф конфиденциальности документа, который указывается полностью (без аббревиатур и сокращений) и без кавычек, например: Конфиденциально, Строго конфиденциально, Для служебного пользования;

2) срок конфиденциальности документа (проставляется при необходимости, по усмотрению предприятия, под грифом конфиденциальности);

3) номер экземпляра документа проставляется в конфиденциальных документах с целью предотвращения или, по меньшей мере, своевременного обнаружения утраты экземпляра документа, следствием которой нередко является утечка содержащихся в нем конфиденциальных сведений. Для этого необходимо знать, сколько экземпляров было издано и как осуществляется движение каждого экземпляра, где он находится на тот или другой период времени. Реквизит оформляется следующим образом:Экз. №(без кавычек) с проставлением на каждом экземпляре его номера. Если документ подготовлен в одном экземпляре, то проставляется: Экз. единственный. Реквизит помещается на первом листе ниже срока конфиденциальности.

Информация и документы, могут иметь несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации:

• первый, массовый уровень – грифы «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация»;

• второй уровень (достаточно редкий) – грифы «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Особый контроль» – они присваиваются документу лично первым руководителем фирмы, им изменяются или отменяются. Использование и хранение этих документов также организуется первым руководителем с возможным привлечением руководителя службы КД;

• на документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» (ДСП).

Обычно гриф располагается на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу. На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах.